青岛员工差旅费报销制度

青岛员工差旅费报销制度一、青岛员工差旅费报销制度

一、总则

青岛员工差旅费报销制度旨在规范公司员工因公出差的差旅费用管理，确保差旅费用的合理、合规、高效报销，控制差旅成本，提高公司资源使用效益。本制度适用于青岛公司全体员工，包括在职员工、临时聘用员工及实习生。出差员工应严格按照本制度规定执行差旅费用报销流程，确保所提交的报销凭证真实、完整、合规。

二、差旅费范围

差旅费范围包括但不限于交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、通讯费及其他与出差相关的合理费用。交通费包括往返机场、火车站的接送费用，以及出差期间的交通工具费用；住宿费指出差期间因公住宿产生的费用；伙食补助费根据出差地区和天数按标准发放；市内交通费指出差期间在城市内部的交通费用；通讯费指出差期间因工作需要产生的电话费、短信费等；其他费用包括因特殊情况产生的额外费用，如紧急情况下的临时住宿费、必要的加班费等。

三、差旅费标准

公司根据不同出差地区和出差性质制定差旅费标准，具体标准如下：国内出差标准根据地区分为一类、二类、三类地区，不同地区的住宿标准、伙食补助标准、市内交通费标准有所不同；国际出差标准根据目的地国家或地区制定，包括机票、住宿、伙食补助等。员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核出差标准，报财务部门备案。公司定期对差旅费标准进行评估和调整，确保差旅费标准的合理性和适应当前市场情况。

四、差旅费报销流程

出差员工返回公司后应在规定时间内提交差旅费报销申请，填写差旅费报销表，并附上相关报销凭证。报销表需经部门主管、财务部门审核签字后方可提交至总经理审批。财务部门对报销凭证进行审核，确保凭证的真实性、合规性，并对差旅费进行核算。总经理审批通过后，财务部门进行款项支付。员工应在出差结束后五个工作日内完成报销流程，逾期未报销的差旅费将不予支付。报销凭证要求包括但不限于机票行程单、酒店发票、市内交通费票据、伙食补助领取记录等，确保每一笔费用都有据可查。

五、差旅费报销凭证要求

差旅费报销凭证应真实、完整、合规，具体要求如下：机票行程单需显示完整的出发地、目的地、航班号、日期等信息；酒店发票需显示酒店名称、地址、住宿日期、房费金额等；市内交通费票据需显示乘车日期、车次、费用金额等；伙食补助领取记录需显示领取日期、领取金额、领取人签字等。所有报销凭证需为原始票据，不得使用复印件或照片代替。财务部门对报销凭证进行严格审核，对不符合要求的凭证将不予报销，并要求员工补充完善。公司鼓励员工使用电子票据管理系统，提高报销效率，确保票据的安全性和可追溯性。

六、差旅费报销特殊情况处理

出差期间如遇特殊情况，如紧急情况下的临时住宿、延长出差时间等，员工应及时向部门主管报告，并提交书面说明及相关报销凭证。部门主管审核通过后，报财务部门备案。特殊情况下的差旅费报销需经总经理审批后方可执行。公司对特殊情况的差旅费报销进行严格审核，确保费用的合理性和必要性。员工应在特殊情况处理完毕后及时提交报销申请，并附上相关说明和凭证，确保差旅费的合规性。财务部门对特殊情况的差旅费报销进行重点关注，确保每一笔费用都符合公司规定，防止不合理费用的发生。

二、差旅费范围

一、交通费

交通费是差旅费的重要组成部分，主要包括员工因公出差的往返交通费用以及出差期间的市内交通费用。往返交通费用通常指员工从公司所在地前往出差目的地以及从出差目的地返回公司所在地的交通费用，包括飞机、火车、汽车等交通工具的费用。市内交通费用则是指员工在出差目的地城市内部的交通费用，如出租车、公交车、地铁等。

在具体操作中，员工应选择经济、高效的交通工具，并在出差前提前预订机票、火车票等，以获取更优惠的价格。公司鼓励员工选择公共交通工具，如飞机、火车等，以降低差旅成本。同时，公司也允许员工在特殊情况下选择其他交通工具，如出租车、网约车等，但需提前向部门主管报告并说明原因。

