主席会议记录工作制度

主席会议记录工作制度一、主席会议记录工作制度

（一）总则

主席会议记录工作制度旨在规范主席会议记录的撰写、审核、归档和管理，确保会议记录的准确性、完整性和保密性，为会议决策提供可靠依据，并为后续工作提供有效参考。本制度适用于所有主席会议的记录工作，包括但不限于主席例会、专题会议、临时会议等。所有参与会议记录工作的人员应严格遵守本制度，确保会议记录工作的高效、规范和有序进行。

（二）记录职责

1.会议记录员由指定人员担任，负责会议记录的全程工作。记录员应在会议开始前熟悉会议议程和相关资料，做好记录准备工作。

2.记录员应准确记录会议的各项内容，包括会议时间、地点、参会人员、主持人、缺席人员、会议议题、发言内容、讨论过程、表决结果等。

3.记录员应确保记录内容真实、客观、完整，避免个人主观意见的干扰。记录员应注重语言的规范性和专业性，使用准确、简洁的语言进行记录。

4.会议结束后，记录员应及时整理会议记录，确保记录内容的逻辑性和连贯性。记录员应在规定时间内将会议记录提交给相关负责人审核。

（三）记录要求

1.会议记录应包括以下基本要素：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员名单、缺席人员名单、主持人、记录员、会议议程、各议题的发言内容、讨论过程、表决结果等。

2.记录员应在会议过程中保持专注，准确记录每个人的发言内容，特别是主席的指示和重要决策。记录员应注意记录的详略得当，对于重要议题和关键发言应详细记录，对于一般性讨论可以适当简化。

3.记录员应使用规范的记录符号和格式，确保记录内容的清晰易读。记录员应避免使用模糊不清的词语和句子，确保记录内容的准确性和可理解性。

4.记录员应在会议结束后立即整理会议记录，删除无关内容和冗余信息，确保记录内容的简洁性和高效性。

（四）审核与修改

1.会议记录完成后，应由相关负责人进行审核。审核人应检查记录内容的准确性、完整性和逻辑性，确保记录内容符合会议实际情况。

2.审核人应在规定时间内完成审核工作，并提出修改意见。记录员应根据审核意见对会议记录进行修改，确保记录内容的完善和准确。

3.审核人应确保会议记录的保密性，避免记录内容泄露给无关人员。审核人应在修改完成后，将会议记录签章确认，并提交给指定部门归档。

（五）归档与管理

1.会议记录完成后，应由指定部门进行归档管理。归档部门应建立会议记录档案，确保档案的完整性和安全性。

2.会议记录档案应包括会议记录原件、审核意见、修改记录等。归档部门应确保档案的有序存放，方便查阅和管理。

3.会议记录档案的查阅应严格遵守保密规定，只有授权人员才能查阅档案内容。归档部门应定期对档案进行清理和销毁，确保档案的时效性和安全性。

4.会议记录档案的电子版应备份到指定存储设备，确保档案的可靠性和安全性。归档部门应定期对电子版档案进行检查和修复，确保档案的完整性和可用性。

（六）保密要求

1.会议记录涉及机密信息和重要决策，所有参与记录工作的人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议记录内容。

2.记录员在会议过程中应注意保护参会人员的隐私，不得记录无关人员的个人信息和敏感内容。

3.审核人和归档人员应确保会议记录的保密性，不得将记录内容泄露给无关人员。违反保密规定的人员将承担相应的法律责任。

4.会议记录的查阅和使用应严格遵守保密规定，只有授权人员才能查阅和使用记录内容。未经授权的人员不得擅自查阅和使用会议记录。

二、会议记录的准备工作

（一）会议通知与议程确认

主席会议的召开通常需要提前进行通知，通知中应明确会议的具体时间、地点、参会人员以及会议的主要议题。会议记录员在接到会议通知后，应首先确认会议的基本信息，并了解会议的预期目标和重要程度。这一步骤对于后续的记录工作至关重要，因为它有助于记录员提前做好准备，明确记录的重点和方向。

