采购流程规范及审批模板

采购流程规范及审批模板一、适用范围与启动条件需求部门已明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准及使用时间；采购预算已纳入部门年度预算或专项预算，且资金来源已落实；采购内容符合企业采购管理制度及国家相关法律法规要求，非禁止或限制采购物品。二、采购流程全环节操作指南1.采购需求发起与提报操作主体：需求部门负责人或指定采购专员*操作内容：（1）需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请表》（详见模板一），详细填写采购物品/服务信息、预估单价、总价、用途、紧急程度等，并附《需求说明》（如技术参数、图纸、服务要求等附件）；（2）部门负责人*对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。输出成果：《采购申请表》（含部门负责人签字及附件）2.采购预算审核操作主体：采购管理部门、财务部门*操作内容：（1）采购管理部门核对《采购申请表》中的采购项目是否在年度预算范围内，预算金额是否准确；（2）若超出年度预算，需求部门需提交《预算调整申请表》，经分管领导*审批后方可继续流程；（3）财务部门*复核预算总额及资金支付计划，确认无误后签字反馈。输出成果：预算审核意见（含采购管理部门、财务部门签字）3.供应商选择与确定操作主体：采购管理部门、需求部门、审计监督部门*（如需）操作内容：（1）采购管理部门根据采购项目类型（如货物、服务、工程），通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购等方式确定供应商；（2）对于金额较小或标准化的采购（如办公用品），可采用三家比价法，要求供应商提供书面报价单（详见模板二），采购管理部门联合需求部门对比价格、质量、交期等，形成《供应商评估报告》；（3）金额较大或复杂的采购项目，需邀请审计监督部门参与供应商评审，保证过程公平公正；（4）最终确定供应商后，由采购管理部门发出《中标通知书》或《成交通知书》。输出成果：《供应商评估报告》《中标通知书》《供应商报价单》4.采购合同签订操作主体：采购管理部门、法务部门（如需）、分管领导操作内容：（1）采购管理部门根据确定的供应商信息，拟定采购合同文本，明确双方权利义务、标的物规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款；（2）法务部门*对合同条款的合规性、完整性进行审核，提出修改意见；（3）采购管理部门与供应商协商确认合同内容后，由双方授权代表签字盖章，合同原件交采购管理部门、财务部门、需求部门存档。输出成果：采购合同（含双方签字盖章页）5.订单下达与执行跟踪操作主体：采购专员*操作内容：（1）采购管理部门根据采购合同，向供应商下达《采购订单》（详见模板三），明确交货时间、地点、运输方式等；（2）采购专员*定期跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况，保证按时交付；若遇延迟，需及时协调并通知需求部门。输出成果：《采购订单》、订单执行跟踪记录6.验收入库操作主体：需求部门、仓储管理部门（如需）、质量检验部门（如需）操作内容：（1）供应商按合同约定交付物品/服务后，需求部门会同仓储管理部门、质量检验部门（对质量有要求的物品）进行验收；（2）验收内容包括：物品数量、规格型号、质量标准、外观包装、随货文件（如合格证、检测报告）等，并填写《验收入库单》（详见模板四）；（3）若验收不合格，需求部门需在2个工作日内书面通知采购管理部门，由采购专员*与供应商协商退换货或索赔事宜，合格后方可入库。输出成果：《验收入库单》（含验收人员签字）、不合格品处理记录7.付款申请与审批操作主体：采购管理部门、财务部门、分管领导、总经理（如需）操作内容：（1）采购管理部门根据合同约定及验收合格结果，填写《付款审批表》（详见模板五），附采购合同、《验收入库单》、供应商发票（或收款凭证）等资料；（2）财务部门*审核发票真实性、金额准确性及付款条件是否符合合同约定；（3）按企业审批权限逐级审批（如部门经理、分管领导、总经理*），审批通过后由财务部门办理付款手续。输出成果：《付款审批表》（含各审批层级签字）、付款凭证8.采购资料归档操作主体：采购管理部门、档案管理部门*操作内容：采购活动结束后，采购管理部门将《采购申请表》、预算审核意见、《供应商评估报告》、采购合同、《采购订单》、《验收入库单》、《付款审批表》等资料整理成册，交档案管理部门*统一归档保存，保存期限不少于5年。输出成果：采购档案（含全套流程资料）三、核心环节配套表单模板模板一：采购申请表申请部门申请日期采购编号申请人联系方式紧急程度采购物品/服务信息名称规格型号单位用途说明附件清单（需求说明、图纸等）□技术参数□图纸□服务方案□其他：____________________部门负责人审核意见签字：__________日期：______采购管理部门意见签字：__________日期：______财务部门预算审核意见签字：__________日期：______模板二：供应商报价单（三家比价法）采购项目名称采购编号供应商名称A公司B公司C公司联系人联系方式报价日期报价明细物品名称规格型号单位数量质量承诺交货期付款方式供应商盖章模板三：采购订单订单编号签订日期供应商名称联系人联系方式地址采购明细物品名称规格型号单位数量合同编号付款方式其他约定□含运费□含税费□安装调试□其他：____________________采购部门负责人签字：__________日期：______供应商确认签字（盖章）：__________日期：______模板四：验收入库单验收日期验收单号采购订单号供应商名称验收部门验收人员验收明细物品名称规格型号单位应收数量不合格处理意见□退货□换货□折价接收□其他：____________________需求部门确认签字：__________日期：______仓储部门确认签字：__________日期：______质量部门确认（如需）签字：__________日期：______模板五：付款审批表付款部门付款日期供应商名称合同编号付款金额（大写）付款金额（小写）付款方式□银行转账□支票□其他：____________________账户信息付款事由□货款□预付款□质保金□其他：____________________附件清单□采购合同□《验收入库单》□发票□供应商收款凭证□其他：____________________采购部门意见签字：__________日期：______财务部门审核意见签字：__________日期：______分管领导审批意见签字：__________日期：______总经理审批意见（如需）签字：__________日期：______四、执行过程中的关键控制点需求真实性控制：需求部门对采购需求的必要性负责，严禁虚假采购或超需求采购；预算刚性控制：严格执行预算管理，无预算或超预算采购需履行预算调整程序，不得擅自支付；供应商合规性控制：供应商需具备合法经营资质，优先选择企业合格供应商名