对于往返交通费用的报销，员工需提供相应的票据，如机票行程单、火车票等，并填写差旅费报销表，注明出行日期、交通工具、费用金额等信息。财务部门对报销票据进行审核，确保票据的真实性、合规性，并对费用进行核算。在审核过程中，财务部门会重点关注票据的完整性和准确性，确保每一笔费用都有据可查。

对于市内交通费用的报销，员工需提供相应的票据，如出租车发票、公交车票、地铁票等，并填写差旅费报销表，注明出行日期、交通工具、费用金额等信息。公司对市内交通费用的报销有一定的限制，如出租车费用需在合理范围内，且需提供相应的发票。财务部门对报销票据进行审核，确保票据的真实性、合规性，并对费用进行核算。

二、住宿费

住宿费是差旅费的重要组成部分，主要指员工因公出差期间在出差目的地产生的住宿费用。公司根据出差地区和出差性质制定住宿费标准，不同地区的住宿标准有所不同。员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核住宿标准，报财务部门备案。

在具体操作中，员工应选择符合公司标准的酒店进行住宿，并在出差前提前预订酒店，以获取更优惠的价格。公司鼓励员工选择经济型酒店，以降低差旅成本。同时，公司也允许员工在特殊情况下选择其他类型的酒店，如高档酒店等，但需提前向部门主管报告并说明原因。

对于住宿费的报销，员工需提供相应的票据，如酒店发票等，并填写差旅费报销表，注明住宿日期、酒店名称、房费金额等信息。财务部门对报销票据进行审核，确保票据的真实性、合规性，并对费用进行核算。在审核过程中，财务部门会重点关注票据的完整性和准确性，确保每一笔费用都有据可查。

三、伙食补助费

伙食补助费是差旅费的重要组成部分，主要指员工因公出差期间因工作需要产生的伙食费用。公司根据出差地区和出差天数制定伙食补助标准，不同地区的伙食补助标准有所不同。员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核伙食补助标准，报财务部门备案。

在具体操作中，员工应在出差期间合理领取伙食补助，不得超标准领取。公司鼓励员工在出差期间合理控制伙食费用，以降低差旅成本。同时，公司也允许员工在特殊情况下申请额外的伙食补助，但需提前向部门主管报告并说明原因。

对于伙食补助费的报销，员工需提供相应的领取记录，如伙食补助领取表等，并填写差旅费报销表，注明领取日期、领取金额、领取人签字等信息。财务部门对报销领取记录进行审核，确保领取记录的真实性、合规性，并对费用进行核算。在审核过程中，财务部门会重点关注领取记录的完整性和准确性，确保每一笔费用都有据可查。

四、市内交通费

市内交通费是差旅费的重要组成部分，主要指员工因公出差期间在出差目的地城市内部的交通费用。公司对市内交通费有一定的限制，如出租车费用需在合理范围内，且需提供相应的发票。员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核市内交通费标准，报财务部门备案。

在具体操作中，员工应选择经济、高效的交通工具，并在出差期间合理使用市内交通费。公司鼓励员工选择公共交通工具，如公交车、地铁等，以降低差旅成本。同时，公司也允许员工在特殊情况下选择其他交通工具，如出租车、网约车等，但需提前向部门主管报告并说明原因。

对于市内交通费的报销，员工需提供相应的票据，如出租车发票、公交车票、地铁票等，并填写差旅费报销表，注明出行日期、交通工具、费用金额等信息。财务部门对报销票据进行审核，确保票据的真实性、合规性，并对费用进行核算。在审核过程中，财务部门会重点关注票据的完整性和准确性，确保每一笔费用都有据可查。

五、通讯费

通讯费是差旅费的重要组成部分，主要指员工因公出差期间因工作需要产生的通讯费用。公司对通讯费有一定的限制，如电话费、短信费等需在合理范围内，且需提供相应的发票。员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核通讯费标准，报财务部门备案。

