总决赛会务服务采购项目招标文件

总决赛会务服务采购项目招标文件第一部分投标邀请为保障本次总决赛活动的顺利、圆满举办，展现专业、高效、优质的活动形象，采购人现就本次总决赛会务服务采购项目进行公开招标。欢迎符合资格条件、具备相应服务能力的供应商参与投标。本招标文件旨在明确采购需求、投标流程、评审标准及合同主要条款，为各方提供清晰指引。1.项目名称本次招标项目名称为：[请在此处填写具体赛事或活动全称]总决赛会务服务采购项目。2.采购人信息采购人：[请在此处填写采购人全称]联系人：[请在此处填写联系人姓名]联系电话：[请在此处填写联系电话]联系地址：[请在此处填写联系地址]3.项目概况与采购内容3.1项目概况：本次总决赛是[简要说明赛事或活动背景、规模、重要性等]，预计将有[可描述为“众多”、“一定数量”等]名参赛选手、评委及相关嘉宾参与。活动拟定于[请在此处填写拟定举办月份及日期范围，如X年X月X日至X日]举行，主要活动地点位于[请在此处填写城市或区域，如“本市XX区”]。3.2采购内容：本次采购的会务服务为总决赛期间的整体策划与执行服务，具体包括但不限于：活动整体策划与流程优化建议、场地踏勘与推荐（如需）、会场租赁与布置、设备租赁与技术支持、物料设计与制作、嘉宾及选手接待服务、餐饮与住宿安排（如需）、交通保障、现场执行与协调、应急处理、活动总结与资料归档等。详细需求详见本文件第三部分“项目需求与服务要求”。4.投标人资格要求4.1具有独立承担民事责任的能力；4.2具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；4.3具有履行合同所必需的专业技术能力、设备和专业技术人员；4.4有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；4.5参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；4.6法律、行政法规规定的其他条件；4.7本项目不接受联合体投标；4.8供应商须具备类似大型活动（如总决赛、重要会议、大型赛事等）会务服务经验，并能提供相关证明材料。5.招标文件的获取5.1获取时间：自本公告发布之日起至[请填写具体日期，例如：X年X月X日]止，每日[请填写具体时间，例如：上午9:00-11:30，下午14:00-17:00]（法定节假日除外）。5.2获取方式：[请填写具体方式，例如：供应商需携带有效营业执照副本复印件（加盖公章）、法定代表人授权委托书及受托人身份证复印件（加盖公章）至采购人指定地点领取；或通过指定邮箱发送上述资料扫描件，经审核通过后获取电子版招标文件。]5.3获取地点/邮箱：[请填写具体地点或邮箱地址]5.4招标文件售价：人民币[请填写金额，例如：伍佰元]整，售后不退。（若为免费，可注明“免费”）6.投标文件的递交6.1投标文件递交截止时间（开标时间）：[请填写具体日期和时间，例如：X年X月X日上午9:30]6.2投标文件递交地点（开标地点）：[请填写具体地址和会议室名称]6.3逾期送达的或者未送达指定地点的投标文件，采购人不予受理。6.4投标文件应密封包装，并在封套的封口处加盖投标人单位章。封套上应写明：采购人名称、项目名称、投标人名称及“在[投标截止时间]前不得开启”字样。7.开标7.1开标时间：同投标文件递交截止时间。7.2开标地点：同投标文件递交地点。7.3投标人应派法定代表人或其授权代表参加开标会议，并携带有效身份证明文件。8.发布公告的媒介本次招标公告在[请填写发布公告的媒介名称，例如：采购人官方网站、XX采购与招标网等]上发布。9.联系方式采购人：[请再次填写采购人全称]地址：[请再次填写联系地址]联系人：[请再次填写联系人姓名]电话：[请再次填写联系电话]电子邮箱：[请填写联系邮箱，如适用]10.其他采购人可能根据实际情况，在投标截止时间前以书面形式（包括但不限于补充通知）对本招标文件进行修改或澄清，修改或澄清内容将作为招标文件的组成部分，对所有已获取招标文件的潜在投标人具有约束力。请各潜在投标人密切关注相关信息。第二部分投标人须知1.总则1.1本招标项目为[项目名称]，采购人通过公开招标方式选择合格的投标人提供总决赛会务服务。1.2本招标文件仅适用于本次投标邀请中所叙述的项目。1.3本次招标采用[请填写评标方法，例如：综合评分法]，评标委员会将根据招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审。1.4投标人应仔细阅读和检查招标文件的全部内容。如发现缺页或附件不全，应及时向采购人提出，以便补齐。2.