合同签订及管理规范

合同签订及管理规范一、适用业务场景本规范适用于企业各类业务合作中的合同签订及全过程管理，具体包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等采购业务；销售类合同：产品销售、服务提供、技术许可等销售业务；合作类合同：项目联合开发、战略合作伙伴、业务委托等合作业务；服务类合同：咨询服务、设计服务、运维服务等专业服务业务；其他类合同：租赁、借款、赠与等需通过书面形式明确权利义务的业务。二、全流程操作指引（一）合同准备阶段需求确认业务部门根据合作需求，明确合作双方主体信息、合作内容、标的物规格/数量、服务标准、合同期限、核心权利义务（如付款方式、交付时间、违约责任等）；涉及金额较大或复杂业务的，需组织法务、财务、技术等部门进行需求评审，形成《合同需求确认单》（需业务部门负责人、法务负责人、财务负责人签字确认）。合同起草根据确认的需求，使用企业标准合同模板起草合同文本；标准模板未覆盖的个性化需求，需在合同中增设“特殊条款”，并注明“本条款与标准条款冲突时，以本条款为准”；合同内容需包含以下核心要素：合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、合作标的、数量/质量标准、价款/报酬、履行期限/地点/方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式、生效条件等。资质审核业务部门需核实合作方主体资格：企业法人：提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由授权代表签署）；其他组织：提供有效登记证明文件；自然人：提供证件号码原件及复印件；涉及特殊行业（如食品、医疗器械、建筑工程等），需核实合作方是否具备相应资质或许可证（如生产许可证、经营许可证、安全生产许可证等）；资质审核通过后，填写《合作方资质审核表》，附相关资质证明文件复印件。合同评审起草完成后，提交法务部门进行合法性、合规性审查，重点审查：条款是否完备、是否存在法律风险、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定等；涉及财务风险的，需财务部门对付款方式、税费承担、资金安全等进行审核；涉及技术风险的，需技术部门对技术标准、服务指标、验收流程等进行审核；各部门评审通过后，在《合同评审表》中签字确认，形成最终合同文本。（二）合同签订阶段合同谈判业务部门根据评审意见，与合作方就合同条款进行协商谈判，重点确认核心条款（如价格、交付时间、违约责任等）；谈判过程中形成的补充协议、会议纪要等，作为合同的附件，与合同具有同等法律效力；谈判达成一致后，更新合同文本，最终版本需经双方确认。合同签署合同文本确定后，由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（公章需预留印模备案）；授权代表签署的，需提供加盖公章的《授权委托书》，明确授权范围、权限及期限；合同签署一式多份（至少3份，双方各执1份，企业档案留存1份），每份合同需标注“合同编号”（编号规则：年份-业务类型-部门简称-序号，如“2024采-购-001”）；签署完成后，业务部门将合同文本扫描存档，并在3个工作日内将原件移交档案管理部门。（三）合同履行阶段履行跟踪业务部门为合同履行的第一责任人，需指定专人负责跟踪合同履行进度，建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如付款节点、交付节点、验收节点）的完成情况；发觉合作方可能无法按约定履行合同的（如延迟交付、质量不达标），需及时向部门负责人汇报，并采取催告、协商等措施。变更与解除合同履行过程中，如需变更合同内容（如标的物、数量、价款等），需双方协商一致并签订《合同变更协议》，明确变更事项、生效条件及后续处理方式；符合合同约定解除条件的（如不可抗力、一方严重违约），需书面通知对方，说明解除原因，并留存通知凭证；变更或解除协议的签订流程参照合同签订流程执行。验收与结算合同标的物交付或服务完成后，业务部门组织相关部门（如技术、质量、财务）进行验收，填写《合同验收单》，明确验收结果（合格/不合格）、验收日期及参与人员签字；验收合格后，财务部门根据合同约定及验收单办理结算手续，开具发票（如需），支付款项；验收不合格的，需及时通知合作方整改，整改后重新验收。（四）合同归档阶段档案整理合同履行完毕（或终止/解除）后，业务部门在15个工作日内完成合同档案整理，档案材料包括：合同文本、附件（如补充协议、会议纪要）、资质审核文件、评审表、履行跟踪表、验收单、付款凭证等；档案材料需按顺序编号、装订，并在档案袋封面标注“合同编号”“合同名称”“签订日期”“归档日期”。档案保存档案管理部门接收合同档案后，登记《合同档案台账》，录入档案编号、合同名称、签订日期、履行期限、存放位置等信息；合同档案保存期限：一般合同不少于5年，重要合同（如重大采购、战略合作、长期服务合同）不少于10年，法律、行政法规另有规定的从其规定；保存期满需销毁的，需由档案管理部门会同法务、业务部门共同审核，形成《合同档案销毁清单》，经分管领导批准后销毁，销毁过程需全程记录。三、标准化模板工具表1：合同审批表合同编号合同名称合作方名称甲方/乙方合同金额（元）履行期限业务部门经办人合同主要内容（可附页）部门负责人意见：签字：日期：法务部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：分管领导审批：签字：日期：表2：合同履行跟踪表合同编号合同名称合作方履行期限关键节点计划完成日期付款节点1交付节点验收节点付款节点2履行过程中存在问题及处理措施：跟踪人：部门负责人：表3：合同验收单合同编号合同名称验收标的物/服务内容验收依据（合同条款编号）验收日期验收地点验收项目验收标准项目1项目2项目3综合验收结论：参与验收人员签字：业务部门：技术部门：合作方代表签字：日期：备注（如不合格，需注明整改要求及复验时间）：四、关键风险提示主体风险：签订合同前务必核实合作方主体资格及履约能力，避免与无资质、无经营能力的主体合作，防止合同无效或无法履行。条款风险：合同条款需明确具体，避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述；违约责任需量化（如逾期付款每日按合同金额的0.05%支付违约金），避免约定“承担相应责任”等条款。印章风险：合同必须加盖合同专用章或公章，禁止使用财务专用章、部门章等代替；印章保管需专人负责，建立用印登记制度，严禁违规用印。保密风险：涉及商业秘密的合同，需明保证密内容、保密期限及违约责任，对接