企业标准化文件归档管理制度规范执行版

企业标准化文件归档管理制度规范执行版第一章总则一、制度目的为规范企业各类标准化文件的归档管理工作，保证文件资料的完整性、系统性、安全性及可追溯性，提高档案利用效率，支持企业运营与决策，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于企业各部门（含子公司、分支机构，下同）在生产经营、管理活动中形成或接收的，具有保存价值的各类标准化文件，包括但不限于：管理类文件：企业章程、管理制度、流程规范、会议纪要、工作计划与总结、请示报告等；技术类文件：技术标准、工艺文件、设计图纸、研发报告、检验检测记录、设备说明书等；合同类文件：业务合同、协议、招投标文件、采购订单等；其他需归档文件：审计报告、资质证书、荣誉文件、重要往来函件等。三、职责分工文件形成部门：负责本部门文件的编制、审核、整理及初步归档，保证文件内容真实、格式规范、手续齐全。行政部（或档案管理部门）：统筹企业档案管理工作，负责文件的接收、分类、编目、保管、利用及鉴定销毁；制定档案分类标准及编码规则，对各部门归档工作进行指导与监督。分管领导：负责对重要文件归档工作的审批，监督制度执行情况。第二章文件归档全流程操作指引一、文件形成与初审文件编制：文件由业务部门根据工作需要编制，内容应清晰准确、逻辑严谨，符合企业标准化格式要求（如字体、字号、页边距、标题层级等）。审核审批：部门内部文件：由经办人编制后，经部门负责人审核签字，报分管领导*审批（涉及重大事项或跨部门协作的文件，需相关部门会签）；企业级文件：由牵头部门编制，经行政部审核格式规范性，报总经理*审批后发布。版本控制：文件发布后需明确版本号（如V1.0、V2.0），修订时更新版本并记录修订说明，保证版本可追溯。二、文件分类与编号分类标准：采用“大类-子类-细目”三级分类法，具体大类：管理类（GL）、技术类（JS）、合同类（HT）、其他类（QT）；子类：如管理类下设制度（GL-ZD）、流程（GL-LC）、会议纪要（GL-HY）；细目：按部门或文件性质划分，如“GL-ZD-行政”表示行政管理制度。编号规则：采用“部门代码-文件大类代码-年份-流水号”格式，示例：行政部2023年第3项管理制度：XZ-GL-ZD-2023-003；技术部2023年第15项技术标准：JS-JS-ZB-2023-015。（部门代码、大类代码由行政部统一制定并发布）三、文件整理与装订内容检查：归档前需检查文件是否齐全，正本、附件、审批手续是否完备，有无涂改（特殊情况下需涂改的，须由经办人*签字确认并注明日期）。页码编写：采用阿拉伯数字连续编写页码，正面右下角、背面左下角装订，单面文件页码标在右下角，双面文件页码标在对应角。装订要求：纸质文件：采用线装、胶装或夹装方式，去除金属夹、订书钉等易锈蚀材料，厚度不超过2cm；电子文件：按“文件名称-编号-日期”命名文件夹，存储格式为PDF（防止篡改），同时备份至企业服务器及移动硬盘（双备份）。四、文件归档与移交归档时间：年度归档：各部门于次年1月31日前完成上一年度文件归档；专项归档：重大项目、重要活动文件在结束后15个工作日内完成归档；日常归档：月度常规文件于次月5日前完成归档。移交流程：移交部门填写《文件归档登记表》（见第三章模板一），一式两份，列明文件名称、编号、数量、密级等信息；行政部核对文件内容与登记表是否一致，检查分类、编号、装订是否符合规范；核对无误后，双方在登记表上签字确认，一份由行政部留存，一份由移交部门备查；电子文件通过企业内部系统至档案管理模块，并同步移交存储介质（如U盘、光盘）。五、档案保管与利用保管要求：库房管理：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；存放方式：纸质档案按分类编号顺序存放于档案柜，标注清晰标识；电子档案定期（每季度）检查备份有效性，防止数据丢失。借阅利用：借阅人填写《档案借阅申请表》（见第三章模板三），经部门负责人及行政部审批（涉密文件需分管领导审批）；借阅期限：一般档案不超过7个工作日，特殊档案不超过15个工作日，到期需续借的重新申请；借阅要求：档案原则上不得带离档案室，确需带出的须经总经理*批准；借阅过程中不得涂改、勾画、抽取、撤换档案，损坏或丢失需按企业规定赔偿。六、档案鉴定与销毁鉴定周期：行政部每两年组织一次档案鉴定工作，会同相关部门对到期档案进行价值评估。销毁流程：对无保存价值的档案，由行政部编制《档案销毁清单》，列明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息，经分管领导*审批；销毁时由两人以上监销，保证档案彻底销毁（纸质档案碎纸处理，电子档案彻底删除并销毁存储介质）；《档案销毁清单》及监销人签字记录由行政部永久保存。第三章关键模板表格模板一：文件归档登记表序号文件名称文件编号形成部门形成日期页数密级（公开/内部/秘密）保管期限（永久/长期/短期）移交人*接收人*备注12023年度行政管理制度XZ-GL-ZD-2023-001行政部2023-12-2545内部长期（10年）张*李*含修订版2项目技术验收报告JS-JS-YS-2023-012技术部2023-11-0328内部长期（15年）王*李*附图纸模板二：企业文件分类编码表大类代码大类名称子类代码子类名称编码规则示例GL管理类ZD制度部门代码-GL-ZD-年份-流水号GL管理类LC流程部门代码-GL-LC-年份-流水号JS技术类ZB标准部门代码-JS-ZB-年份-流水号HT合同类HT合同部门代码-HT-HT-年份-流水号模板三：档案借阅申请表借阅部门借阅人*借阅日期文件名称及编号借阅原因借阅期限审批人*归还日期归还状态（是/否）备注市场部赵*2024-03-01HT-HT-2023-005项目投标2024-03-08孙*2024-03-08是已复印存档第四章执行要点与风险规避一、保证文件完整性文件形成部门需在项目或工作结束后及时收集相关材料，避免遗漏附件、审批记录等关键内容。例如合同类文件需同时归合同文本、签订审批单、补充协议等；技术类文件需附设计变更记录、验收单等。二、规范密级管理根据文件内容敏感程度划分密级（公开、内部、秘密），涉密文件（如未公开的商业数据、核心技术资料）需单独存放，借阅权限严格控制，防止信息泄露。三、强化交接责任文件移交时，双方必须当面核对数量与内容，签字确认后留存备查，避免因交接不清导致档案丢失或损坏。电子文件移交需同时移交存储介质及备份说明，保证数据可读取。四、定期检查维护行政部每季度对档案库房进行一次环境检查（温湿度、防火防盗设备），每半年对纸质档案进行一次翻动（防止粘连），每年对电子档案进行一次备份有效性检测，保证档案实体