记录员应仔细阅读会议通知，特别是会议议程部分，确保对每个议题的内容和目的有清晰的认识。如果议程中包含一些专业术语或特定领域的知识，记录员应在会议前进行必要的查询和学习，以便在会议中能够准确理解并记录相关内容。此外，记录员还应与会议组织者进行沟通，确认是否有需要特别关注的事项或补充材料，以便在记录时能够有所侧重。

（二）资料收集与准备

在确认会议议程后，记录员应收集与会议议题相关的资料，包括但不限于之前的会议记录、相关文件、数据报告等。这些资料有助于记录员在会议中更好地理解讨论内容，并在记录时能够提供更全面的信息。

收集资料的过程中，记录员应注意资料的准确性和时效性，确保所使用的资料是最新的、最可靠的。对于一些重要的资料，记录员还应进行备份，以防在会议中丢失或损坏。此外，记录员还应将收集到的资料进行分类整理，方便在会议中快速查找和使用。

除了收集外部资料，记录员还应准备会议记录所需的工具和设备，包括记录本、笔、笔记本电脑、录音设备等。对于需要使用电子设备进行记录的情况，记录员还应确保设备的电量充足，并提前进行测试，以防在会议中出现技术问题。

（三）记录员的选择与培训

主席会议的记录工作对记录员的能力和素质要求较高，因此，选择合适的记录员至关重要。记录员应具备良好的听察能力、写作能力和保密意识，能够在会议中准确、快速地记录发言内容，并确保记录的保密性。

在选择记录员时，应考虑其专业背景、工作经验和性格特点。例如，如果会议涉及专业领域的问题，记录员应具备相应的专业知识，以便在会议中更好地理解讨论内容。此外，记录员还应具备良好的沟通能力和团队合作精神，能够在会议中与其他工作人员协调配合，确保记录工作的顺利进行。

对于新任记录员或需要提高记录技能的人员，应进行必要的培训。培训内容应包括会议记录的基本技巧、记录工具的使用方法、保密规定等。通过培训，记录员能够更好地掌握记录工作所需的技能和知识，提高记录的质量和效率。

培训过程中，还应注重培养记录员的保密意识，使其明确保密的重要性，并掌握保护会议记录安全的方法。例如，记录员应了解哪些信息属于机密信息，如何正确处理敏感信息，以及在何种情况下需要报告保密问题等。

（四）会议环境的布置与检查

会议环境的布置与检查是会议记录准备工作的重要环节，它直接影响着记录工作的顺利进行。记录员应在会议开始前到达会议地点，对会议环境进行初步的检查和布置。

首先，记录员应检查会议场所是否安静、整洁，是否有足够的照明和通风。一个良好的会议环境有助于记录员集中注意力，提高记录的准确性。如果会议场所不符合要求，记录员应及时进行调整或向会议组织者反映，确保会议环境能够满足记录工作的需要。

其次，记录员应检查会议设备是否正常工作，包括音响设备、投影仪、录音设备等。这些设备对于记录工作至关重要，因为它们能够帮助记录员更好地捕捉会议内容。如果设备出现故障，记录员应及时进行维修或更换，确保会议能够顺利进行。

此外，记录员还应检查会议桌椅的摆放是否合理，是否有足够的记录空间。记录员需要在一个舒适、方便的环境中工作，以便能够更好地专注于记录任务。如果会议桌椅的摆放不符合要求，记录员应及时进行调整，确保自己能够舒适地完成记录工作。

最后，记录员还应检查会议材料是否齐全，包括会议议程、相关文件、数据报告等。这些材料是记录员在会议中参考的重要依据，如果材料不齐全，记录员应及时补充，确保自己能够全面地了解会议内容。

