公司发票开具管理办法

公司发票开具管理办法一、总则为规范公司发票开具行为，加强发票管理，确保财务核算的真实性、准确性和合法性，防范税务风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则、相关税收法律法规以及公司财务管理制度，特制定本办法。本办法适用于公司及所属各部门、各业务单元（以下统称“各单位”）在经营活动中对外开具增值税专用发票、增值税普通发票以及其他合法票据的管理。发票开具管理应遵循真实合法、准确规范、及时高效、权责清晰的原则。二、职责分工公司财务部门是发票管理的归口管理部门，负责本办法的制定、解释、监督和检查。具体职责包括：发票的申领、保管、发放（限于纸质发票）、开具审核、信息系统维护、作废红冲处理、归档管理以及相关涉税政策的咨询与培训。各业务部门是发票开具的发起和信息提供部门，负责准确、完整地提供客户信息、业务内容、交易金额等与发票开具相关的原始数据和资料，并对所提供信息的真实性、合规性负责。业务部门经办人是发票开具信息的第一责任人。公司管理层负责对大额或特殊业务的发票开具申请进行审批（如适用）。三、发票开具的基本要求与流程（一）发票开具的基本要求1.客户信息准确完整：*开具发票前，业务部门必须向客户确认并获取准确、完整的开票信息，包括客户名称（全称）、纳税人识别号（或统一社会信用代码）。如为增值税专用发票，还需额外提供地址、电话、开户行及账号。*客户信息发生变更时，业务部门应及时更新，并通知财务部门。财务部门应定期核对客户信息的有效性。2.业务真实合规：*发票开具必须基于真实的经营业务活动，严禁虚开发票。发票内容应与实际交易合同、付款情况、货物交付或服务提供情况相符。*不得开具与实际经营业务不符的发票，不得为他人或让他人为自己开具与实际经营业务不符的发票。3.项目填写规范：*“货物或应税劳务、服务名称”应按实际销售的商品或提供的服务如实填写，使用规范的中文名称。如涉及税收分类编码，应选择正确的编码。*规格型号、单位、数量、单价等信息应根据实际交易情况填写，确保清晰、准确。*金额大小写必须一致，且符合数字书写规范。4.税率与征收率适用正确：*财务部门应根据税法规定及公司实际经营业务性质，准确选择适用的税率或征收率。5.开具时限合规：*应在确认销售收入实现时开具发票，具体按照会计准则和税法规定的纳税义务发生时间执行。6.发票开具规范：*发票字迹清晰、不得压线、错格；全部联次一次打印，内容完全一致。*纸质发票应加盖公司发票专用章，印章应清晰、完整，盖在发票指定位置或右下角。电子发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印电子发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。（二）发票开具流程1.申请与信息提交：业务部门经办人根据实际发生的业务，填写《发票开具申请单》（可电子化），详细注明客户信息、开票内容、金额、发票类型等，并附上相关的合同、订单、发货单等业务凭证，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务审核：财务部门发票管理员（或指定人员）对业务部门提交的开票申请及相关附件进行审核。审核内容包括：业务的真实性、客户信息的准确性、开票内容与实际业务的一致性、税率适用的正确性、相关审批手续的完整性等。*审核通过的，予以安排开具。*审核不通过的，应及时退回业务部门，并说明原因，要求其补充或更正。3.发票开具：财务部门根据审核通过的申请，按照发票开具规范，通过增值税发票管理新系统开具发票。*开具纸质发票时，应确保打印清晰、无误，并加盖发票专用章。*开具电子发票时，应确保电子发票版式文件生成正确，并及时推送或告知客户获取方式。4.发票交付：*发票开具后，财务部门应及时通知业务部门领取或直接交付给客户。*通过邮寄方式交付纸质发票的，应选择可靠的快递服务，并保留邮寄凭证，建议要求客户签收。业务部门自行领取交付的，应有签收记录。5.信息反馈与归档：业务部门应将发票交付情况反馈给财务部门。财务部门负责将已开具发票的存根联（纸质）或电子发票的版式文件、开票申请单及相关附件，按照会计档案管理要求进行整理、编号、装订和归档保存。四、特殊情况处理（一）发票作废因开票有误、应税服务中止、销售退回等原因，且符合作废条件的（同时符合：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”），可在增值税发票管理新系统中将相应的发票电子信息作废，并将纸质发票各联次留存齐全，注明“作废”字样。（二）红字发票开具不符合发票作废条件的，或发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，需要开具红字发票。财务部门应严格按照国家税务总局关于开具红字增值税专用发票和红字增值税普通发票的相关规定，区分不同情况，正确办理红字发票开具手续。业务部门应配合财务部门提供相关证明材料。（三）发票遗失处理客户不慎遗失已开具的发票，应及时通知我司财务部门。财务部门应根据税务规定及公司内部流程，协助客户处理，可提供加盖财务专用章的发票记账联复印件，并指导客户按照税务机关要求办理后续事宜。五、发票管理与归档财务部门应建立发票管理台账，对发票的领购、开具、作废、红冲、结存等情况进行详细登记。纸质空白发票应按照税务机关要求妥善保管，存放于安全、防盗的场所。发票专用章应由专人保管，与空白发票分开存放。已开具的发票存根联（纸质）、作废发票的全部联次、红字发票对应的原蓝字发票（或相关证明材料）、以及开票申请单、客户信息资料等，应作为会计凭证的附件或单独整理，按照会计档案管理规定的期限和要求进行归档保存。电子发票的开票记录和电子版式文件应妥善备份和保存。六、监督与责任公司财务部门定期或不定期对各单位发票开具管理情况进行监督检查，对发现的问题及时通报并督促整改。对于违反本办法规定，导致发票开具错误、延迟、遗失，或提供虚假信息、虚开发票等行为，给公司造成经济