招标文件2.1招标文件包括：（1）投标邀请（2）投标人须知（3）项目需求与服务要求（4）合同条款及格式（参考）（5）投标文件格式（6）评标办法（7）采购人发出的澄清或修改文件（如有）2.2投标人应认真阅读和理解招标文件的全部内容，并按招标文件的要求编制投标文件。3.投标文件3.1投标文件的组成：（具体格式详见第五部分）（1）投标函（2）法定代表人身份证明及授权委托书（如需）（3）投标报价一览表及分项报价表（4）技术方案（包括但不限于服务团队配置、服务实施方案、应急预案等）（5）资格证明文件（营业执照副本、相关资质证书、类似项目业绩证明等）（6）投标人认为需要提供的其他资料3.2投标文件的签署和份数：（1）投标文件应按招标文件要求进行签署和盖章。（2）投标文件应编制[请填写正本份数]份“正本”和[请填写副本份数]份“副本”，并明确标明“正本”和“副本”。正本和副本如有不一致之处，以正本为准。3.3投标有效期：自投标人提交投标文件截止之日起计算[请填写天数，例如：90]天。在此期限内，凡符合本招标文件要求的投标文件均保持有效。3.4投标保证金：（1）投标保证金金额：人民币[请填写金额]整。（2）递交方式：[请填写具体方式，例如：电汇、银行保函等]，并确保在投标截止时间前到达采购人指定账户。（3）账户信息：[请填写开户名、开户行、账号]（4）未按规定提交投标保证金的投标，将被视为无效投标。（5）投标保证金的退还：未中标人的投标保证金将在中标通知书发出后[请填写天数，例如：5个工作日]内无息退还；中标人的投标保证金将在合同签订后[请填写天数，例如：5个工作日]内无息退还。4.投标4.1投标文件的密封和标记：投标人应将所有投标文件（正本和副本）密封在一个或多个封套中，并在封套的封口处加盖投标人单位章。4.2投标文件的递交：投标人应在投标截止时间前将投标文件送达指定地点。4.3投标文件的修改与撤回：在投标截止时间前，投标人可以修改或撤回已递交的投标文件，但应以书面形式通知采购人。修改的内容为投标文件的组成部分。修改的投标文件应按照本章第3条、第4条规定进行编制、密封、标记和递交，并标明“修改”字样。5.开标5.1采购人在招标文件规定的时间和地点公开开标，并邀请所有投标人的法定代表人或其授权代表参加。5.2开标时，由投标人代表或其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可由采购人委托的公证机构检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。6.评标6.1评标委员会：采购人将根据项目特点组建评标委员会，负责评标工作。评标委员会由采购人代表和相关领域的技术、经济等方面的专家组成。6.2评标原则：评标活动遵循公平、公正、科学、择优的原则。6.3评标：评标委员会将按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评标委员会有权要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，但澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。6.4保密：评标过程严格保密，任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。7.合同授予7.1中标候选人公示：评标结束后，采购人将按规定公示中标候选人。7.2中标通知：公示期满无异议后，采购人将向中标人发出中标通知书。中标通知书是合同的组成部分。7.3签订合同：中标人应在收到中标通知书后[请填写天数，例如：30]日内，按照招标文件和中标人的投标文件与采购人签订书面合同。7.4履约保证金：[如需要，可在此处规定履约保证金的金额、缴纳方式和退还条件]8.纪律与监督8.1投标人不得相互串通投标报价，不得排挤其他投标人的公平竞争，损害采购人或者其他投标人的合法权益。8.2投标人不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标。8.3评标委员会成员及相关工作人员不得收受投标人的财物或者其他好处，不得向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。第三部分项目需求与服务要求1.项目背景与目标1.1项目背景：[详细阐述本次总决赛的背景信息，例如：赛事性质、举办周期、往届情况、本届特色等，以便投标人更好地理解项目定位。]1.2项目目标：通过专业、高效、细致的会务服务，确保本次总决赛顺利、圆满、成功举办，提升活动品牌形象，为参赛选手、评委及嘉宾提供优质的现场体验。