员工出差申请及报销标准化流程手册

员工出差申请及报销标准化流程手册一、前言为规范公司员工因公出差管理，明确出差申请与报销的流程及要求，保证出差行为高效、合规，保障员工合法权益，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工因公出差的申请、审批及报销管理，旨在提升流程标准化程度，提高工作效率。二、适用范围与适用情境（一）适用范围公司全体正式员工、试用期员工及劳务派遣人员因公出差均需遵循本流程。（二）适用情境客户拜访：包括新客户开发、老客户维护、业务洽谈等；项目执行：如项目现场调研、技术支持、进度协调等；会议培训：参加行业会议、公司内部培训、外部专业学习等；其他经公司批准的因公外出事项。三、出差申请标准化操作流程（一）提前申请与单据填写申请时限：员工出差应提前至少3个工作日提交出差申请，特殊情况（如紧急客户需求、临时项目安排）可经部门负责人同意后，先通过口头或线上方式报备，出差结束后2个工作日内补交书面申请。填写要求：登录公司OA系统或使用纸质《出差申请单》，准确填写以下信息：申请人基本信息：姓名（*）、所属部门、岗位、联系方式；出差事由：明确出差目的及具体工作内容；出差安排：起止时间（精确到小时）、出差地点、往返交通方式（如高铁、飞机、自驾等）；行程计划：每日工作安排、对接单位及人员（*）；费用预算：交通费、住宿费、伙食补助、其他费用（如市内交通、资料费等）的分项预算，需符合公司《差旅费用标准》（详见附件1）。（二）逐级审批审批层级：普通员工出差：部门负责人→分管领导→总经理；部门负责人及以上人员出差：分管领导→总经理。审批要点：部门负责人：审核出差必要性、行程合理性、费用预算是否符合部门工作计划；分管领导：审核出差与分管业务的关联性、出差期限的适当性；总经理：审批重大出差事项（如跨省出差、单次出差费用超5000元）及最终费用预算。审批时效：各级审批人应在收到申请后1个工作日内完成审批，逾期未审批视为同意。审批完成后，OA系统自动《出差审批确认单》，申请人可自行留存。（三）行程确认与备案审批通过后，申请人应将《出差审批确认单》复印件提交至行政部备案，用于考勤记录及出差期间工作协调。如出差期间行程有变更（如延长出差时间、更改地点），需提前1个工作日提交《行程变更申请》，经原审批人批准后更新备案信息。四、出差报销标准化操作流程（一）报销材料准备出差结束后，员工需在10个工作日内整理以下报销材料，保证真实、完整、合规：《出差审批确认单》复印件（作为报销附件）；《差旅费用报销单》（系统填写或纸质填写，需注明与申请单的对应关系）；合规凭证：包括交通票据（如高铁票、飞机行程单，需注明往返行程）、住宿票据（需注明住宿日期、金额、单位盖章）、市内交通票据（如出租车票、公交票，需注明日期及起止地点）；其他费用凭证：如会议通知、培训资料、采购清单等（与出差事相关的证明材料）。（二）报销单据提交与初审提交方式：通过OA系统电子凭证（扫描件或照片），同步提交纸质材料至财务部；或直接提交纸质材料（需附电子版凭证）。部门初审：部门负责人需在收到报销材料2个工作日内完成初审，重点核对：出差事由与申请是否一致；报销费用是否在预算范围内，有无超支情况；凭证是否齐全、合规（如票据是否清晰、是否有重复报销等）。初审通过后，在《差旅费用报销单》上签字确认，提交财务部。（三）财务审核与付款财务审核：财务部在收到报销材料后3个工作日内完成审核，审核内容包括：凭证真实性（如票据是否为正规税务监制章、是否有涂改痕迹）；费用标准符合性（如住宿是否超地区标准、伙食补助是否按规定发放）；流程完整性（如是否有审批记录、是否在报销时限内）。审核结果处理：审核通过：财务部在OA系统中《报销付款通知》，按公司财务周期安排付款（如每月15日、30日统一发放）；审核不通过：财务部注明退回原因，通过OA系统反馈至申请人，申请人需在5个工作日内补充或修正材料后重新提交。（四）特殊情况处理垫资金额较大：如出差需垫付大额费用（如会议费、项目款），可提前向财务部申请预借差旅费，填写《预借差旅费申请单》，经审批后在出差前领取，报销时多退少补。费用超支：因特殊情况导致费用超支（如紧急交通安排导致交通费超标），需提交《费用超支说明》，经部门负责人及总经理签字确认后，方可报销超支部分。五、相关表格模板附件1：《出差申请单》项目内容申请单号（系统自动）申请人信息姓名：*部门：__________岗位：__________联系方式：__________出差事由__________________________________________________________________出差时间自___年_月__日时至__年__月__日__时（共计__天__夜）出差地点__________________________________________________________________往返行程去程：交通方式__________车次/航班号__________出发时间__________回程：交通方式__________车次/航班号__________到达时间__________每日行程安排日期：____月_日工作内容：_________对接单位/人员：__________日期：____月_日工作内容：_________对接单位/人员：__________费用预算（元）交通费：__________住宿费：__________伙食补助：__________其他：__________合计：__________审批意见部门负责人：__________日期：__________分管领导：__________日期：__________总经理：__________日期：__________附件2：《差旅费用报销单》项目内容报销单号（系统自动）申请人信息姓名：*部门：__________出差事由：__________关联申请单号__________________________________________________________________报销期间自_年_月_日至_年__月__日费用明细费用类型日期金额（元）凭证张数备注（如车次、住宿地点）______________________________________________________________________________________________________________________________________________________报销总额大写：_________________小写：__________部门初审意见负责人：__________日期：__________财务审核意见审核人：__________日期：__________付款信息收款人银行卡号：__________开户行：__________（如需转账填写）六、常见问题与操作提示（一）申请与审批阶段紧急出差如何处理？如遇紧急情况，可通过电话或即时通讯工具向部门负责人及分管领导口头报备，说明出差原因及必要性，经同意后可先行出差，但需在出差结束后2个工作日内补交《出差申请单》，逾期未补交的，费用不予报销。多人出差如何申请？多人同行出差可由其中一人作为主申请人提交申请，需注明同行人员名单及部门，同行人员无需单独提交申请，但需在报销时附上主申请人的《出差审批确认单》复印件。（二）报销阶段报销时限如何计算？出差结束之日起10个工作日内提交报销材料，遇节假日顺延。如因特殊原因无法按时提交，需提前向财务部说明，经批准后可适当延长，最长不超过出差结束后15个工作日。票据有哪些要求？交通票据：需注明出发地、目的地、日期、金额，高铁票需保留完整行程信息，飞机票需附行程单；住宿票据：需注明住宿日期、天数、金额，并加盖酒店公章，电子凭证需打印后由申请人签字确认；市内交通票据：需注明日期、起止地点及金额，出租车票需显示车牌号，公交票需保留乘车凭证。伙食补助如何发放？按公司《差旅费用标准》执行，例如：一线城市每人每天200元，二线城市150元，三线城市100元。出差期间如已包含会议餐、客户招待餐等，对应餐次的伙食补助不予发放，需在报销时