某礼品公司仿冒防控规定

某礼品公司仿冒防控规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国产品质量法》《知识产权海关保护条例》等国家法律法规，参照《OECD知识产权保护指南》《联合国反假冒贸易协定的最佳实践指南》等国际公约及行业标准，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向，旨在规范仿冒防控管理，防范知识产权侵权风险，保障供应链安全，提升品牌价值，实现合规经营与业务可持续增长。针对公司跨境业务特性，本规定兼顾不同司法管辖区法律法规差异，构建全球统一的仿冒防控管理体系。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有业务领域，包括但不限于产品设计、采购、生产、仓储、物流、销售、售后服务及市场推广等环节，覆盖公司全体员工、外包服务商、合作单位及授权经销商等关联方。适用于所有涉密文件、技术资料、品牌标识、产品信息的仿冒防控管理。例外场景包括但不限于内部非涉密资料流转、经授权的第三方市场调研等，需经法务部或内控部审批备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有仿冒防控活动须严格遵守国家及所在司法管辖区的法律法规，确保合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门仿冒防控职责，责任与权限匹配，避免越权或失职。

1.3.3风险导向原则：聚焦高风险环节与区域，实施差异化管控措施，优先防控重大风险。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，减少不必要的审批节点，保障业务正常开展。

1.3.5持续改进原则：定期评估仿冒防控效果，动态优化制度与流程。

1.3.6国际化适配原则：兼顾不同市场法律差异与商业文化，实施本地化管控措施。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《供应商准入与管理规定》《员工手册》等制度形成互补，冲突时以本规定为准。财务部负责仿冒防控相关费用预算管理，内控部负责流程合规性监督，合规部负责涉外法律风险防控，人力资源部负责相关培训与考核，各部门需确保本规定有效落地。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司仿冒防控管理实行“董事会-管理层-执行层-监督层”四级架构。董事会负责顶层设计，审批重大仿冒防控策略与预算；管理层（总经理/CEO）统筹全局，组织跨部门协作；执行层（各业务部门）落实具体防控措施；监督层（内控部、审计部、合规部）独立核查，确保制度执行。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度仿冒防控工作报告及重大风险处置方案。

2.2.2董事会：审批年度仿冒防控预算、重大侵权案件处置策略及跨境维权方案。

2.2.3总经理办公会：决策季度仿冒防控重点任务、跨部门协作方案及紧急事件应对措施。

2.3执行机构与职责

2.3.1设计部：负责产品原创性管理，建立设计文件版本控制，高风险设计需经法务部审核。

2.3.2采购部：负责供应商仿冒风险筛查，建立合格供应商名录，高风险供应商需经合规部评估。

2.3.3生产部：负责生产过程质量控制，落实防伪技术应用，异常情况及时上报质量部。

2.3.4销售部：负责经销商仿冒防控，定期审核经销商资质，发现侵权线索立即上报法务部。

2.3.5供应链部：负责物流环节仿冒风险防控，高风险货物需加锁或加密标识。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责仿冒防控内控流程设计，每季度开展自查，形成报告提交管理层。

2.4.2审计部：每年开展专项审计，核查仿冒防控效果，审计结果纳入绩效考核。

2.4.3合规部：负责涉外仿冒防控法律合规性，提供跨境维权法律支持。

2.5协调与联动机制

建立“仿冒防控工作小组”，由法务部牵头，成员包括设计部、采购部、生产部、销售部、供应链部、内控部、审计部等部门代表，每月召开例会。涉外业务需增设属地法律顾问参与协调，确保符合当地法规。

第三章产品原创性管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：产品原创性达标率≥98%，未发生重大知识产权侵权纠纷。

