2026年服务机器人公司安全管控档案管理与查阅制度

2026年服务机器人公司安全管控档案管理与查阅制度第一章总则第一条制定目的为规范服务机器人公司安全管控档案全流程管理工作，建立标准化、规范化、可追溯的档案管理体系，确保安全管控档案真实完整、存储安全、查阅合规，规避档案丢失、泄露、篡改、查阅无序等风险，提升公司安全管控工作的可追溯性与合规性，结合《中华人民共和国档案法》《安全生产法》《数据安全法》等法律法规，以及服务机器人行业研发、生产、运维全环节安全管控的特性，特制定本制度。本制度旨在解决安全管控档案分类混乱、归档不及时、保管不规范、查阅无权限、销毁无依据等问题，通过系统化管控档案全生命周期，为公司安全风险防控、合规审计、事故溯源提供核心数据支撑。第二条适用范围本制度适用于公司所有安全管控档案的管理与查阅工作，涵盖纸质档案、电子档案、音视频档案等所有载体类型；适用于通用安全档案、研发安全档案、生产安全档案、运维安全档案、应急处置档案等所有档案类别；覆盖档案管理部门、研发部、生产部、运维部、安全管理部、质检部、行政部等所有参与档案收集、归档、保管、查阅的部门及人员。第三条基本原则真实完整原则：所有安全管控档案需如实记录安全管控全环节信息，做到内容完整、数据准确、签章齐全，杜绝虚假档案、缺失关键信息的档案入库。分类管理原则：按档案用途、产生环节、保密等级实行分类管理，不同类别档案执行差异化的归档、保管、查阅标准，确保管理精准。安全保密原则：涉密安全管控档案（如核心技术安全方案、重大事故调查报告）实行分级保密管理，严格控制查阅权限，杜绝档案信息泄露。便捷查阅原则：在合规保密的前提下，优化档案查阅流程，确保授权人员可快速获取所需档案，提升安全管控工作效率。合规留存原则：档案保管期限严格遵循法律法规及行业要求，到期档案按规范流程销毁，未到期档案不得擅自销毁，确保留存合规。第二章档案分类与归档标准第四条档案分类及范围安全管控档案按产生环节与用途划分为六大类，明确每类档案的核心覆盖范围：1.通用安全档案：涵盖公司安全管理制度、安全责任体系文件、安全合规性审计报告、安全检查计划及结果、第三方安全评估报告等；2.研发安全档案：涵盖服务机器人设计安全评审记录、电气安全设计方案、机械结构安全验算报告、软件防误操作测试记录、研发安全隐患整改台账等；3.生产安全档案：涵盖生产设备安全操作规程、物料存储安全记录、流水线作业安全巡检台账、生产安全事故隐患排查记录、工伤事故调查报告等；4.运维安全档案：涵盖现场服务安全交底记录、高空/密闭空间作业安全审批表、机器人调试安全操作记录、客户现场安全事故处置记录、运维安全培训台账等；5.应急处置档案：涵盖安全应急预案、应急演练记录、应急物资配置台账、重大安全事故处置全过程记录、应急处置复盘报告等；6.培训考核档案：涵盖安全管控培训计划、培训课件、参训人员签到表、考核试卷及成绩、培训效果评估报告等。第五条归档时限要求各类安全管控档案需在规定时限内完成归档，确保档案及时入库：1.日常性档案：通用安全检查记录、生产安全巡检台账等日常档案，需在记录产生后的3个工作日内完成归档；2.项目性档案：研发安全评审记录、运维项目安全交底记录等项目档案，需在项目完成/结束后的7个工作日内完成归档；3.应急性档案：安全事故处置记录、应急演练记录等应急档案，需在事件处置/演练结束后的5个工作日内完成归档；4.周期性档案：年度安全审计报告、年度培训考核汇总档案等周期性档案，需在周期结束后的15个工作日内完成归档。第六条归档质量标准归档的安全管控档案需满足以下质量标准，确保档案可用、可追溯：1.纸质档案：使用A4规格纸张，字迹清晰、无涂改、签章齐全，装订整齐，卷内目录与档案内容一一对应；2.电子档案：格式统一为PDF/Word/MP4（音视频），命名规范（档案类别-产生日期-内容摘要），无病毒、无损坏，关键电子档案需加盖电子签章；3.