档案管理责任制考核制度

PAGE档案管理责任制考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，明确档案管理各环节的责任，特制定本档案管理责任制考核制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的责任界定与考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确档案管理过程中各部门和人员的职责，做到责任清晰，便于考核与追究。3.高效利用原则：在保证档案质量的前提下，充分挖掘档案价值，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理培训，提高全员档案管理意识和技能。3.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、业务档案等，确保档案的完整、准确和安全。4.按照档案分类标准对档案进行科学分类、编号、整理和装订，建立档案检索系统，方便档案查询和利用。5.负责档案的数字化处理工作，提高档案管理信息化水平，实现档案信息资源共享。6.定期对档案进行鉴定，按照规定程序进行档案的销毁或移交。7.参与公司重大活动、项目的档案收集、整理和归档工作，确保相关档案资料齐全、完整。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门日常档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的真实、准确和完整。2.按照公司档案管理制度和分类标准，对本部门档案进行分类整理，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的档案信息和资料，配合档案管理部门进行档案清查、统计等工作。4.负责本部门档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失或泄露。5.对本部门员工进行档案管理知识培训，提高员工档案意识，规范员工档案收集、整理行为。（三）员工个人职责1.妥善保管个人在工作中形成的各类文件资料，按照公司档案管理要求及时整理并移交至本部门兼职档案员。2.在工作中严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料，确保个人档案信息真实、准确。3.积极配合公司档案管理工作，在需要时及时提供相关档案资料，协助档案管理部门开展档案查询、利用等工作。三、档案管理工作流程及考核标准（一）档案收集1.流程各部门兼职档案员负责收集本部门在日常工作中形成的各类文件、资料、图表、合同等档案材料。员工个人应及时将工作中形成并具有保存价值的文件资料移交至本部门兼职档案员。对于公司重大活动、项目产生的档案，相关部门应指定专人负责收集，并在活动结束或项目完成后及时移交至档案管理部门。2.考核标准档案收集及时率：考核各部门兼职档案员是否按照规定时间及时收集档案，及时率应达到[X]%以上。每发现一次未及时收集档案的情况，扣减相应部门兼职档案员绩效分[X]分。档案收集完整性：检查收集的档案是否涵盖了本部门工作中产生的各类重要文件资料，有无遗漏。发现一处重要档案遗漏，扣减相应部门兼职档案员绩效分[X]分。（二）档案整理1.流程各部门兼职档案员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目。对文件资料进行装订、编页，去除金属物，确保档案整齐、美观。档案管理部门对各部门移交的档案进行审核，对不符合整理要求的档案退回原部门重新整理。2.考核标准档案整理规范率：考核档案整理是否符合公司档案分类标准和整理规范要求，规范率应达到[X]%以上。发现一处整理不规范的情况，扣减相应部门兼职档案员绩效分[X]分。档案编目准确性：检查档案编目信息是否准确无误，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。编目信息错误一处，扣减相应部门兼职档案员绩效分[X]分。（三）档案保管1.流程档案管理部门建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备。对档案进行科学存放，按照档案类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放位置正确，发现问题及时处理。各部门兼职档案员负责本部门档案在临时存放期间的安全保管，采取适当的防护措施，防止档案损坏、丢失。2.考核标准档案保管设施设备完好率：检查档案库房设施设备是否正常运行，完好率应达到[X]%以上。设施设备出现故障一处，影响档案保管安全的，扣减档案管理部门绩效分[X]分。档案清查准确率：考核档案清查结果与实际档案情况的相符程度，准确率应达到[X]%以上。每发现一处档案数量或存放位置不符的情况，扣减档案管理部门或相关部门兼职档案员绩效分[X]分。档案安全事故发生率：统计档案保管期间是否发生档案损坏、丢失、泄露等安全事故，发生率应为零。发生一次安全事故，视情节严重程度扣减档案管理部门或相关部门兼职档案员绩效分[X][X]分，并追究相关人员责任。（四）档案利用1.流程公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门根据查阅申请，提供相应档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，到期应及时归还。档案管理部门对档案利用情况进行跟踪，确保档案及时归还，未出现逾期未还或档案损坏等情况。2.考核标准档案查阅申请审批及时率：考核档案查阅申请审批流程是否顺畅，及时率应达到[X]%以上。每发现一次审批不及时的情况，扣减相关审批人员绩效分[X]分。档案借阅归还及时率：检查借阅档案是否按时归还，及时率应达到[X]%以上。出现一次逾期未还的情况，扣减借阅人绩效分[X]分，并视情节轻重给予相应处罚。档案利用记录完整性：考核档案查阅、借阅登记记录是否完整，记录信息是否准确。发现一处记录不完整或不准确的情况，扣减档案管理部门绩效分[X]分。（五）档案鉴定与销毁1.流程档案管理部门定期对档案进行鉴定，组成档案鉴定小组，根据档案保管期限和实际价值，确定档案的存毁。对拟销毁的档案编制档案销毁清册，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限等信息。档案销毁清册经公司领导审批后，在指定地点由专人负责监督销毁，并在销毁清册上签字确认。对已销毁档案的相关信息进行登记备案，永久保存销毁记录。2.考核标准档案鉴定准确性：考核档案鉴定结果是否准确合理，符合档案保管期限规定和公司实际情况。发现一处鉴定不准确的情况，扣减档案管理部门绩效分[X]分。档案销毁程序合规性：检查档案销毁是否按照规定程序进行，有无领导审批、监督销毁等环节。发现一处程序不合规的情况，扣减档案管理部门绩效分[X]分，并追究相关人员责任。档案销毁记录完整性：考核档案销毁记录是否完整，包括销毁清册、审批文件、监督销毁记录等。记录不完整一处，扣减档案管理部门绩效分[X]分。四、考核与奖惩（一）考核周期档案管理责任制考核每半年进行一次，每年末进行年度综合考核。（二）考核方式1.自评：各部门兼职档案员及相关责任人按照本制度要求，对本部门及个人档案管理工作进行自我评价，填写自评表，提交至档案管理部门。2.互评：各部门之间相互评价档案管理工作情况，重点评价档案移交的及时性、完整性和规范性等方面，互评结果反馈至档案管理部门。3.档案管理部门评价：档案管理部门根据日常检查、监督情况，对各部门档案管理工作进行综合评价，提出考核意见。（三）考核结果评定考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。1.优秀：各项考核指标均达到[X]%以上，且在档案管理工作中有突出表现，如创新管理方法、提高档案利用效率等。2.良好：各项考核指标达到[X]%[X]%之间，档案管理工作规范，无明显失误。3.合格：各项考核指标达到[X]%[X]%之间，基本完成档案管理工作任务，但存在一些小问题。4.不合格：各项考核指标未达到[X]%，或在档案管理工作中出现严重失误，如档案丢失、泄露等重大事故。（四）奖惩措施1.奖励对于考核结果为优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。在档案管理工作中有