2.服务周期与地点2.1服务周期：自合同签订之日起，至本次总决赛所有会务服务工作（含后续资料整理归档）全部完成止。具体关键时间节点包括：（1）前期筹备阶段：[请填写大致时间范围]（2）活动执行阶段：[请填写具体活动日期]（3）后续总结阶段：[请填写大致时间范围]2.2服务地点：主要活动场地位于[请填写城市及大致区域或具体场馆名称，如适用]，其他可能涉及的地点包括[如嘉宾酒店、接送站点等]。3.具体服务内容与要求3.1总体要求：（1）投标人需成立专门的项目服务团队，配备经验丰富的项目负责人及各专项负责人（如场地、物料、接待、技术等），并提供团队成员简历及相关资质证明。（2）制定详细、周全的会务服务整体方案及各专项实施方案，体现专业性、创新性和可操作性。（3）具备较强的应急处理能力，针对可能出现的突发情况（如天气变化、设备故障、人员变动、安全事件等）制定应急预案。（4）确保所有服务人员着装统一、言行得体、服务热情、专业高效。（5）严格遵守采购人关于活动的各项规定和时间节点要求。3.2前期筹备服务：（1）场地踏勘与确认：协助采购人进行活动场地（包括主会场、分会场、签到区、休息区、媒体区等）的踏勘、评估与确认，提供专业建议。（2）方案策划与报批：根据采购人需求，策划并提交详细的场地布置方案、物料设计方案、流程衔接方案等，并按要求完成相关报批手续（如需）。（3）供应商管理：负责协调、管理与本次会务服务相关的各类供应商（如搭建商、设备租赁商、礼品定制商、餐饮服务商等），对其服务质量和进度进行把控。（4）物料设计与制作：根据活动主题和采购人要求，负责各类宣传物料、指示标识、嘉宾证件、奖牌证书、礼品等的设计、制作、采购与验收。（5）人员招募与培训：根据服务需求，招募并培训足够数量的临时工作人员（如礼仪、引导、志愿者等），明确岗位职责和服务规范。3.3活动现场执行服务：（1）场地布置与搭建：按照确认的方案，负责活动场地的搭建、布置、装饰工作，包括舞台搭建、背景板制作安装、灯光音响视频设备安装调试、座椅摆放、指示系统设置等，确保符合安全规范和活动要求。（2）签到与接待服务：负责嘉宾、选手、媒体等人员的签到、信息核对、资料发放、证件佩戴引导等工作；提供VIP嘉宾的专属接待服务。（3）会场服务：负责主会场及各功能区域的现场管理，包括流程控制、人员引导、秩序维护、茶水供应、物品保管等。（4）技术保障服务：确保活动期间灯光、音响、视频、网络、同传（如需要）等设备设施的正常运行，配备专业技术人员现场支持。（5）餐饮与茶歇服务：如包含餐饮服务，需提供符合食品安全标准、品类丰富、品质优良的餐饮及茶歇服务，满足不同人群的饮食需求。（6）交通与住宿协调：如包含相关服务，需负责嘉宾及工作人员的交通接送安排、酒店预订与协调等工作。（7）摄影摄像与速记服务：安排专业摄影摄像团队，记录活动精彩瞬间，提供活动全程影像资料；根据需要提供速记服务。（8）应急处理：现场设立应急指挥点，配备应急物资，遇突发情况及时启动应急预案，并向采购人报告。3.4后续服务：（1）场地恢复：活动结束后，负责场地的拆除、清理与恢复工作，确保场地整洁如初。（2）资料整理与归档：负责活动过程中各类文件、合同、影像资料、总结报告等的整理、汇编与归档，按要求提交给采购人。（3）费用结算：按照合同约定，及时与采购人及相关供应商进行费用结算。（4）满意度调查与复盘：协助采购人进行活动效果评估和满意度调查，提交会务服务工作总结报告。3.5其他服务：（1）[根据项目具体情况补充其他特殊需求，如翻译服务、媒体对接服务、票务管理服务等]（2）采购人临时交办的与本次总决赛会务相关的其他合理工作。4.质量标准与验收4.1服务质量标准：符合国家及行业相关标准，满足招标文件要求及投标文件承诺，确保活动顺利进行，采购人及活动参与各方满意度高。4.2验收：采购人将根据招标文件、中标人的投标文件及双方签订的合同，对会务服务的各个环节及整体效果进行验收。第四部分合同条款及格式（参考）（本部分为拟定的合同主要条款，具体内容将在中标后由采购人与中标人协商确定，并签订正式合同。）1.合同双方采购人（甲方）：[采购人全称]供应商（乙方）：[中标人全称]2.服务内容与范围乙方应按照招标文件、乙方投标文件及本合同约定，为甲方提供[项目名称]总决赛会务服务，具体服务内容详见本合同附件一《服务清单及要求》。3.服务期限服务期限自[起始日期]至[结束日期]，或自[具体事件]完成之日止。4.合同价款4.1本合同总价款为人民币[大写金额]元（¥[小写金额]元），此价格为固定总价，包含乙方为完成本合同约定服务内容所需的一切费用（包括但不限于人工费、材料费、设备租赁费、管理费、利润、税金、保