会议记录与跟进计划

会议记录与跟进计划工具模板一、适用范围与典型场景本工具适用于各类会议场景，包括但不限于：部门周例会、项目启动会、跨部门协调会、客户需求沟通会、阶段性复盘会等。通过规范记录会议关键信息并明确后续行动计划，保证会议成果落地、责任到人，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升团队协作效率与项目推进速度。二、详细操作步骤（一）会前准备：明确夯实基础确认会议核心目标会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3执行方案”“解决客户反馈的功能bug”），并告知参会人员，保证讨论方向聚焦。梳理会议议程与材料根据会议目标梳理议程（建议不超过5个议题，每个议题明确讨论时长），并提前分发相关材料（如项目背景文档、数据报表等），让参会人员提前熟悉内容，提高会议效率。明确会议角色分工提前指定主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（负责记录关键信息，建议非核心发言人员担任）、参会人员（根据议题准备相关意见或数据），保证会议有序进行。（二）会中记录：抓取关键，精准留存记录会议基础信息按模板记录会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议议程等基础要素，保证信息完整可追溯。聚焦议题讨论与结论按议程顺序记录各议题的讨论要点：客观呈现各方观点（避免主观评判，如“**提出建议：优先优化A功能，因用户反馈占比最高”）；明确讨论后的结论或共识（如“最终确定：Q3项目优先开发A功能，B功能延后至Q4”）。细化待办任务与责任对会议中确定的行动计划，逐项记录：任务描述（清晰具体，避免模糊表述，如“完成用户调研报告”而非“做调研”）；负责人（明确到具体人，如“**”而非“相关部门”）；截止时间（精确到日期，如“2024年6月30日”）；所需资源/支持（如“需市场部提供用户调研样本数据”）。（三）会后整理与跟进：闭环管理，保证落地核对与完善会议记录会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（如有）或笔记，核对记录的准确性，重点检查决议事项、待办任务是否完整，保证无遗漏、无歧义，形成最终版会议记录。分发会议记录与待办清单将最终版会议记录通过团队协作工具（如企业钉钉等）分发给所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人，明确“如有异议请在24小时内反馈”，保证信息同步到位。制定跟进计划与进度跟踪根据待办任务清单，在项目管理工具（如飞书项目、Teambition等）中创建任务卡片，关联负责人与截止时间；主持人或指定跟进人每周/每双周检查任务进度，对逾期任务及时提醒协调，必要时组织专项会议解决问题；在下一次会议中优先回顾上次会议待办完成情况，形成“计划-执行-检查-闭环”的完整管理链条。三、会议记录与跟进计划模板表格（一）会议基础信息表项目内容会议名称例：项目Q3执行方案研讨会会议时间年月日时分-时分会议地点例：公司301会议室/线上会议（腾讯会议，会议号：X–）主持人记录人参会人员（姓名用号代替，例：、、）缺席人员及原因例：赵六（出差）/钱七（请假事由）会议议程1.议题一：Q3项目目标拆解与优先级排序2.议题二：资源需求与协调方案3.议题三：时间节点与责任分工（二）议题讨论与结论记录表序号议题名称讨论要点（客观记录各方观点）结论/决议（明确、可执行）1Q3项目目标拆解与优先级建议优先完成A功能，因用户调研显示需求占比60%；提出需同步考虑B功能的兼容性问题。确定：Q3核心目标为完成A功能开发及上线，B功能需求纳入Q4规划；兼容性问题由技术部出具评估报告。2资源需求与协调方案市场部：需2名设计支持UI优化；研发部：当前人力紧张，需增加1名前端开发。协调：人力资源部于6月15日前完成前端招聘；设计部优先保障A功能UI需求，市场部配合提供设计素材。3时间节点与责任分工：A功能开发周期预计8周，需7月1日启动；：用户测试需预留2周，需9月1日前完成。时间节点：7月1日研发启动，8月20日开发完成，8月21日-9月1日用户测试；负责人：研发**，测试赵六。（三）待办任务与跟进计划表序号任务描述负责人截止时间所需资源/支持完成状态（待开始/进行中/已完成/延期）备注（如遇到的问题）1完成A功能需求文档细化**2024-06-30需产品部提供最终需求确认函待开始-2前端开发岗位招聘启动陈七2024-06-15需人力资源部协助发布招聘信息进行中已收到3份简历，下周安排面试3出具B功能兼容性评估报告周八2024-06-25需测试部提供历史兼容性数据待开始-4用户测试方案制定赵六2024-07-20需市场部协助招募20名测试用户待开始测试用户筛选标准需同步明确四、使用注意事项记录客观性优先会议记录需避免主观臆断或情绪化表述，仅记录事实性内容（如“提出”“会议通过”），不添加个人评价（如“的观点错误”），保证记录的权威性与可参考性。任务描述清晰可执行待办任务需遵循“动词+宾语+结果”原则（如“完成A功能需求文档”而非“做需求”），避免使用“尽快”“适时”等模糊词汇，保证负责人明确“做什么”“做到什么程度”。及时性与闭环管理会议记录需在24小时内初稿、48小时内定稿并分发；待办任务需明确截止时间，跟进人需在节点前3天提醒，逾期24小时未反馈需升级至部门负责人协调，保证任务不拖延。模板灵活性调整根据会议类型（如决策类、沟通类、复盘类）可调整模板侧重点：决策类会议需重点记录决议与责任分工；复盘类会议需增加“问题分析”“经验总结”栏位，