档案管理背签制作标准规范

档案管理背签制作标准规范一、总则（一）目的与依据为规范档案管理过程中背签的制作与使用，确保档案信息的准确、清晰、规范，提高档案管理效率和利用质量，依据国家及行业有关档案管理的法规标准，结合实际工作需求，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本单位（或系统内）各类纸质档案、声像档案、实物档案等载体在整理、保管、利用环节中所需背签的设计、制作、填写与粘贴。电子档案的元数据著录可参照本规范相关信息要素执行。（三）基本原则档案背签制作应遵循以下原则：1.规范性原则：背签的格式、内容、填写方法等应符合本规范及相关档案管理制度的要求。2.准确性原则：背签所记载的信息必须与档案实体内容完全一致，真实可靠。3.清晰性原则：背签的字迹、图案应清晰可辨，易于识读和检索。4.耐久性原则：背签材质及填写工具应保证背签信息的长期保存，不易褪色、损坏。5.统一性原则：在同一单位或系统内，背签的样式、规格、主要信息项应保持统一。二、背签设计规范（一）材质选择背签材质应选择具有一定强度、耐久性和适宜书写性的纸张。推荐使用____克/平方米的中性复印纸、书写纸或专用档案背签纸。对于需要长期保存的重要档案，其背签材质应符合档案耐久性要求。（二）尺寸规格背签的尺寸应根据档案载体的大小和装订方式合理确定，以不覆盖档案原有信息、便于粘贴和查阅为原则。1.常规规格：推荐使用A4（210mm×297mm）、A5（148mm×210mm）或16开（185mm×260mm）等标准规格，或根据档案盒（夹）背脊宽度定制。2.特殊规格：对于大幅面图纸、照片等特殊载体档案，其背签尺寸可根据实际需要确定，但应保证信息完整和粘贴牢固。3.装订边预留：若背签用于装订成册的档案，应在左侧或上侧预留出适当宽度的装订边，一般不小于15毫米。（三）颜色背签颜色宜采用白色或浅色，以确保文字信息的清晰可读。如因分类管理需要，可采用不同颜色区分不同类别、年度或保管期限的档案，但颜色选择应遵循淡雅、统一的原则，避免过于鲜艳或深色影响阅读。三、背签信息内容与填写规范（一）基本信息项背签应包含以下基本信息项，各单位可根据实际情况增删可选信息项：1.档案题名：准确、完整地填写档案的全称或规范化简称。2.档号：按照本单位档案分类编号规则填写，应具有唯一性和可追溯性。3.责任者：填写档案形成单位或主要形成人。4.形成日期：填写档案形成的年度、月份，必要时精确到日。年份应填写全称。5.保管期限：按照国家或本单位规定的保管期限标准填写，如“永久”、“30年”、“10年”等。6.载体数量：填写档案的页数、册数、件数或其他计量单位。（二）可选信息项（根据需要选择）1.密级：对有保密要求的档案，填写其密级，如“绝密”、“机密”、“秘密”。2.备注：填写需要补充说明的其他重要信息，如档案的特殊状况、利用限制等。3.分类号：根据特定分类体系填写的分类标识。4.关键词：便于检索的核心词汇。（三）填写要求1.字迹清晰：填写时应使用正楷或行书，字迹工整、清晰、易认，不得潦草。2.内容准确：信息内容必须与档案实体一致，核对无误后方可填写。3.不得涂改：填写错误时，应重新制作背签，严禁随意涂改、刮擦、挖补。4.使用规范用笔：应使用黑色或蓝黑色墨水的钢笔、签字笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝色墨水笔等易褪色工具。5.数字与日期写法：数字应使用阿拉伯数字，年份应填写四位全称（如“2023年”而非“23年”），日期可采用“YYYY年MM月DD日”格式。6.语言规范：使用规范的中文简体字，避免使用错别字、不规范简化字和生僻字。专业术语应采用行业标准术语。四、背签排版与印刷要求（一）排版布局1.整体布局：信息项排列应清晰、美观、主次分明，便于快速识别和查阅。一般从上至下、从左至右排列。2.项目区分：各信息项名称（如“题名：”、“档号：”）与具体内容之间应有明显区分，可采用加粗、不同字号或加冒号等方式。3.留白适当：背签边缘及各信息项之间应留有适当空白，避免拥挤，保持页面整洁。（二）字体字号1.标题：如“档案背签”字样，可选用小二号或三号宋体、黑体加粗。2.信息项名称：可选用五号或小四号宋体、黑体加粗。3.信息内容：应选用五号或小四号宋体、楷体，确保清晰易读。4.字号选择：应根据背签整体尺寸和信息量综合确定，以视觉舒适、阅读方便为原则。（三）印刷要求1.印刷清晰：文字、线条应印刷清晰、完整，无模糊、断线、重影现象。2.套印准确：若采用多色印刷或套印，各色版应套印准确，误差不超过0.2毫米。3.油墨耐久：印刷油墨应具有良好的附着力和耐久性，不易褪色。五、背签粘贴与位置要求（一）粘贴牢固背签应使用符合档案保护要求的胶粘剂（如中性胶水、固体胶）粘贴，确保粘贴牢固、平整，无翘起、脱落现象。避免使用浆糊、胶带等易霉变或对档案材料有损害的胶粘剂。（二）位置规范1.单页文件：一般粘贴在文件的左上角或右上角，如文件左上角有装订线，则粘贴在右上角。2.成册档案：对于装订成册的档案，背签应粘贴在档案封面的左上角或右上角，或根据档案盒（夹）的设计粘贴在背脊指定位置。3.特殊载体：照片、光盘等特殊载体档案的背签，应粘贴在载体本身或其包装盒（袋）的显著位置，避免遮挡画面或损坏载体。4.统一位置：在同一批次或同一类别的档案中，背签的粘贴位置应保持统一，便于整齐排列和快速查找。六、背签管理与修订（一）管理责任档案管理部门负责本规范的组织实施、监督检查和解释工作。各形成部门应配合执行本规范。（二）检查与维护档案管理人员在日常工作中应注意检查背签的完好情况，对脱落、损坏、信息不清的背签应及时修补或重新制作。（三）规范修订本规范应根据国家相关法规政策的变化、单位档案