三、会议记录的撰写规范

（一）记录内容的基本要素

主席会议记录应全面反映会议的各个方面，确保记录内容的完整性和准确性。记录内容应涵盖会议的基本信息、议题讨论、决策结果等关键要素，以便后续查阅和执行。

首先，会议的基本信息是记录的基础，包括会议的名称、时间、地点、参会人员名单、缺席人员名单、主持人、记录员等。这些信息有助于明确会议的背景和参与者，为后续的分析和决策提供参考。

其次，会议议题是记录的重点，应详细记录每个议题的讨论过程、发言内容、争议焦点和最终结论。记录员应关注每个议题的提出、讨论和决策过程，确保记录内容的连贯性和逻辑性。

此外，决策结果是会议记录的重要组成部分，应准确记录会议的表决结果、通过决议等关键信息。这些信息对于后续工作的执行至关重要，因此记录员需要特别注意确保决策结果的准确性和完整性。

最后，会议记录还应包括一些补充信息，如会议的氛围、参会人员的反应等，这些信息有助于更好地理解会议的实际情况，为后续的工作提供参考。

（二）记录的详略要求

主席会议记录的详略程度应根据会议的重要性和议题的复杂程度进行调整。对于重要议题和关键发言，应进行详细记录，确保记录内容的全面性和准确性；对于一般性讨论，可以适当简化，突出重点内容。

记录员在会议过程中应保持敏锐的观察力，判断哪些内容需要详细记录，哪些内容可以简化。例如，对于主席的指示、重要决策、关键数据等，应进行详细记录，确保这些信息能够被完整地保留下来。而对于一些一般性的讨论或重复性的发言，可以适当简化，避免记录内容的冗长和繁琐。

此外，记录员还应根据会议的议程和目标，调整记录的详略程度。如果会议的主要目的是进行决策，那么记录员应重点关注决策过程和结果，对于其他讨论可以适当简化。如果会议的主要目的是进行信息交流和讨论，那么记录员应全面记录会议的讨论内容，确保信息的完整性和准确性。

记录的详略程度还应考虑记录员个人的记录能力。如果记录员能够快速、准确地记录会议内容，那么可以适当增加记录的详细程度；如果记录员的记录速度较慢，那么可以适当简化记录内容，确保记录的完整性和效率。

（三）记录语言的规范性与准确性

主席会议记录的语言应规范、准确、简洁，避免使用模糊不清的词语和句子。记录员应使用正式的书面语言，确保记录内容的可读性和专业性。

记录员在会议过程中应避免使用口语化表达或个人主观意见，确保记录内容的客观性和公正性。例如，如果参会人员使用了口语化表达或非正式用语，记录员应将其转换为正式的书面语言，确保记录内容的规范性。

此外，记录员还应确保记录内容的准确性，避免出现错别字、语法错误等低级错误。记录员应在会议结束后立即整理会议记录，检查记录内容的准确性，确保记录内容的可靠性和可信度。

记录员还应使用规范的记录符号和格式，确保记录内容的清晰易读。例如，可以使用项目符号、编号等方式，对记录内容进行分类和整理，使记录内容更加条理清晰。

（四）记录的实时性与同步性

主席会议记录应尽可能实时地进行，确保记录内容的同步性和准确性。记录员应在会议过程中保持专注，及时记录每个人的发言内容，避免遗漏重要信息。

记录员应使用高效的记录方法，如速记、缩写等，提高记录速度，确保能够同步记录会议内容。同时，记录员还应注意记录的连贯性，确保记录内容的前后一致和逻辑性。

如果会议内容较为复杂或发言速度快，记录员可以适当使用录音设备辅助记录，但应在会议开始前征得参会人员的同意，并确保录音设备的质量和效果。会议结束后，记录员应将录音内容与书面记录进行核对，确保记录内容的完整性和准确性。

记录员还应注意记录的实时性，避免在会议过程中出现长时间的停顿或中断。如果会议过程中出现需要记录员暂时离开的情况，应提前告知参会人员，并确保在离开前完成关键内容的记录。

