学校食堂档案管理制度

学校食堂档案管理制度一、总则第一条为规范学校食堂档案管理工作，确保食堂管理的规范化、制度化和科学化，保障师生饮食安全与身体健康，依据《中华人民共和国食品安全法》、《食品安全法实施条例》及相关教育、档案管理规定，结合本校实际，特制定本制度。第二条本制度所称学校食堂档案，是指在学校食堂规划、建设、运营、管理、监督等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条学校食堂档案管理工作是学校后勤管理和食品安全工作的重要组成部分，实行统一领导、分级负责、专人管理的原则，确保档案的真实、完整、安全和有效利用。第四条本制度适用于本校食堂（含校内其他餐饮服务单位）的各类档案管理活动。二、管理机构与职责第五条学校后勤管理部门是食堂档案管理的牵头部门，负责统筹协调和监督指导食堂档案管理工作。学校食堂负责人为档案管理第一责任人，对档案的收集、整理、保管和利用负总责。第六条食堂应指定专人（可兼职）担任档案管理员，负责日常档案的收集、整理、分类、编号、装订、归档、保管、统计和提供利用。档案管理员应具备良好的政治素质和业务能力，工作认真负责，熟悉档案管理基本知识。第七条学校后勤管理部门应定期对食堂档案管理员进行业务培训和指导，提升其档案管理水平。三、档案的收集与归档第八条食堂档案归档范围主要包括：（一）资质证件类：食堂开办许可相关文件、食品经营许可证、从业人员健康证明、培训合格证明等。（二）管理制度类：食堂各项管理制度、岗位职责、操作规程、应急预案等。（三）采购索证索票类：食品及原料采购验收记录、供应商资质证明（营业执照、食品生产经营许可证等）、产品合格证明文件（检验检疫合格证、出厂检验报告等）、采购合同等。（四）加工制作类：每日菜谱、食品留样记录、餐用具清洗消毒记录、粗加工、切配、烹饪等过程控制记录。（五）人员管理类：食堂从业人员名册、聘用合同、健康检查记录、培训考核记录、奖惩记录等。（六）卫生管理类：环境卫生清洁记录、除虫灭害记录、卫生检查记录及整改情况等。（七）设备设施类：食堂主要设备设施清单、采购验收资料、维护保养记录、检修记录、报废记录等。（八）监督检查类：上级主管部门及学校内部的检查记录、整改通知及整改报告、食品安全自查记录等。（九）投诉处理类：师生对食堂服务质量、食品安全等方面的投诉记录、处理过程及结果反馈。（十）财务与审计类：食堂收支账目、成本核算资料、收费标准及相关审批文件（按财务制度要求另行归档的除外）。（十一）宣传与教育类：食品安全宣传教育资料、活动记录等。（十二）其他类：与食堂管理相关的重要文件、会议纪要、照片、音像资料等具有保存价值的材料。第九条档案材料的收集应做到及时、完整、准确。各项工作记录应在工作完成后立即整理，定期向档案管理员移交。档案管理员对接收的材料要认真核对，对不符合要求的应退回并督促整改。第十条归档的文件材料应为原件，如确需使用复印件，须注明原件保管处并加盖相关部门公章。文件材料应字迹清晰、内容真实、手续完备。电子档案应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质档案建立关联。第十一条档案归档时间：日常管理记录按月或季度归档；年度总结、计划、重要检查验收材料等按年度归档；其他具有阶段性特征的材料在工作结束后一个月内归档。四、档案的整理与保管第十二条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于查阅和利用。整理步骤包括分类、编号、排列、装订、编目等。第十三条档案分类应科学合理，可根据食堂管理的实际情况，结合档案内容的性质和特点进行。一般可先按年度分类，再按档案内容类别进行二级分类。第十四条档案应按照分类方案和排列顺序编制档号，并填写卷内文件目录和备考表。装订应整齐牢固，便于翻阅。第十五条档案保管应具备专门的档案柜，有条件的应设立专用档案柜或档案角。档案柜应放置在干燥、通风、避光、防火、防潮、防虫、防盗、防高温的场所。第十六条档案管理员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。对破损、褪色的档案应及时修补、复制或进行其他技术处理。第十七条严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案存放区域。档案管理员离开时应锁好档案柜。五、档案的利用与借阅第十八条学校相关管理部门、食堂管理人员因工作需要查阅档案，须经食堂负责人同意后，方可查阅。查阅秘密级以上档案，须报请学校分管后勤工作的领导批准。第十九条外部单位因工作需要查阅食堂档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经学校后勤管理部门负责人批准。第二十条查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁私自复制、拍摄、摘录档案内容，确因工作需要复制的，须经档案管理员同意并登记。第二十一条档案一般不得带出档案存放地点。确因特殊情况需要借阅的，须经食堂负责人或后勤管理部门负责人批准，办理借阅手续，并限期归还。档案借阅期限一般不超过三个工作日，如需延长，应办理续借手续。第二十二条归还档案时，档案管理员应认真核对，确认无误后方可收回。第二十三条查（借）阅档案的情况，均应在《档案查（借）阅登记簿》上进行详细记录，包括查（借）阅人、日期、档案名称、档号、查（借）阅目的、归还日期等。六、档案的鉴定与销毁第二十四条对于保管期限已满的档案，由档案管理员提出销毁意见，报食堂负责人和学校后勤管理部门审核，经学校主管领导批准后，方可进行销毁。第二十五条档案销毁前，应认真进行鉴定，对仍有保存价值的档案应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应编造《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、档号、数量、形成时间等。第二十六条档案销毁工作应由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。销毁清册应永久保存。严禁个人私自销毁档案材料。七、责任追究第二十七条对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的个人，学校可给予适当表彰或奖励。第二十八条对违反本制度规定，造成档案材料丢失、损坏、泄密或擅自销毁档案的，学校将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法