3.1.2核心指标：设计文件版本管理及时率100%，供应商仿冒风险筛查覆盖率100%，侵权线索响应时效≤4小时。

3.2专业标准与规范

3.2.1设计文件管理：采用ERP系统统一管理设计文件，版本号规则为“年份-月份-序列号”，高风险设计需经法务部双签确认。

3.2.2仿冒风险控制点：

（1）设计阶段：原创性审查（中风险，措施：法务部参与评审）

（2）供应商准入：资质审核（高风险，措施：合规部联合采购部核查）

（3）生产环节：防伪技术应用（中风险，措施：质量部监督）

（4）销售环节：经销商管理（高风险，措施：销售部配合法务部巡检）

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵评估风险等级。

3.3.2管理工具：使用ERP系统管理设计文件，OA系统记录仿冒防控活动，CRM系统监控经销商合规性。

第四章供应链仿冒风险管控

4.1主流程设计

4.1.1供应商准入：提交资质→合规部审核→采购部评估→总经理审批→签订协议。

4.1.2采购过程：下单→供应商生产→质检部抽检→入库→销售部使用。

4.2子流程说明

4.2.1高风险供应商管理：

（1）定期（每半年）复核资质，异常立即暂停合作。

（2）关键物料需实施双重检验，检验报告由质检部与合规部双签。

4.3流程关键控制点

4.3.1供应商准入：核查营业执照、生产许可证、知识产权授权书，高风险供应商需实地考察。

4.3.2采购过程：关键物料需加锁或加密标识，物流环节全程监控。

4.4流程优化机制

每年6月与12月开展供应链仿冒风险复盘，根据结果优化流程，重大变更需经董事会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1设计文件管理权限：

（1）设计部经理：审批权限≤10万元人民币设计费用。

（2）法务部：审批权限≥10万元人民币设计费用或高风险设计。

（3）总经理：审批权限≥50万元人民币设计费用。

5.1.2供应商准入权限：

（1）采购部：审批权限≤50万元人民币采购额。

（2）合规部：审批权限≥50万元人民币采购额或高风险供应商。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批：逐级审批，单线审批，审批时限≤3个工作日。

5.2.2特殊审批：加急通道，审批时限≤1个工作日，需附风险说明。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，授权书由授权人签字并加盖公司公章，授权期限最长12个月，临时代理需经授权人书面确认。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：因突发事件需越级审批，需附风险评估报告及总经理签字。

5.4.2补批流程：审批人离职后，由接任者补批，补批时限≤5个工作日。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单管理：仿冒防控活动需在OA系统留痕，关键环节需双签确认。

6.1.2信息录入：ERP系统需同步记录设计文件、供应商资质、防伪技术等关键信息。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10%仿冒防控活动，合规部每周检查经销商合规性。

6.2.2专项监督：每年4月与10月开展全面检查，重大问题提交董事会处理。

6.3检查与审计

6.3.1专项审计：审计部每年至少开展一次仿冒防控审计，审计结果提交管理层。

6.3.2日常检查：质检部每月抽查生产环节防伪技术应用情况。

6.4执行情况报告

每月5日前提交仿冒防控报告，内容含：

（1）本月仿冒防控活动清单

（2）高风险事件统计

（3）改进建议

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1核心指标：

（1）仿冒防控目标完成率（权重40%）

（2）合规检查通过率（权重30%）

（3）应急响应及时率（权重30%）

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度考核与年度考核结合，月度考核由内控部主导，年度考核由董事会审批。

7.2.2评估方法：数据统计、现场核查、第三方评估。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

（1）一般问题：7个工作日内整改，内控部复核。

（2）重大问题：30个工作日内整改，提交董事会审批。

7.3.2责任追究：整改不力者按《员工手册》处理，重大问题追究管理责任。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议：各部门每月提交改进建议，法务部汇总评估。

7.4.2优化方案：重大优化需经董事会审批，实施后开展效果评估。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

（1）成功发现重大仿冒风险（奖励金额≤1万元）

（2）重大侵权案件胜诉（奖励金额≤5万元）

（3）制度优化贡献突出（奖励金额≤2万元）

8.1.2奖励程序：申报→部门审核→法务部复核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：未经授权使用设计文件（处罚金额≤5,000元）。

8.2.2较重违规：供应商资质造假（处罚金额≤20,000元）。

8.2.3严重违规：重大知识产权侵权（处罚金额≤50,000元，追究法律责任）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚方式：警告、罚款、降级、解雇。

8.3.2处罚程序：调查→告知→听证（严重违规必须）→审批→执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出。

8.4.2复议流程：申诉→人力资源部受理→审计部复核→管理层审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案：针对重大侵权案件制定应急预案，明确：

（1）应急组织：法务部牵头，公关部、销售部、供应链部配合。

（2）响应流程：发现→评估→决策→执行→复盘。

（3）资源保障：设立应急基金，准备备用生产线。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：紧急采购、临时代理等。

9.2.2处理要求：需附风险评估报告，审批权限≥部门负责人。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，法务部、销售部配合。

9.3.2善后措施：赔偿协议、品牌修复方案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由法务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

1.《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）

2.《财务报销管理办法》（财字〔2023〕2号）

3.《供应商准入与管理规定》（供字〔2023〕3号）

10.3修订与废止程序

修订需经法务部起草，总经理办公会审议，董事会批准，修订后发布并公示。废止制度需经董