四、会议记录的审核与修改

（一）审核流程与责任

会议记录在初步完成后，并非即刻定稿，而是需要经过一个严谨的审核流程，以确保其准确性、完整性与规范性。这一流程是保证会议记录质量的关键环节，直接关系到记录能否真实反映会议情况，能否为后续工作提供有效支撑。审核流程的设定，旨在通过不同层级、不同角度的检查，最大限度地发现并纠正记录中可能存在的错误或遗漏。

审核流程通常由相关负责人启动。在记录员将初步整理好的会议记录提交后，相关负责人，通常是会议主持人或指定的高层级领导，会首先进行审阅。这一步骤主要是从宏观层面把握记录的整体质量，确认记录是否涵盖了所有重要议题，基本框架是否合理，以及整体风格是否符合要求。负责人会重点关注会议的核心决策、重要指示以及关键数据的准确性。

随后，审核流程会进入更细致的阶段，由具备相关专业背景或经验的部门负责人或chuyêngia进行审核。这些审核人员往往对会议涉及的特定领域有深入了解，能够从专业角度判断记录内容的科学性、逻辑性以及术语使用的准确性。例如，如果会议讨论的是项目规划，那么负责项目管理的部门负责人就会重点关注计划目标、时间节点、资源配置等细节的记录是否准确无误。这一环节的审核，旨在确保记录内容的专业性和深度，避免因理解偏差导致信息失真。

审核责任是明确的。记录员对记录的原始内容负责，负责人对审核的整体流程和质量负责，而专业审核人员则对记录内容在特定领域的准确性和专业性负责。这种分工协作的审核机制，能够从多个维度提升会议记录的质量。

（二）审核内容与标准

审核会议记录时，需要关注多个方面，并依据明确的标准进行判断。首先，审核人员会检查记录的完整性，确认是否所有列在议程上的议题都已记录，是否有重要的发言或讨论被遗漏。一个完整的记录应该能够让未参加会议的人大致了解会议的进程和结果。

其次，审核的重点在于准确性。这包括对事实的准确记录，如发言人的身份、发言的核心观点、讨论的结果、表决的情况等，都必须与实际情况相符。对于引用的数据、文件名称、时间节点等，更要逐一核对，确保没有偏差。例如，如果会议中提到某个项目的预算是五百万元，记录中就不能写成五百或五百万，必须写清楚是五百万元人民币。

再次，审核会关注逻辑性。会议记录虽然不是学术论文，但也应具备基本的逻辑顺序。议题的讨论应该按照议程的顺序进行，每个议题的记录应该条理清晰，前后的叙述应该连贯，避免出现跳跃或矛盾。如果会议中讨论的内容涉及到前后关联，记录中也应该体现出这种逻辑关系。

此外，语言表达的规范性和清晰度也是审核的重要标准。记录应使用书面语，避免口语化表达和含糊不清的词语。句子结构应完整，表达应简洁明了，以便阅读者能够轻松理解。对于专业术语的使用，应确保准确，必要时可进行简要解释，但整体上应力求通俗易懂。

最后，保密性也是审核不可或缺的一环。审核人员需要检查记录中是否包含不应公开的敏感信息，如未公开的人事变动意向、具体的财务数据、尚未发布的政策细节等。如果发现此类信息，必须根据规定进行脱密处理或直接删除。

（三）修改要求与流程

审核发现的问题需要通过修改来纠正。修改工作是会议记录定稿前的最后打磨，其目的是将记录内容提升到符合要求的标准。修改要求明确，旨在确保每一次修改都是有效且精准的，避免无效劳动或引入新的错误。

修改首先应遵循“少改、准改”的原则。记录员在收到审核意见后，应首先仔细研究，判断哪些意见是正确的、需要采纳的。对于明显的笔误、错别字、标点符号错误等，可以及时修正。但对于内容性的修改，则需要更加谨慎，确保修改的依据充分，修改的内容准确。

修改流程通常是交互式的。记录员根据审核意见进行初稿修改后，将修改版本再次提交给审核人。审核人再次进行审阅，确认修改是否到位，是否有新的问题出现。这个过程可能需要多次反复，直到审核人认为记录已经达到了规定的质量标准为止。在这个过程中，记录员应与审核人保持沟通，及时了解修改的要求和方向，避免出现理解偏差。

