合同管理标准化流程

合同管理标准化流程工具指南一、适用业务场景本流程适用于企业各类业务合作中的合同全生命周期管理，涵盖但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：联合研发、渠道合作、委托代理等；其他类合同：租赁、咨询、技术转让等。涉及部门包括业务发起部门（如采购部、销售部）、法务部、财务部、行政部及合作方，保证合同从需求到归档的规范运作。二、标准化操作步骤（一）需求发起与立项责任主体：业务部门经办人（如经理）、部门负责人。操作内容：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限、核心条款（如付款方式、违约责任）等；部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至法务部。输出成果：《合同需求申请表》（含部门负责人审批意见）。（二）合同起草责任主体：业务部门经办人（如专员）、法务部专员。操作内容：业务部门根据需求，参考《合同模板库》起草合同初稿，明确双方权利义务、技术标准、验收方式、保密条款等核心内容；法务部对合同条款的合法性、严谨性、完整性进行审核，重点检查主体资格、违约责任、争议解决方式等，提出修改意见并反馈至业务部门。输出成果：合同修订稿（含法务部审核意见）。（三）内部评审与审批责任主体：业务部门、法务部、财务部、分管领导（如总监）。操作内容：业务部门根据法务部意见修改合同后，组织跨部门评审：财务部审核合同金额、付款条件、税务条款是否符合财务制度；法务部确认最终法律条款无风险；业务部门确认合作细节与需求一致；评审通过后，按审批权限逐级报批（部门负责人→分管领导→总经理/董事长）。输出成果：《合同评审表》（含各部门评审意见及最终审批签字）。（四）合作方确认与磋商责任主体：业务部门经办人、法务部、合作方代表（如经理）。操作内容：业务部门将最终审批版合同发送至合作方，确认其接受合同条款；若合作方提出修改意见，由法务部和业务部门共同协商，保证修改内容不违反企业原则且风险可控，形成《合同变更记录》并双方确认。输出成果：双方确认的合同终稿（含合作方签字/盖章的《合同确认函》）。（五）签署与用印责任主体：行政部（用印管理）、签署授权代表（如总经理）、合作方法定代表人/授权代表。操作内容：行政部根据《合同审批表》及用印申请，核对合同内容与审批一致性，加盖企业公章或合同专用章；双方签署合同，保证签字人具备合法授权（需提供授权委托书），签署页加盖骑缝章（如需）；签署后3个工作日内，行政部将合同正本至少一式两份（或按合作方要求份数）分送至业务部门、财务部、法务部归档。输出成果：签署生效的合同正本、用印登记记录。（六）履行跟踪与监控责任主体：业务部门经办人、财务部、法务部。操作内容：业务部门建立《合同履行台账》，实时记录合同履行进度（如交付节点、验收情况、付款状态），对异常情况（如延迟履行、质量不符）及时预警并启动处理流程；财务部根据合同约定条款，审核付款申请，保证资金支付与履行进度匹配；法务部协助处理履行中的争议，必要时通过协商、仲裁或诉讼解决。输出成果：《合同履行台账》、异常情况处理报告。（七）归档与查询责任主体：行政部档案管理员、业务部门。操作内容：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批文件、履行记录、变更协议等整理成套，移交至行政部；行政部按“一事一档”原则编号、登记、归档，电子档同步至企业文档管理系统，保证档案完整、可追溯；建立合同索引目录，支持按合同编号、合作方名称、签订日期等条件快速查询。输出成果：合同档案（纸质+电子）、档案查询台账。三、关键模板工具（一）合同需求申请表申请部门申请日期合作方名称需求描述（标的、数量、质量等）合同金额（大写/小写）履行期限核心条款需求（付款方式、验收标准等）部门负责人意见签字：法务部初审意见签字：（二）合同评审表合同名称编号评审部门业务部法务部评审意见（条款完整性、风险点、财务合规性等）最终审批意见签字：（三）合同履行跟踪表合同编号合作方履行阶段（如：待交付/进行中/已完成）计划节点实际进度异常情况说明业务负责人财务付款状态法务备注四、实施要点提示主体资格审核：合作方需提供营业执照、法定代表人证件号码明（或授权委托书），保证签约主体合法有效，避免“无签约权”风险。条款严谨性：合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心条款需明确无歧义，避免使用“approximately”“soon”等模糊表述。审批流程规范：严禁“先签批后补流程”或“越权审批”，保证每份合同均经过完整评审链条。履行动态监控：业务部门需定期更新履行台账，发觉违约风险（如对方延迟交付）应立即上报，避免损失扩大。档案