某礼品公司厂家资质规定

某礼品公司厂家资质规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国合同法》《全球供应链风险管理准则》（ISO22316）、《企业内部控制基本规范》及《礼品行业社会责任标准》（BSRS）等法律法规、国际公约及企业内部战略，针对某礼品公司（以下简称“公司”）全球业务中供应商资质管理存在的流程分散、风险识别不足、合规性滞后等问题，旨在规范供应商资质审核流程，强化供应链风险防控，提升采购效率与质量，实现价值创造、风险防控与效率提升的平衡。核心目标包括：建立全生命周期供应商资质管理体系，确保供应商符合反腐败、劳工权益、环保及产品安全等合规要求，降低供应链中断风险，支撑公司国际化战略实施。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有采购部门、供应链管理部、质量保证部及各事业部涉及供应商资质管理的业务活动，覆盖采购计划制定、供应商准入、资质审核、绩效评估、动态管理及淘汰等全流程。适用对象包括但不限于采购专员、质量工程师、商务经理、法务专员、财务人员及合作单位（如第三方审核机构）。例外场景包括紧急采购（金额低于人民币5万元且采购周期不足7个工作日）及内部自制配件，需经总经理办公会审批豁免。重大例外事项的审批权限由董事会行使。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保供应商资质符合中国《反不正当竞争法》《出口商品检验法》及目标市场法规（如欧盟RoHS指令、美国CPSIA标准）；

（2）权责对等原则：采购部门承担资质审核主体责任，质量保证部实施技术复核，法务部负责合规指导，各环节责任人需签署责任书；

（3）风险导向原则：对高风险供应商（如涉及童工、重金属超标风险）实施分级管理，动态调整审核频率（高风险季度审核、中风险半年审核）；

（4）效率优先原则：利用数字化工具（ERP供应商模块）标准化审核流程，常规供应商资质审核时限不超过10个工作日；

（5）持续改进原则：每年结合审计结果、行业黑名单及政策变化更新资质清单，优化审核标准。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性管理文件，与《采购管理办法》（编号：GCP-2023-001）、《内控手册》（编号：GCI-2023-005）及《供应商绩效考核制度》（编号：GCS-2023-012）构成三级管控体系。若条款冲突，优先适用本规定，涉及国际业务时以目标市场法律为准，冲突部分由合规部协调后报董事会裁决。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司供应商资质管理实行“董事会主导、总经理统筹、职能部门执行、内控监督”的四级管控架构。董事会负责供应商资质管理战略审批；总经理办公会审议重大供应商准入决策；采购、质量、法务等部门按职能分工执行，内控部实施独立监督。

2.2决策机构与职责

（1）董事会：审批供应商资质管理政策、高风险供应商准入标准及年度合规预算；

（2）总经理办公会：裁决金额超过人民币500万元的供应商资质争议，审批资质管理工具采购；

（3）采购委员会：每月审议新增供应商资质报告，执行“三分之二以上同意”表决机制。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：负责供应商信息收集、初审及合同条款制定，主责部门；

（2）质量保证部：执行产品安全、环保资质技术审核，配合部门；

（3）法务部：提供反腐败、知识产权资质合规支持，配合部门；

（4）IT部：保障ERP供应商模块数据安全与权限控制，技术支撑部门。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每季度抽查资质审核文件，嵌入“供应商资质变更需重新审核”“审核记录需交叉复核”等三个关键内控环节；

（2）审计部：每年开展专项审计，重点关注东南亚地区供应商劳工合规性，审计结果提交董事会。

2.5协调与联动机制

建立“采购部-质量部-法务部”月度联席会议，解决资质争议；设立“供应商资质异常响应小组”，由采购总监牵头，法务、内控各指派一名联络员，处理紧急合规问题。涉外业务需增设属地法律顾问参与评审环节。

第三章供应商资质管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：供应商资质符合率100%，高风险供应商零重大合规事故，审核平均耗时≤10个工作日；

（2）核心KPI：

-合规资质审核一次通过率≥95%；

-供应商资质变更响应时效≤3个工作日；

-采购金额前10名供应商年度复审覆盖率100%。

3.2专业标准与规范

（1）资质清单标准化：制定《全球礼品行业合规资质清单》（附件A），含反恐融资认证（OFAC）、童工禁止声明、RoHS符合性证书等23项基础资质；

（2）风险分类管控：

-高风险（如出口欧盟）：需提供ISO45001（职业健康安全）、欧盟EUP指令符合性报告；

-中风险（如国内销售）：需提供营业执照、产品检测报告；

-低风险（如本地辅料）：需提供税务登记证。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用供应商风险矩阵（RPN评分法）、全生命周期管理（PLM）模型；