在具体操作中，员工应在出差期间合理使用通讯费，不得超标准使用。公司鼓励员工在出差期间合理控制通讯费用，以降低差旅成本。同时，公司也允许员工在特殊情况下申请额外的通讯费，但需提前向部门主管报告并说明原因。

对于通讯费的报销，员工需提供相应的票据，如电话费发票、短信费发票等，并填写差旅费报销表，注明缴费日期、费用金额等信息。财务部门对报销票据进行审核，确保票据的真实性、合规性，并对费用进行核算。在审核过程中，财务部门会重点关注票据的完整性和准确性，确保每一笔费用都有据可查。

六、其他费用

其他费用是差旅费的重要组成部分，主要指员工因公出差期间因特殊情况产生的额外费用，如紧急情况下的临时住宿费、必要的加班费等。公司对其他费用有一定的限制，如需提前向部门主管报告并说明原因，且需提供相应的票据。员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核其他费用标准，报财务部门备案。

在具体操作中，员工应在特殊情况下合理申请其他费用，不得随意申请。公司鼓励员工在出差期间合理控制其他费用，以降低差旅成本。同时，公司也允许员工在特殊情况下申请额外的其他费用，但需提前向部门主管报告并说明原因。

对于其他费用的报销，员工需提供相应的票据，如临时住宿费发票、加班费证明等，并填写差旅费报销表，注明费用日期、费用金额、费用说明等信息。财务部门对报销票据进行审核，确保票据的真实性、合规性，并对费用进行核算。在审核过程中，财务部门会重点关注票据的完整性和准确性，确保每一笔费用都有据可查。

三、差旅费标准

一、国内出差标准

国内出差标准根据地区分为一类、二类、三类地区，不同地区的住宿标准、伙食补助标准、市内交通费标准有所不同。公司根据各地的经济发展水平、物价水平以及当地的生活习惯等因素，将国内地区划分为三类地区，并制定相应的差旅费标准。

在具体操作中，一类地区通常指北京、上海、广州、深圳等经济发达、物价水平较高的城市。一类地区的住宿标准较高，一般要求入住星级酒店，如五星级酒店，房费不超过公司规定的标准。伙食补助标准也较高，一般每天在100元至150元之间。市内交通费标准也较高，一般每天在50元至100元之间。

二类地区通常指南京、杭州、成都、武汉等经济较发达、物价水平中等的城市。二类地区的住宿标准适中，一般要求入住三星级或四星级酒店，房费不超过公司规定的标准。伙食补助标准也适中，一般每天在80元至120元之间。市内交通费标准也适中，一般每天在40元至80元之间。

三类地区通常指除一类、二类地区以外的其他城市。三类地区的住宿标准较低，一般要求入住经济型酒店，如三星级以下酒店，房费不超过公司规定的标准。伙食补助标准也较低，一般每天在60元至100元之间。市内交通费标准也较低，一般每天在30元至60元之间。

员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核出差标准，报财务部门备案。公司定期对差旅费标准进行评估和调整，确保差旅费标准的合理性和适应当前市场情况。

二、国际出差标准

国际出差标准根据目的地国家或地区制定，包括机票、住宿、伙食补助等。公司根据目的地的经济发展水平、物价水平以及当地的生活习惯等因素，制定相应的国际出差标准。

在具体操作中，发达国家的出差标准通常较高，一般要求入住星级酒店，如五星级酒店，房费不超过公司规定的标准。伙食补助标准也较高，一般每天在150元至200元之间。市内交通费标准也较高，一般每天在100元至150元之间。机票费用根据具体目的地和航班情况确定，一般选择经济舱机票。

发展中国家的出差标准相对较低，一般要求入住中档酒店，如四星级酒店，房费不超过公司规定的标准。伙食补助标准也较低，一般每天在100元至150元之间。市内交通费标准也较低，一般每天在50元至100元之间。机票费用根据具体目的地和航班情况确定，一般选择经济舱机票。

公司鼓励员工在国际出差时合理控制费用，选择经济、高效的交通工具和住宿方式。同时，公司也允许员工在特殊情况下选择其他交通工具和住宿方式，但需提前向部门主管报告并说明原因。

