公司印章交接工作流程说明

公司印章交接工作流程说明一、概述公司印章是企业身份和权力的象征，其规范管理与安全使用直接关系到公司的运营秩序和合法权益。印章的交接，作为印章管理生命周期中的关键环节，更需严谨操作，确保万无一失。本流程旨在明确公司各类印章（包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章等）交接的具体步骤、责任主体及注意事项，以保障交接过程的规范性、安全性与可追溯性。二、交接工作流程（一）交接前准备1.交接申请与审批：*当印章保管人员因岗位调整、离职、休假或其他原因需移交印章时，应由移交人或其所属部门提前向印章管理部门（通常为行政部或综合管理部）提出印章交接申请。*申请中应注明交接原因、拟交接印章的种类、数量、移交人、拟接收人、计划交接日期及监交人建议等信息。*交接申请需按公司审批权限逐级报批，经相关负责人批准后方可启动交接程序。2.资料准备与清点：*移交人职责：移交人在接到批准的交接通知后，需对所保管的印章及相关资料进行全面整理与清点。*确保印章实物与《印章保管登记表》记录一致，无遗失、损坏。*整理印章使用登记台账（如有），确保记录完整、清晰，对交接前发生的所有用印行为负责。*准备好与印章相关的管理制度、使用规范等文件（如有）。*填写《印章交接清单》（见附件），详细列明交接印章的名称、印模（可另附页或电子版）、数量、启用日期、保管状态、附属物品（如印盒、印泥等）、相关文件资料名称及份数等。*接收人职责：接收人应提前熟悉拟接收印章的管理要求、使用规范及相关流程，了解印章的基本情况。*监交人职责：监交人（通常为印章管理部门负责人或指定人员，重要印章交接可由公司分管领导担任）需确认交接双方已做好准备工作，并安排具体交接时间与地点。（二）交接过程实施1.三方到场：移交人、接收人、监交人需按时到达指定交接地点，确保三方同时在场。2.实物核对与确认：*移交人、接收人、监交人共同对照《印章交接清单》，对印章实物逐一进行核对。*重点检查印章的名称、数量、外观是否完好、印模是否清晰与清单描述一致。*如有必要，可对印章印模进行现场加盖，与预留印模或历史用印样本进行比对，确保印章真实性。*对相关的使用台账、管理制度等文件资料进行逐项清点核对。3.情况说明与答疑：*移交人向接收人详细说明所交接印章的日常保管注意事项、使用中的特殊要求、历史遗留问题（如有）及当前存在的风险点等。*接收人就不清楚的事项向移交人进行询问，移交人应予以清晰、准确解答。*监交人对交接过程中的疑问进行协调与澄清。4.签署交接文件：*核对无误且双方对交接内容无异议后，移交人、接收人、监交人需共同在《印章交接清单》上签字确认，并注明交接日期和时间。*《印章交接清单》一式三份（或按公司规定份数），移交人、接收人、印章管理部门（或档案室）各执一份，具有同等法律效力。5.印章移交：移交人将核对无误的印章及相关物品、文件资料当面正式移交给接收人，接收人确认无误后接收并妥善保管。（三）交接后事项1.信息更新与备案：*印章管理部门应根据《印章交接清单》及时更新《印章保管登记表》等公司内部管理档案，记录接收人的信息及交接日期。*如涉及在外部机构（如银行、税务等）预留印鉴的变更，应由接收人或其所属部门按照相关规定及时办理印鉴变更手续，并将变更结果反馈至印章管理部门备案。2.内部通知：印章管理部门可根据需要，将印章保管人变更信息通过适当方式（如邮件、公告）通知公司各相关部门及重要业务往来单位，以确保业务对接顺畅。3.资料归档：监交人负责将《印章交接清单》及相关审批文件整理后，交公司档案室或印章管理部门统一归档保存，以备查验。4.责任划分：交接完成后，接收人正式承担起印章的保管、使用与管理责任。移交人对交接前因印章保管、使用不当造成的一切后果负责；接收人对交接后印章的保管、使用与安全负全部责任。三、注意事项1.全程监交：任何印章的交接必须有正式监交人在场监督，确保交接过程公开透明，责任明确。2.当面交接：印章交接必须当面进行，严禁通过邮寄、代转等方式交接。3.清晰记录：《印章交接清单》是交接的核心凭证，务必内容详实、准确，印模清晰可辨，三方签字完整有效。4.问题处理：交接过程中如发现印章遗失、损坏、印模不符或相关记录不完整等问题，应立即暂停交接，由监交人组织调查，待问题解决并明确责任后，再决定是否继续交接。5.保密原则：参与交接的所有人员应对印章信息及交接过程严格保密。6.电子印章：如涉及电子印章的交接，除遵循上述流程外，还需特别注意密钥、密码、数字证书等的安全移交，并确保电子印章系统内的保管人信息同步更新，相关操作需有详细日志记录。7.紧急交接：对于突发情况下的紧急交接，亦应尽可能遵循上述流程，确保核心环节（如审批、监交、清点、签字）不缺失，事后及时补办完善相关手续。四、附则1.本流程适用于公司各类正式印章的交接管理。2.各部门可根据本流程，结合自身实际情况细化操作，但不得与本流程基本原则相抵触。3.本流程由公司印章管理部门负责解释和修订。4.本流程自发布之日起施行。---附件：《印章交接清单》（样本）（说明：附件通常包含交接清单的具体格式，此处从略。清单应包含但不限于以下栏目：交接编号、交接日期、交接原因、移交人（签字、部门、职务、联系方式）、接收人（签字、部门、职务、联系方式）、监交人（签字、部门