（2）工具应用：

-ERP系统记录资质电子档案，实现版本追溯；

-使用OCR技术自动提取资质证书关键信息；

-部署供应商在线资质自检平台，减少人工核对。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“供应商资质管理”主流程按“信息收集-初审-实地核查-复审-存档”五环节推进：

（1）采购部通过Alibaba国际站、政府黑名单库收集供应商信息；

（2）初审由质量部抽查5%以上产品检测报告，法务部核对营业执照有效性；

（3）实地核查由质量工程师带队，需提前3天通知供应商，核查结果需供应商签字确认；

（4）复审通过者录入ERP系统，动态更新资质有效期前30天预警。

4.2子流程说明

（1）资质变更流程：供应商提交变更申请后，需重新执行对应等级的审核流程，IT部同步更新系统权限；

（2）紧急采购流程：经总经理特批后，可豁免实地核查，但需7个工作日内补交资质证明。

4.3流程关键控制点

（1）控制点1：供应商提交资质时，系统自动校验证书有效期，异常触发人工复核；

（2）控制点2：跨境供应商需提供目标市场准入许可（如沙特SALIQ认证），由法务部前置审核；

（3）控制点3：重大资质缺失（如环保检测报告）需启动“供应商整改-二次审核”闭环。

4.4流程优化机制

每年6月由内控部牵头，结合系统数据分析优化流程，例如：将“资质证书上传”环节改为“资质证书OCR自动比对”，预计提升效率20%。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”划分权限：

（1）采购专员：审批人民币10万元以下常规供应商资质；

（2）采购经理：审批人民币100万元以下资质争议；

（3）总经理：审批人民币500万元以上或涉及3个国家以上的供应商资质。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：供应商提交资质后3个工作日内完成；

（2）特殊审批：需附《供应商资质争议评估表》（附件B），由法务部出具合规风险等级（高/中/低）。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年，临时代理需采购总监书面批准。

5.4异常审批流程

紧急审批需加签风控部意见，重大异常需提交总经理办公会审议，所有异常审批记录上传ERP归档。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单要求：使用《供应商资质审核清单》（附件C），需供应商确认页扫描上传；

（2）痕迹留存：电子资料归档于ERP，纸质资料存档于档案室，两地备份；

（3）执行不到位判定：资质审核记录缺失、审核人未签字、证书有效期未预警均视为未执行。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查5家供应商资质记录；

（2）专项监督：每半年对东南亚供应商进行合规审计；

（3）突击检查：针对3次以上预警未整改的供应商，由质量总监带队现场核查。

6.3检查与审计

（1）检查频次：内控检查每月1次，质量检查每周2次；

（2）审计要求：每年对前20名供应商开展合规审计，审计报告需提交董事会。

6.4执行情况报告

每月5日由采购部提交《供应商资质管理执行报告》（附件D），含资质审核完成率、风险事件数量、系统使用率等数据，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：资质审核及时性40%，合规符合率30%，问题整改率30%；

（2）考核对象：采购专员考核需覆盖80%以上供应商，采购经理考核需覆盖前10名供应商。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核由供应链总监审核，年度考核由总经理办公会审议；

（2）方法：结合系统数据与抽样访谈，定性评价需附访谈录音。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题7日内整改，重大问题30日内整改；

（2）责任追溯：整改未完成者，采购专员考核降级，采购经理降薪10%。

7.4持续改进流程

基于审计、考核结果，每年修订《供应商资质管理手册》（编号：GCS-2023-XXX），修订案经法务部合规性复核后报总经理办公会。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-供应商资质零事故连续12个月；

-重大合规问题提前预警并避免损失；

-优化流程使审核效率提升20%以上。

（2）奖励程序：由部门提名，人力资源部审核，总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：资质记录缺失1项；

（2）较重违规：3次未按期提交报告；

（3）严重违规：导致产品召回或被海关处罚。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告、降级、解聘；

（2）程序：调查期不超5个工作日，处罚前需听取当事人陈述。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知3个工作日内提交，合规部复议时限5个工作日。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案启动条件：供应商出现童工举报、产品被禁运等事件；

（2）处置措施：暂停采购、要求整改、终止合作，同时启动法律咨询。

9.2例外情况处理

例外采购需填写《例外采购申请单》（附件E），附风险评估报告，由采购总监+风控总监双签。

9.3危机公关与善后

涉及跨境业务需配合当地政府调查，法务部制定“沟通口径清单”（附件F）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由公司合规与内控委员会负责解释，解释意见经总经理办公会通过后发布。

10.2相关制度索引

-《采购管理办法》：GCP-2023-001，第5.3条

-《内控手册》：GCI-2023-005，第6.8条

-《供应商绩效考核制度》：GCS-2023-012，第4.2条

10.3修订与废止程序

修订需经法务部技术审核，董事会审议通过，发布后30日内开展培训。废止事