修改时，应保留修改痕迹，特别是对于重要的内容修改。这有助于追踪记录的演变过程，也为后续的审计或追溯提供依据。可以使用修订模式或在旁边标注修改说明，清晰地标示出哪些内容被修改了，修改的原因是什么，以及修改后的结果是什么。

记录员在修改过程中，应注重保持记录的整体风格和语气的一致性。避免因为多次修改而使得记录显得支离破碎或前后矛盾。对于一些需要补充说明的地方，可以通过添加注释或脚注的方式进行处理，而不是直接在正文中进行大幅度的调整。

（四）审核意见的处理

审核过程中，审核人可能会提出各种意见，从细微的措辞调整到重大的内容补充或修正。这些意见的处理是审核与修改环节的核心，直接关系到最终会议记录的质量。处理审核意见需要遵循一定的原则和流程，确保意见得到有效落实，同时维护记录的客观性和准确性。

首先，记录员需要认真研究每一条审核意见。对于意见的具体内容、提出的原因、建议的修改方式等，都要进行仔细的理解和分析。如果对某条意见存在疑问，应及时向审核人请教，确保对意见的理解准确无误。

其次，根据意见的性质和重要性，进行分类处理。一些是笔误或格式问题，可以立即修改。一些是内容上的小问题，比如个别数据或日期的偏差，需要核实后进行修正。还有一些可能是观点上的不同，或者是对某些讨论背景的解释需要更清晰，这类意见则需要更谨慎地处理。

对于内容性的修改意见，特别是涉及到会议决策或重要观点的修改，记录员不能随意采纳或否定。需要与会议主持人或相关决策者进行沟通确认，确保修改的内容符合会议的实际情况和最终意愿。如果修改意见与会议事实不符，或者可能曲解会议原意，记录员应婉拒该意见，并说明理由。

处理审核意见时，记录员应保持客观中立的态度。无论是来自谁的审核意见，都应基于事实和逻辑进行分析判断，而不是仅仅因为意见的来源而盲目接受或拒绝。同时，也要尊重审核人的专业判断，对于合理的、有依据的意见，应积极采纳。

在处理意见的过程中，记录员应做好沟通记录，特别是对于那些有争议或需要特别说明的修改意见。这有助于保持记录的透明度，也为后续的工作留有凭证。当所有审核意见都得到妥善处理，记录内容最终确定后，应将最终的审核意见和处理结果一并存档，作为会议记录的一部分。

五、会议记录的归档与管理

（一）归档流程与要求

会议记录在经过审核修改并确认无误后，并非束之高阁，而是需要进入规范的归档管理环节。这一环节旨在确保会议记录的安全存储、有序管理和方便查阅，使其能够长期发挥其作为历史记录和决策依据的作用。归档流程的规范化，是保证会议记录价值得以持续体现的基础保障。

归档流程通常由指定的档案管理部门或人员负责执行。在记录最终定稿并打印出来后，记录员或审核人会将记录原件按照规定格式进行整理，包括添加必要的封面、目录、页码等。整理好的记录原件应妥善保管，避免在归档前发生损坏或遗失。

随后，需要填写归档登记表。登记表中应包含会议的基本信息，如会议名称、召开时间、参会人员、记录员等，以及记录的页数、归档日期、保管期限等关键内容。填写完毕的登记表需要相关负责人签字确认，作为记录正式归档的凭证。

接下来，将整理好的记录原件和填写好的登记表一同移交至档案管理部门。档案管理部门会对移交的记录进行再次检查，核对内容是否完整、格式是否符合要求、手续是否齐全。确认无误后，档案管理部门会为每份记录分配唯一的档案编号，并将其录入档案管理系统。

