采购预算审批及实施记录表

采购预算审批及实施记录表工具说明一、适用工作场景本工具适用于企业内部各类采购活动的预算规划与执行管控，具体场景包括：年度采购预算细化：各部门根据年度工作计划，申报具体采购项目的预算需求，用于统筹分配年度采购资金。单次采购预算申请：对于计划外或突发性采购需求，需通过本工具提交预算申请，明确采购金额、用途及必要性，经审批后实施。跨部门协作采购：涉及多个部门的联合采购项目（如办公设备统一采购、生产物料集中采购等），通过本工具协调预算审批与责任分工。采购执行过程追溯：记录从预算审批到采购实施的全流程信息，保证采购行为合规、预算执行可控，便于后续审计与复盘。二、操作流程详解步骤1：采购需求提出与预算编制责任主体：采购需求部门（如行政部、生产部、市场部等）。操作说明：需求部门根据实际工作需要（如新增设备、物料补充、服务采购等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及用途。依据市场价格调研结果或历史采购数据，编制《采购预算明细表》，计算预算总金额，并填写《采购预算审批及实施记录表》中“基本信息”和“采购需求明细”部分。需求部门负责人对预算的合理性、必要性进行审核签字，确认后提交至采购管理部门。步骤2：预算初审与合规性核查责任主体：采购管理部门。操作说明：采购管理部门接收需求部门提交的表格后，重点核查以下内容：采购需求是否符合公司年度工作计划或相关规定；预算明细是否完整（规格、数量、单价等要素是否清晰）；预估单价是否合理（参考近期采购价格、市场行情或三家比价结果）。对初审通过的项目，签署“初审意见”并流转至财务部门；对初审不通过的，注明原因并退回需求部门修改。步骤3：预算复审与金额审批责任主体：财务部门及公司管理层。操作说明：财务部门对采购预算进行复审，重点评估：预算金额是否在部门年度预算额度内；资金来源是否明确（如自有资金、专项拨款等）；采购成本控制措施是否合理。根据公司审批权限分级审批（示例）：预算金额≤5000元：由采购管理部门负责人审批；5000元＜预算金额≤20000元：由财务部*经理审批；预算金额＞20000元：由公司分管领导*总审批（或提交总经理办公会审议）。审批人在表格“审批流程”栏签署意见并签字确认，审批完成后反馈至采购管理部门。步骤4：采购实施与过程记录责任主体：采购管理部门、需求部门。操作说明：采购管理部门根据审批通过的预算，启动采购流程（如招标、询比价、直接采购等），选择合规供应商并签订采购合同。采购实施过程中，实时记录关键信息：供应商名称、联系人、联系方式；实际采购价格、数量、交付时间；合同编号及主要条款（如质保期、付款方式等）。上述信息填写至表格“实施记录”部分，需求部门配合参与验收工作。步骤5：验收确认与结果归档责任主体：需求部门、采购管理部门、财务部门。操作说明：物品/服务送达后，需求部门根据采购需求进行验收，重点核对：数量、规格、质量是否符合要求；交付时间是否满足合同约定；配套资料（如说明书、合格证等）是否齐全。验收合格后，需求部门负责人在表格“验收结果”栏签字确认；验收不合格的，需注明问题并协同采购部门处理。采购管理部门将完整的《采购预算审批及实施记录表》（含审批意见、实施记录、验收结果）整理存档，同时将实际采购金额反馈至财务部门进行预算核销。三、标准模板表格采购预算审批及实施记录表一、基本信息申请部门：______________________申请日期：____年_月日预算编号：___________________采购项目名称：__________________________________________________________________________采购类型：□年度预算内□计划外□应急采购预算总金额（元）：__________________大写：____________二、采购需求明细序号——123…三、审批流程审核环节—————-需求部门负责人采购管理部门财务部门分管领导/总经办四、实施记录供应商名称：______________________________________联系人：____________________电话：__________采购方式：□招标□询比价□单一来源□其他：________________________合同编号：____________________实际采购金额（元）：__________________大写：_______________差异说明（如预算调整）：__________交付时间：____年__月日验收时间：__年__月__日五、验收结果验收部门：____________________验收人：____________________验收结论：□合格□不合格（说明：______）需求部门负责人签字：____________________日期：____年__月__日六、备注（其他需说明事项，如：特殊审批依据、问题处理记录等）______________________________________存档信息：存档部门：____________________存档日期：____年__月__日四、使用要点提示信息准确性：预算编制时需保证物品/服务名称、规格、数量等要素清晰无误，预估单价需有合理依据，避免因信息不全导致审批延误。审批时效性：各部门需在收到流转表格后2个工作日内完成审核，紧急采购项目可启用“绿色审批通道”，但需注明紧急原因。预算执行管控：实际采购金额不得超过审批预算金额（±5%），超出部分需重新履行审批流程；若因市场价格波动导致预算不足，需及时提交预算调整申请。记录完整性：采购实施过程中需全程保留相关凭证（如合同、验收单、付款凭证等），保证表格记录与实际执行情况一致，便于后