员工出差前应向部门主管申请出差计划，并提交出差申请表，部门主管根据出差计划审核出差标准，报财务部门备案。公司定期对国际出差标准进行评估和调整，确保出差标准的合理性和适应当前市场情况。

三、差旅费标准调整

公司根据各地的经济发展水平、物价水平以及当地的生活习惯等因素，定期对差旅费标准进行评估和调整。公司每年至少对差旅费标准进行一次评估，并根据评估结果进行调整。

在具体操作中，公司会收集各地的物价数据、酒店价格、机票价格等信息，对差旅费标准进行评估。评估结果会提交给公司管理层讨论，并根据讨论结果进行调整。调整后的差旅费标准会报财务部门备案，并通知全体员工。

公司鼓励员工在出差前了解目的地的差旅费标准，并根据标准合理安排出差费用。同时，公司也允许员工在特殊情况下申请超出标准的费用，但需提前向部门主管报告并说明原因。

公司对差旅费标准的调整会进行公告，并确保调整后的标准合理、合规。公司也会对差旅费标准的执行情况进行监督，确保每一笔费用都符合公司规定，防止不合理费用的发生。

四、差旅费报销流程

一、报销申请与提交

员工出差结束后，应在规定的时间内完成差旅费报销申请。首先，员工需要填写差旅费报销表，详细列出出差的时间、目的地、出差事由、预计费用等基本信息。同时，根据实际发生的费用，详细填写各项费用的具体金额，包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、通讯费及其他费用等。填写完毕后，员工需将出差申请表、差旅费报销表以及相关的报销凭证一并提交给部门主管进行审核。

在提交报销材料时，员工应确保所有材料的完整性和准确性。出差申请表需有部门主管的签字确认，证明出差计划的合理性。差旅费报销表需填写清晰、无误，各项费用需与实际发生的费用相符。报销凭证应包括机票行程单、酒店发票、市内交通费票据、伙食补助领取记录等，确保每一笔费用都有据可查。

二、部门主管审核

部门主管在收到员工的差旅费报销申请后，应进行仔细审核。首先，部门主管会检查出差申请表，确认出差计划的合理性，包括出差时间、目的地、出差事由等。其次，部门主管会审核差旅费报销表，确认各项费用的填写是否准确、完整，是否符合公司制定的差旅费标准。

在审核过程中，部门主管会重点关注费用的合规性。例如，住宿费是否在标准范围内，市内交通费是否合理，伙食补助费是否按规定领取等。如果发现有不合理或不符合规定的费用，部门主管会要求员工进行调整或补充说明。调整完毕后，部门主管需在出差申请表和差旅费报销表上签字确认，方可提交至财务部门。

三、财务部门审核

财务部门在收到部门主管审核通过的差旅费报销申请后，会进行进一步的审核。首先，财务部门会核对报销凭证的真实性和合规性，确保每一笔费用都有据可查。其次，财务部门会根据公司制定的差旅费标准，对各项费用进行复核，确保费用在标准范围内。

在审核过程中，财务部门会重点关注票据的完整性和准确性。例如，机票行程单是否显示完整的出发地、目的地、航班号、日期等信息，酒店发票是否显示酒店名称、地址、住宿日期、房费金额等，市内交通费票据是否显示乘车日期、车次、费用金额等，伙食补助领取记录是否显示领取日期、领取金额、领取人签字等。如果发现有不完整或不准确的票据，财务部门会要求员工进行调整或补充说明。调整完毕后，财务部门需在差旅费报销表上签字确认，方可提交至总经理审批。

四、总经理审批

总经理在收到财务部门审核通过的差旅费报销申请后，会进行最终的审批。总经理会重点关注出差计划的必要性、费用的合理性以及报销流程的合规性。如果发现有不合理或不符合规定的费用，总经理会要求员工进行调整或补充说明。调整完毕后，总经理需在差旅费报销表上签字确认，方可进行款项支付。

总经理的审批是差旅费报销的最后一道关口，确保每一笔费用都符合公司的规定，防止不合理费用的发生。总经理的审批通过后，财务部门会进行款项支付，并将报销凭证归档保存。

五、款项支付与归档

财务部门在收到总经理的审批签字后，会进行款项支付。支付方式根据公司的财务制度而定，可以是现金支付、银行转账或其他支付方式。支付完成后，财务部门会通知员工领取款项或查看银行账户。

