采购订单审批及执行记录表

采购订单审批及执行记录表工具说明一、应用场景概述在企业采购管理中，为规范采购流程、明确审批责任、实时跟踪订单执行进度，保证采购活动合规、高效开展，特制定本工具。适用于各类采购场景（如办公用品采购、生产原材料采购、设备采购等），通过记录订单从申请、审批到执行、验收的全过程，实现采购流程的可视化、可追溯化管理，避免因流程混乱导致的采购延误、超预算或责任不清等问题。二、操作流程详解1.采购申请发起操作主体：需求部门（如生产部、行政部）申请人操作内容：（1）根据部门实际需求，填写《采购订单审批及执行记录表》基础信息，包括：申请日期、申请部门、申请人、采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、预估金额、用途说明、期望交付日期等。（2）附上相关支撑材料（如需求审批单、比价记录、技术参数要求等），保证采购需求合理、明确。关键动作：申请人需核对信息准确性，避免漏填、错填，特别是物品规格和数量，需与实际需求完全一致。2.部门初审操作主体：需求部门负责人操作内容：（1）审核采购需求的必要性（如是否为部门必需、是否存在替代方案）、预算合理性（预估金额是否在部门预算范围内）。（2）核对支撑材料的完整性，确认需求符合部门工作计划。（3）审核通过后，在“部门初审”栏签字并注明日期；若不通过，需注明意见退回申请人修改。关键动作：部门负责人需对初审结果负责，避免盲目审批或遗漏重要审核环节。3.多级审批（根据采购金额或物品类型分级）操作主体：采购部门、财务部门、分管领导/总经理（根据企业权限设置）操作内容：采购部门审核：（1）核对采购物品的规格、技术参数是否符合行业标准，是否存在更优替代供应商。（2）确认供应商信息（如是否为合格供应商、供应商资质是否有效），必要时进行询价或比价。（3）审核通过后，在“采购部门审核”栏签字；若需调整供应商或价格，与申请人沟通后修改。财务部门审核：（1）审核采购金额是否符合公司财务制度（如是否超预算、资金支付计划是否匹配）。（2）核对付款方式、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）是否符合财务要求。（3）审核通过后，在“财务部门审核”栏签字；若涉及预算外支出，需按流程申请追加预算。分管领导/总经理审批：（1）根据采购金额重要性（如达到公司规定的重大采购金额标准），由分管领导或总经理进行最终审批。（2）重点审批采购事项的战略必要性、大额支出的成本效益等。（3）审批通过后，在“最终审批”栏签字，确认订单可进入执行阶段。关键动作：各审批环节需在规定时限内完成（如一般采购2个工作日内，重大采购5个工作日内），避免流程拖延。4.订单下达与执行跟踪操作主体：采购部门操作内容：（1）审批通过后，采购部门根据确认的采购信息，制作正式采购订单（需包含订单编号、供应商全称、物品明细、单价、总金额、交付时间、付款条件、质量标准等），并加盖公司公章或合同章。（2）将采购订单发送至供应商，要求供应商确认并回复交货期。（3）在“执行跟踪”栏实时记录订单状态：订单下达日期、供应商确认日期；供应商生产/备货进度（如“已备货”“已发货”“物流单号：X”）；预计交付日期与实际交付日期的差异说明（如延迟需注明原因及解决方案）。关键动作：采购员需主动与供应商沟通，保证订单信息准确无误，跟踪进度并同步给需求部门。5.到货验收与记录操作主体：需求部门、采购部门、质检部门（如需）操作内容：（1）物品送达后，需求部门联合质检部门（涉及质量标准的物品）进行现场验收：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；检查外包装是否完好，物品是否有损坏或质量问题；按技术参数要求进行质量测试（如设备功能、原材料合格证等）。（2）验收合格：需求部门验收人在“验收结果”栏签字确认，注明验收日期；质检部门需在“质检意见”栏填写合格结论。（3）验收不合格：在“验收结果”栏注明不合格原因（如“规格不符”“质量问题”），并同步采购部门，由采购员联系供应商处理（如退换货、索赔等），处理结果需在“异常情况说明”栏记录。关键动作：验收需在物品送达后24小时内完成（特殊物品可约定），严禁未验收即投入使用或签收。6.资料归档操作主体：采购部门/行政部操作内容：（1）将《采购订单审批及执行记录表》原件、采购订单、供应商回复件、验收单、质检报告、付款凭证等相关资料整理成册，按订单编号归档。（2）电子版资料同步存入公司管理系统（如ERP、OA），便于后续查询和审计。关键动作：归档资料需完整、清晰，保存期限不少于3年（重大采购项目保存期限不少于5年）。三、记录表模板采购订单审批及执行记录表订单编号申请日期申请部门申请人期望交付日期采购物品信息物品名称规格型号单位数量预估单价（元）审批流程审批环节审批人审批意见审批日期部门初审采购部门审核财务部门审核最终审批执行信息供应商名称联系人联系方式订单下达日期供应商确认日期执行跟踪记录（可附页）验收结果验收人验收日期验收结论（合格/不合格）质检部门意见（如需）异常情况说明（不合格时填写）备注四、使用要点提示信息准确性：所有填写内容需真实、完整，特别是物品规格、数量、金额等关键信息，避免因信息错误导致采购纠纷或执行偏差。审批时效性：各审批环节需在规定时限内完成，确有特殊情况需延迟的，应提前告知申请人并说明原因，保证流程顺畅。执行跟踪及时性：采购员需主动跟踪订单进度，每周至少更新一次“执行跟踪记录”，遇延迟、异常等情况需第一时间反馈给需求部门及审批人。验收规范性：验收必须按订单约定的标准和流程执行，严禁“先签收后验收”或“简化验收流程”，验收不合格的物品需隔离存放并