年终公司年会晚宴活动详细方案书

[公司名称]年终盛典暨年度晚宴活动方案书一、活动背景与目的岁末将至，为总结过往一年的辛勤付出与卓越成就，展望未来发展的宏伟蓝图，进一步增强团队凝聚力与向心力，营造积极向上、团结和谐的企业文化氛围，特举办此次年终盛典暨年度晚宴活动。旨在通过温馨热烈的聚会，感谢全体员工的不懈努力，表彰先进典范，增进同事间的情感交流，为新一年的工作开启崭新篇章。二、活动基本信息*活动名称：[公司名称][年份，如“贰零贰叁”]年度盛典暨团圆晚宴*活动主题：[例如：同心致远，筑梦新程/聚力同行，共谱华章](可根据公司年度关键词或文化特色定制)*活动时间：[具体日期，如：贰零贰叁年拾贰月下旬周五晚][具体时间，如：十八时整至二十二时整]*活动地点：[选择交通便利、设施完善、符合公司调性的酒店宴会厅或特色场地，例如：XX国际酒店宴会厅]*参与对象：公司全体员工、特邀嘉宾（如重要客户代表、合作伙伴等，视情况而定）*预计规模：[XX]人(根据公司实际人数填写)三、活动流程安排(一)前期准备阶段(活动前1-2周)1.方案确认与审批：完成本方案的最终确认及相关领导审批流程。2.场地预订与布置方案确认：签订场地合同，确认场地布置细节（舞台、背景板、签到区、指示牌、灯光音响、LED屏等）。3.嘉宾与节目征集：确定特邀嘉宾名单并发出邀请函；完成内部节目征集、筛选与排练安排。4.物料设计与采购/制作：设计并制作活动所需物料，如背景板、签到墙、邀请函、节目单、抽奖券、员工手册、奖杯奖状、礼品等。5.人员分工与培训：明确各工作组职责，进行简单的岗位培训，确保各环节衔接顺畅。6.宣传预热：通过公司内部通讯工具（如企业微信、钉钉群）发布活动预告、着装建议、节目亮点等，营造期待氛围。(二)活动当日流程时间节点主要内容负责人/部门备注:---------------:----------------------------------------:--------------:-------------------------------------**[16:00-17:30]****场地最终布置与彩排**行政部/策划组灯光、音响、LED屏、舞台、桌椅、指示系统等最终调试；主持人、表演人员、礼仪人员彩排**[17:30-18:00]****工作人员到位与最后检查**各工作组组长全员到岗，检查各自负责区域，确保一切就绪**[18:00-18:30]****嘉宾签到入场**行政部/礼仪组播放轻松愉悦的背景音乐，礼仪引导，分发号码牌/抽奖券、节目单、伴手礼**[18:30-18:45]****暖场视频/公司年度回顾短片播放**宣传组/技术组待大部分人员入场完毕后开始，营造氛围**[18:45-19:00]****主持人开场**主持人介绍活动主题、到场嘉宾，宣布晚宴正式开始**[19:00-19:15]****公司领导致辞**主持人/领导总结年度成绩，展望未来，感谢员工付出**[19:15-19:30]****年度优秀员工/团队表彰颁奖**主持人/人力资源部宣读表彰决定，邀请获奖代表上台，领导颁奖，合影留念(可穿插1-2个简短获奖感言)**[19:30-19:45]****晚宴正式开始&第一轮互动/小游戏**主持人/餐饮组宣布开席，服务员上菜；穿插轻松小游戏或互动问答，活跃气氛**[19:45-20:15]****文艺节目表演(一)**节目组/表演者2-3个精心准备的员工节目，如歌曲、舞蹈、小品等**[20:15-20:30]****第一轮幸运抽奖**主持人/抽奖嘉宾抽取三等奖若干名**[20:30-20:50]****互动游戏环节(二)**主持人/互动组参与度高、趣味性强的集体游戏，可设置小奖品**[20:50-21:20]****文艺节目表演(二)**节目组/表演者2-3个员工节目**[21:20-21:30]****第二轮幸运抽奖(二等奖)**主持人/抽奖嘉宾抽取二等奖若干名**[21:30-21:45]****特别环节**(可选)策划组如：优秀员工代表分享、年度关键词解读、管理层祝福视频等**[21:45-21:55]****终极幸运抽奖(一等奖/特等奖)**主持人/主要领导抽取一等奖/特等奖**[21:55-22:00]****主持人致闭幕词**主持人感谢全体员工参与，宣布晚宴圆满结束，提醒返程安全**[22:00-22:30]****嘉宾离场&场地清场**行政部/全体工作人员礼仪引导，回收物料，与场地方交接*(注：以上时间节点及内容可根据实际节目数量和环节调整，各环节之间注意衔接，主持人需灵活控场)*四、组织架构与职责分工为确保活动顺利进行，成立活动筹备工作组，具体如下：*总协调组：*组长：[指定领导姓名及职务]*职责：负责活动整体方向把控、关键决策、资源协调及重要嘉宾接待。