报销凭证的归档是差旅费报销流程的重要环节。财务部门会将所有报销凭证进行分类、整理，并归档保存。归档的目的是为了方便后续的查询和审计。财务部门会定期对报销凭证进行盘点，确保每一笔费用都有据可查，防止票据的遗失或损毁。

六、报销时间要求

公司对差旅费报销的时间有一定的要求，员工应在出差结束后规定的时间内完成报销流程。通常情况下，员工应在出差结束后五个工作日内完成报销流程，逾期未报销的差旅费将不予支付。报销时间的要求是为了确保报销流程的及时性，避免因时间过长而导致票据的遗失或损毁。

如果员工因特殊原因无法在规定的时间内完成报销流程，应提前向部门主管和财务部门说明情况，并寻求延期报销。延期报销需经部门主管和财务部门的共同批准，方可执行。公司对延期报销有一定的限制，如延期时间不能过长，且需有合理的理由。

七、特殊情况处理

出差期间如遇特殊情况，如紧急情况下的临时住宿、延长出差时间等，员工应及时向部门主管报告，并提交书面说明及相关报销凭证。部门主管审核通过后，报财务部门备案。特殊情况下的差旅费报销需经总经理审批后方可执行。

公司对特殊情况的差旅费报销进行严格审核，确保费用的合理性和必要性。员工应在特殊情况处理完毕后及时提交报销申请，并附上相关说明和凭证，确保差旅费的合规性。财务部门对特殊情况的差旅费报销进行重点关注，确保每一笔费用都符合公司规定，防止不合理费用的发生。

五、差旅费报销凭证要求

一、总体要求

差旅费报销凭证是员工申请报销差旅费用的依据，必须真实、完整、合规。所有报销凭证都应提供原件，不得使用复印件、照片或扫描件代替。公司财务部门将对报销凭证进行严格审核，确保每一笔费用都有据可查，符合公司制定的差旅费标准和相关规定。如果凭证不符合要求，财务部门将要求员工进行调整或补充，否则将不予报销。

二、机票行程单

机票行程单是员工往返交通费用的主要凭证，必须提供完整的行程信息。行程单上应显示出发地、目的地、航班号、日期、票价等信息。如果员工购买了往返机票，行程单上应显示完整的往返行程信息。如果员工购买了多段机票，每段机票的行程信息都应清晰可见。

在审核过程中，财务部门会重点关注行程单的真实性。例如，行程单上的航班号、日期等信息是否与实际出行情况相符，是否有伪造或篡改的痕迹。如果发现行程单存在问题，财务部门将要求员工提供其他证明材料，如购票记录、登机记录等，以确认出行的真实性。

三、酒店发票

酒店发票是员工住宿费用的主要凭证，必须提供完整的发票信息。发票上应显示酒店名称、地址、住宿日期、房费金额、发票号码等信息。如果员工住了多晚，发票上应显示总房费金额。

在审核过程中，财务部门会重点关注发票的真实性和合规性。例如，发票上的酒店名称、地址是否与实际入住的酒店相符，是否有伪造或篡改的痕迹。如果发现发票存在问题，财务部门将要求员工提供其他证明材料，如酒店预订记录、入住登记表等，以确认住宿的真实性。

四、市内交通费票据

市内交通费票据是员工市内交通费用的主要凭证，必须提供完整的票据信息。票据上应显示乘车日期、车次、费用金额等信息。如果员工乘坐了多次交通工具，每张票据都应清晰可见。

在审核过程中，财务部门会重点关注票据的真实性和合规性。例如，票据上的乘车日期、车次等信息是否与实际出行情况相符，是否有伪造或篡改的痕迹。如果发现票据存在问题，财务部门将要求员工提供其他证明材料，如乘车记录、行程安排等，以确认出行的真实性。

五、伙食补助领取记录

伙食补助领取记录是员工伙食补助费用的主要凭证，必须提供完整的领取记录。领取记录上应显示领取日期、领取金额、领取人签字等信息。如果员工领取了多次伙食补助，每条领取记录都应清晰可见。

