会议管理制度细则

会议管理制度细则第一章总则第一条目的与依据为进一步规范公司会议行为，提升会议质量与效率，确保各项工作部署有效落实，避免议而不决、决而不行、行而不果的现象，依据国家相关法律法规及公司实际运营需求，特制定本细则。第二条适用范围本细则适用于公司及各部门、各分支机构组织召开的各类正式会议，包括但不限于决策会议、工作例会、专题会议、项目会议等。公司全体员工均应遵照执行。第三条基本原则会议管理遵循“务实、高效、精简、规范”的原则。提倡开短会、讲实效，减少不必要的会议，确保会议成果对实际工作具有指导意义。第二章会议的组织与职责第四条会议发起部门/发起人1.议题提出：根据工作需要，由相关部门或负责人提出会议需求，明确会议议题、目的、拟参会人员范围及建议会议时间。2.方案拟定：负责初步拟定会议方案，包括会议议程、所需材料清单等，并提前与相关人员沟通协调。3.申请报批：按照会议审批权限，向上级领导或相关部门提交会议申请，待批准后方可组织。第五条会务工作部门/人员1.会议安排：根据批准的会议申请，负责会议室预订、设备调试（如投影仪、麦克风、视频会议系统等）、会议材料印制与分发等具体会务工作。2.通知下发：确保会议通知及时、准确地传达至每一位拟参会人员，明确会议的时间、地点、议题、议程及所需携带材料或准备事项。3.现场保障：负责会议期间的现场组织、秩序维护、设备运行保障及必要的服务工作。4.记录归档：指定专人负责会议记录，会后及时整理会议纪要，并按规定进行归档保存。第六条参会人员1.准时参会：应按时参加会议，如确有特殊情况不能参会或需迟到、早退，须提前向会议组织者或主持人请假，并说明原因。2.会前准备：参会前应认真阅读会议材料，针对会议议题做好发言准备，确保发言言之有物、有的放矢。3.积极参与：在会议中应积极思考，踊跃发言，围绕议题展开讨论，遵守会议纪律，不随意打断他人发言。4.遵守纪律：将手机调至静音或关闭状态，不从事与会议无关的活动，保持会议环境安静有序。第七条会议主持人1.掌控进程：负责主持会议，严格按照会议议程控制会议节奏，确保会议按计划进行，避免跑题或拖延。2.引导讨论：鼓励参会人员充分发表意见，对争议性问题进行有效引导，促进达成共识。3.总结决策：在充分讨论的基础上，对各项议题进行归纳总结，明确会议结论、形成的决议或待办事项。4.维持秩序：负责维护会议秩序，确保会议在严肃、高效的氛围中进行。第三章会议流程管理第八条会前准备1.议题审核：会议发起部门提出的议题，需经相关领导审核，确保议题的必要性、明确性和可行性。对于重大或敏感议题，应提前进行充分调研和沟通。2.材料准备：会议所需文件、报告、数据等材料，由相关责任部门或人员负责准备，要求内容真实、准确、简洁、规范，并在规定时间前提交给会务人员。3.通知到位：会务人员一般应提前若干个工作日将会议通知及相关材料送达参会人员，以便其有充足时间进行准备。紧急会议也应尽可能提前通知。4.会场布置：根据会议规模和需求，提前布置好会场，检查并调试好相关设备，确保满足会议需要。第九条会中管理1.签到登记：参会人员到达会场后应进行签到，以便统计参会人数，掌握出勤情况。2.议程执行：主持人宣布会议开始后，按照既定议程逐项进行。每个议题讨论完毕，主持人应进行小结。3.发言规范：发言应围绕议题，观点明确，言简意赅。如需补充发言或对他人观点进行回应，应征得主持人同意。4.会议记录：会议记录人员应全面、准确地记录会议内容，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员及原因、各议题讨论情况、形成的决议、明确的行动项、负责人及完成时限等关键信息。记录应力求客观，避免加入个人主观判断。第十条会后跟进1.纪要整理：会议结束后，会议记录人员应在规定时间内（通常为一个工作日内）整理完成会议纪要，经主持人审核确认后分发。2.纪要分发：会议纪要应及时分发给会议主持人、参会人员及相关执行部门，确保相关人员知晓会议决议和工作要求。3.决议执行：各责任部门或责任人应按照会议纪要明确的行动项，按时、保质、保量完成工作任务。4.跟踪督办：会议发起部门或指定的督办人员负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪、检查和督促，及时了解进展，协调解决遇到的问题。5.反馈评估：对于重要会议决议的执行结果，应及时向相关领导反馈，并可根据需要对会议效果进行评估，总结经验教训，持续改进会议管理。6.材料归档：会议过程中的相关材料，如会议通知、议程、参会名单、会议材料、会议记录、会议纪要等，应按照公司档案管理规定进行整理、归档，以备查阅。第四章会议形式与效率提升第十一条会议形式选择根据会议内容、参会人员分布及实际需求，可灵活选择现场会议、视频会议、电话会议或其组合形式。对于跨区域、人数较多或紧急情况下的沟通，鼓励采用高效的远程会议形式，以节省时间和差旅成本。第十二条效率提升措施1.控制频次时长：严格控制会议数量和频次，避免不必要的会议。对于确需召开的会议，应明确会议时长，力争在规定时间内完成所有议题。2.聚焦核心议题：会议议题应集中、明确，避免一次会议讨论过多无关或次要议题。对于复杂议题，可事先进行小范围沟通协调。3.提倡简短发言：鼓励参会人员言简意赅，直奔主题，减少不必要的客套和冗余表述。4.减少陪会：根据议题内容确定必要的参会人员，避免无关人员陪会，确保参会人员的专业性和针对性。5.运用辅助工具：积极利用信息化工具辅助会议管理，如日程共享、在线协作编辑会议材料、任务跟踪软件等，提升会议效率和协作水平。6.定期评估优化：各部门应定期对本部门组织的会议情况进行回顾和评估，分析会议的有效性和存在的问题，持续优化会议流程和组织方式。第五章监督与责任第十三条监督检查公司综合管理部门或指定的监督机构负责对本制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期抽查会议组织、会议纪律、决议执行等情况。第十四条责任追究对于违反本制度规定，导致会议无法正常进行、效率低下、决议得不到落实或造成不良影响的，将视情节轻重，对相关责任人进行提醒、批评教育直至与