对于电子版的会议记录，归档流程也有相应的规定。需要将记录文件按照统一的文件名规范进行命名，并存储在指定的服务器或存储介质上。同时，也需要在档案管理系统中进行登记，记录文件的存储路径、创建时间、修改记录等信息。对于重要的电子记录，还应进行备份，存储在不同的物理位置，以防数据丢失。

归档要求严格，旨在确保记录的完整性、安全性和可访问性。首先，要求记录内容完整，确保归档的记录是最终定稿版本，包含所有必要的信息，没有遗漏。其次，要求物理载体安全，无论是纸质记录还是电子文件，都应存储在适宜的环境条件下，如恒温恒湿的档案室，防止因环境因素导致记录损坏。对于纸质记录，还应采取防虫、防火、防潮等措施。对于电子记录，则要确保存储设备的安全，并定期进行数据备份和系统维护。

（二）保管期限与分类

不同的会议记录具有不同的重要性和参考价值，因此其保管期限也应有所不同。明确各类会议记录的保管期限，是档案管理工作的核心内容之一，它关系到档案资源的有效利用和存储成本的合理控制。

保管期限的划分通常依据会议的性质、重要性以及其后续工作的参考价值来确定。例如，涉及重大决策、重要人事任免、重大投资项目等会议的记录，由于其影响深远，需要长期保存，保管期限可能长达几十年甚至更长。而一些常规性的例会记录，其参考价值相对较短，保管期限可以适当缩短，如几年或十几年。

档案管理部门会根据相关规定，制定详细的会议记录保管期限表。该表格会列出不同类型的会议记录及其对应的保管期限，为实际工作中的归档提供明确的依据。制定保管期限表时，会综合考虑国家相关法律法规的要求、组织内部管理的需要以及档案的利用价值等因素。

会议记录的分类也是归档管理的重要环节。合理的分类能够使档案资源更加有序，便于检索和利用。分类可以按照会议的类型进行，如分为例会记录、专题会议记录、临时会议记录等。也可以按照会议的层级进行分类，如分为主席会议记录、部门会议记录、小组会议记录等。

在分类的基础上，还可以进行更细致的细分。例如，对于主席会议记录，可以根据议题的性质进行分类，如分为战略规划类、人事管理类、财务管理类等。对于专题会议记录，可以根据专题所属的领域进行分类，如分为技术研发类、市场营销类、客户服务类等。

分类的方法应保持一致性和稳定性，一旦确定，不宜随意更改。这有助于档案管理系统的长期维护和档案利用的连续性。分类体系应清晰明了，便于档案工作人员和利用者理解和操作。

（三）查阅与利用管理

会议记录作为重要的信息资源，在存档后并非完全不能被接触和使用。合理的查阅与利用管理机制，能够在保证信息安全的前提下，充分发挥会议记录的价值，为组织的工作提供支持。

查阅会议记录需要遵循一定的程序。通常情况下，需要提出查阅申请，说明查阅的目的、范围和具体需求。申请应由查阅人所在部门或上级领导签字批准，特别是对于查阅涉及敏感信息或保密内容的记录，需要经过更严格的审批程序。

档案管理部门在接到查阅申请后，会进行审核。审核的内容包括查阅人的身份、查阅目的的合理性、查阅范围的合法性等。如果申请符合规定，档案管理部门会安排查阅时间，并提供必要的查阅条件，如提供纸质记录或电子文件，以及必要的检索工具。

查阅过程中，需要遵守保密规定。查阅人应爱护档案，不得涂改、圈划、撕毁或带走记录原件。对于电子记录，应遵守使用规定，不得进行复制、下载或传播。查阅人应严格遵守查阅范围，不得查阅与其工作无关的记录。

对于利用会议记录进行信息研究、决策支持或撰写报告等行为，也需要经过相应的审批。利用的目的应明确，利用的方式应合规，利用的结果应妥善管理。特别是对于涉及敏感信息或保密内容的利用，需要经过更严格的审批和控制。

档案管理部门应建立查阅利用登记制度，记录每一次查阅和利用的情况，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、利用目的等。这有助于追踪档案的利用情况，也为后续的档案管理提供参考。