在审核过程中，财务部门会重点关注领取记录的真实性和合规性。例如，领取记录上的领取日期、领取金额等信息是否与实际领取情况相符，是否有伪造或篡改的痕迹。如果发现领取记录存在问题，财务部门将要求员工提供其他证明材料，如出差计划、工作安排等，以确认领取的合理性。

六、通讯费票据

通讯费票据是员工通讯费用的主要凭证，必须提供完整的票据信息。票据上应显示缴费日期、费用金额、服务内容等信息。如果员工缴纳了多次通讯费，每张票据都应清晰可见。

在审核过程中，财务部门会重点关注票据的真实性和合规性。例如，票据上的缴费日期、费用金额等信息是否与实际缴费情况相符，是否有伪造或篡改的痕迹。如果发现票据存在问题，财务部门将要求员工提供其他证明材料，如缴费记录、使用记录等，以确认缴费的合理性。

七、其他费用凭证

其他费用凭证是员工其他费用的主要凭证，必须提供完整的凭证信息。凭证上应显示费用日期、费用金额、费用事由等信息。如果员工发生了多次其他费用，每张凭证都应清晰可见。

在审核过程中，财务部门会重点关注凭证的真实性和合规性。例如，凭证上的费用日期、费用金额等信息是否与实际发生情况相符，是否有伪造或篡改的痕迹。如果发现凭证存在问题，财务部门将要求员工提供其他证明材料，如费用说明、审批记录等，以确认费用的合理性。

八、电子票据管理

公司鼓励员工使用电子票据管理系统，提高报销效率，确保票据的安全性和可追溯性。电子票据管理系统可以方便员工上传、存储和管理票据，也可以方便财务部门审核和归档票据。

在使用电子票据管理系统时，员工应确保上传的票据清晰、完整，并与实际发生的费用相符。财务部门会对电子票据进行严格审核，确保每一笔费用都有据可查，符合公司制定的差旅费标准和相关规定。如果发现电子票据存在问题，财务部门将要求员工进行调整或补充，否则将不予报销。

九、特殊情况处理

出差期间如遇特殊情况，如紧急情况下的临时住宿、延长出差时间等，员工应及时向部门主管报告，并提交书面说明及相关报销凭证。部门主管审核通过后，报财务部门备案。特殊情况下的差旅费报销需经总经理审批后方可执行。

公司对特殊情况的差旅费报销进行严格审核，确保费用的合理性和必要性。员工应在特殊情况处理完毕后及时提交报销申请，并附上相关说明和凭证，确保差旅费的合规性。财务部门对特殊情况的差旅费报销进行重点关注，确保每一笔费用都符合公司规定，防止不合理费用的发生。

六、差旅费报销特殊情况处理

一、特殊情况概述

在员工出差过程中，可能会遇到一些特殊情况，导致差旅费用的发生超出常规范围或报销流程需要特殊处理。这些特殊情况可能包括但不限于紧急情况下的临时住宿、延长出差时间、参加紧急会议、处理突发事件等。公司制定本节内容，旨在明确这些特殊情况的处理流程，确保差旅费用的合理报销，同时维护公司财务制度的严肃性和规范性。

二、紧急情况下的临时住宿

员工在出差过程中，如遇突发疾病、家庭紧急事件或其他紧急情况，可能需要临时住宿。此类情况下的住宿费用需提前向部门主管报告，并说明具体原因和情况。部门主管审核通过后，报财务部门备案。特殊情况下的住宿费用需经总经理审批后方可执行。

在实际操作中，员工需提供相关证明材料，如医院诊断证明、家庭紧急情况说明等，以证明住宿的必要性。财务部门会对证明材料进行审核，确保住宿的合理性。如果住宿费用超出公司制定的差旅费标准，需经总经理审批后方可报销。

三、延长出差时间

员工在出差过程中，如遇工作需要或其他特殊情况，可能需要延长出差时间。此类情况下的延长出差时间需提前向部门主管报告，并说明具体原因和情况。部门主管