*策划执行组：*组长：[指定负责人姓名]*成员：[相关部门抽调人员]*职责：活动方案的细化执行、流程把控、节目组织与排练、主持人对接、现场总控、各小组协调。*宣传与设计组：*组长：[指定负责人姓名]*成员：[相关部门抽调人员]*职责：活动主题提炼、视觉物料（背景板、邀请函、节目单等）的设计与制作、现场摄影摄像、活动前后的宣传报道（如公众号推文、内部新闻）、年度回顾视频剪辑。*后勤保障组：*组长：[指定负责人姓名，通常为行政部负责人]*成员：[行政部及相关部门人员]*职责：场地考察与预订、餐饮标准确认与安排、物料采购与管理、现场布置（协助场地方）、签到引导、礼品与奖品管理及发放、饮用水、应急药品准备、车辆安排（如需）、现场卫生与安全。*财务组：*组长：[指定负责人姓名，财务部人员]*职责：活动预算的编制、审核、费用报销与结算。*安保与应急组：*组长：[指定负责人姓名]*成员：[安保人员或指定人员]*职责：负责活动现场的人员安全、消防安全检查、突发事件的应急处理（如人员受伤、物品丢失、设备故障等）。五、物料准备清单*宣传与展示物料：*主背景板、签到背景墙/签到簿*活动主题横幅、指示牌（如入口、签到处、卫生间、安全通道）*节目单、员工手册（如有）*奖杯、奖状、荣誉证书*LED屏播放素材（公司宣传片、年度回顾视频、节目背景、祝福语等）*桌牌（如有嘉宾）*现场布置物料：*舞台搭建、灯光、音响设备、麦克风（手持、头戴）、演讲台*座椅、餐桌、桌布、餐具（场地提供则无需）*鲜花、绿植、气球、彩带等装饰物品*签到用品（签到笔、号码牌/抽奖券、签到台）*礼品与奖品：*员工伴手礼*各等级抽奖奖品*互动游戏奖品*优秀员工/团队奖品*其他用品：*工作证、对讲机（工作人员用）*应急药品（创可贴、肠胃药、晕车药等）*饮用水、纸杯*备用电源/充电宝*胶带、剪刀、马克笔等应急工具六、预算预估(示例框架，具体金额待填)序号预算项目预估金额(单位)备注:---:---------------:--------------:---------------------------------1场地租赁及布置费含宴会厅、舞台搭建、基础灯光音响等2餐饮服务费按人头或桌数计算3物料设计与制作费背景板、邀请函、奖杯奖状等4奖品及伴手礼费用抽奖奖品、优秀员工奖品、伴手礼5摄影摄像及视频剪辑费6主持人及表演人员费用(如需外聘)7交通及其他杂费**预算总计***(注：各项费用需根据实际询价和公司标准填写，力求精准，并预留一定备用金应对突发情况。)*七、应急预案1.设备故障应急预案：*提前检查所有电子设备，准备备用麦克风、电池、投影仪、电脑等。*与场地技术人员提前沟通，确保其能提供及时支持。如遇音响故障，主持人可临时组织互动或穿插备用节目。2.人员缺席应急预案：*关键岗位（如主持人、核心表演者）安排替补人员或备选方案。*提前收集员工出席情况，对临时缺席者及时调整座位。3.食品安全应急预案：*选择正规、有资质的餐饮供应商。*现场配备急救箱，如有员工出现轻微不适，及时提供帮助；情况严重立即送医。4.突发天气/交通应急预案：*关注天气预报，如遇恶劣天气，提前通知员工注意安全，必要时调整活动时间或提供交通指引。5.现场秩序与安全应急预案：*明确安全通道，确保畅通。*安保人员巡查，防止意外发生。如遇冲突或紧急情况，安保组及时介入并报告总协调组。6.预算超支应急预案：*严格控制各项支出，大额支出需审批。预留一定比例备用金，如遇超支，优先从非核心项目中调剂。七、活动后期工作1.物料清点与回收：活动结束后，及时清点、回收可重复利用的物料。2.财务结算：整理所有费用票据，完成财务报销与结算工作。3.宣传报道：尽快发布活动新闻稿及精彩照片、视频集锦至公司内部平台及外部宣传渠道。4.总结复盘：活动结束后一周内召开复盘会议，总结经验教训，形成书面总结报告，为未来活动提供参考。5.感谢与反馈：向所有参与组织和付出的员工表示感谢，可收集员工对本次活动的反馈意见。八、注意事项1.着装要求：建议员工着[例如：商务休闲装/正装/特定主题服饰]，营造良好氛围。2.安全第一：提醒员工注意人身及财物安全，不酒后驾车。3.文明参与：倡导文明用餐，积极参与互动，展现公司良好风貌。4.环保节约：鼓励减少浪费，活动物料尽量选择环保可回收材质。5.信息保密：涉及公司战略、财务等敏感信息在活动中注意保密。6.