（四）保密与安全措施

会议记录往往包含组织的内部信息、决策过程、未公开的数据等，具有很高的保密价值。因此，在归档和管理的全过程中，必须采取严格的保密与安全措施，确保记录不被泄露、不被篡改、不被损坏，始终处于安全可控的状态。

保密措施首先体现在物理安全上。纸质记录应存储在锁定的档案柜或档案室中，只有授权人员才能接触。档案室应具备防盗、防火、防潮、防虫等安全设施，并保持环境的清洁和干燥。对于存放电子记录的服务器或存储介质，也应放置在安全的环境中，并设置访问权限。

其次，是管理安全。档案工作人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。需要建立严格的借阅、归还制度，确保记录在流转过程中始终处于监控之下。对于查阅和利用记录的行为，应进行登记和管理，及时发现和处理异常情况。

技术安全也是保密的重要保障。对于电子记录，应采取加密、访问控制等技术手段，防止未经授权的访问和修改。应定期进行安全检查和漏洞扫描，及时修复安全漏洞。对于重要的电子记录，应进行备份，并存储在不同的物理位置，以防数据丢失。

此外，还需要制定应急预案。针对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，应制定相应的应急预案，确保在事件发生时能够迅速采取措施，最大限度地减少损失。定期进行应急演练，提高档案工作人员的应急处置能力。

通过上述一系列的保密与安全措施，能够有效保障会议记录的安全，使其在履行历史记录和决策参考功能的同时，也能维护组织的利益和信息安全。

六、制度执行与监督

（一）责任主体与职责分工

主席会议记录工作制度的有效执行，依赖于明确的责任主体和清晰的职责分工。只有每个参与环节的人员都清楚自己的职责，并切实履行，才能确保制度运行的顺畅和记录工作的质量。责任主体主要包括会议记录员、审核人、档案管理人员以及会议主持人或组织者。

会议记录员是制度执行的核心执行者，承担着记录工作的主要责任。从会议前的准备，到会议中的实时记录，再到会议后的初步整理，记录员需要全程参与并确保每个环节的质量。记录员不仅要具备良好的听察能力、书写能力和保密意识，还需要熟悉会议流程和议事规则，以便更准确地捕捉会议的关键信息。记录员对记录的原始准确性和完整性负首要责任。

审核人是制度执行的关键把关者。审核人负责对初步完成的会议记录进行细致的检查，确保记录内容符合事实、逻辑清晰、语言规范，并符合保密要求。审核人需要具备相应的专业背景和经验，能够从宏观和微观两个层面审视记录质量。审核人不仅要检查记录的细节，还要关注记录的整体框架和核心观点，确保其能够真实反映会议情况。审核人对记录的最终质量负重要责任。

档案管理人员是制度执行的保障者。他们负责将审核无误的会议记录按照规定进行整理、归档和保管，并建立完善的档案检索系统，方便后续查阅。档案管理人员需要严格遵守档案管理法规和保密制度，确保记录的安全性和可追溯性。档案管理人员对记录的保管安全、有序管理和便捷利用负直接责任。

会议主持人或组织者对整个会议的顺利进行和记录工作的质量承担领导责任。他们需要在会前明确会议要求，并在会中引导讨论，确保会议高效进行。会议结束后，主持人或组织者通常会参与或委托他人参与审核环节，并对最终记录的签发负责。他们还需要监督制度的执行情况，确保各项要求得到落实。

（二）执行监督机制

制度的生命力在于执行，而执行的效果则需要通过监督来保障。建立有效的执行监督机制，是确保主席会议记录工作制度持续发挥作用的重要手段。监督机制旨在及时发现执行中存在的问题，并促使相关责任人纠正偏差，从而保证制度的有效实施。

监督机制首先体现在内部检查上。档案管理部门或上级主管部门可以定期或不定期地对会议记录的执行情况进行检查，包括对记录的完整性、准确性、规范性以及归档管理的合规性进行检查。检查可以通过