音视频档案：画面/声音清晰，时长完整，准确记录事件发生时间、地点、参与人员、核心内容，附文字说明文档。第三章档案收集与整理第七条档案收集责任安全管控档案实行“谁产生、谁收集”的责任机制，确保档案源头可控：1.通用安全档案：由安全管理部指定专人负责收集，涵盖公司层面的安全管控文件、审计报告等；2.研发安全档案：由研发部项目负责人负责收集，涵盖研发全环节的安全设计、测试、评审记录等；3.生产安全档案：由生产部安全专员负责收集，涵盖生产过程中的安全巡检、隐患排查、事故处置记录等；4.其他类别档案：运维安全档案由运维部收集、应急处置档案由安全管理部收集、培训考核档案由行政部收集，确保每类档案有明确收集责任人。第八条档案整理规范归档前需按以下规范完成档案整理，确保档案结构清晰：1.分类整理：按档案类别、产生年份、产生部门逐级分类，每类档案建立独立卷宗/电子文件夹；2.编号规则：纸质档案按“类别代码-年份-部门代码-顺序号”编制档案编号，电子档案同步标注对应编号，编号终身唯一；3.目录编制：每卷/每个电子文件夹档案需编制目录，明确档案名称、编号、产生日期、页数/时长、责任人等核心信息；4.材料核验：整理完成后由档案管理专员核验，核验不合格的退回收集责任人，限期3个工作日内修正后重新提交。第四章档案存储与保管第九条存储载体要求不同载体的安全管控档案需满足差异化存储要求，确保档案存储安全：1.纸质档案：存储于专用档案柜，档案柜需配备防盗、防火、防潮、防虫设施，存储环境温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45%-60%；2.电子档案：存储于公司专用档案服务器，实行“本地存储+异地备份”双备份机制，服务器设置访问权限与操作日志，定期查杀病毒，核心电子档案需加密存储；3.音视频档案：除服务器存储外，需刻录光盘作为备用载体，光盘标注档案信息后密封保存，与电子档案分开存放。第十条保管责任与核查档案保管实行专人负责制，定期核查确保档案完好：1.保管责任人：行政部档案管理专员为档案保管第一责任人，负责档案存储环境维护、载体检查、借阅登记等日常工作；2.定期核查：每月对纸质档案进行一次外观核查（有无霉变、破损、丢失），每季度对电子档案进行一次完整性核查（有无损坏、丢失、篡改），每年开展一次全面核查，形成《档案核查报告》；3.损坏处置：发现档案损坏、丢失的，需立即上报安全管理部与行政部负责人，24小时内启动溯源与补救流程，无法补救的需出具书面说明并存档。第五章档案查阅与使用第十一条查阅权限分级安全管控档案按保密等级实行分级查阅权限，杜绝违规查阅：1.普通档案：通用安全管理制度、公开的安全培训课件等非涉密档案，公司所有员工可凭工号申请查阅；2.内部档案：生产安全巡检台账、研发安全常规测试记录等内部档案，仅限对应部门员工及部门负责人查阅；3.涉密档案：重大安全事故调查报告、核心技术安全设计方案等涉密档案，仅限部门负责人、分管安全副总、总经理查阅，需总经理审批；4.外部查阅：政府监管部门、审计机构等外部单位需查阅档案的，需经总经理审批，且档案管理专员全程陪同，严禁拷贝、摘抄涉密内容。第十二条查阅申请流程档案查阅需按以下流程申请，确保查阅全程可追溯：1.提交申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、查阅目的、使用范围、查阅方式（现场查阅/复印/借阅）；2.权限审批：普通档案由档案管理专员审批，内部档案由对应部门负责人审批，涉密档案由总经理审批；3.查阅登记：审批通过后，档案管理专员核对查阅人身份，登记查阅信息（查阅人、查阅时间、档案信息、归还时间），方可提供档案；4.档案归还：借阅的纸质档案需在7个工作日内归还，电子档案拷贝的需在使用完毕后按要求删除，档案管理专员核对档案完好性后完成登记核销。第十三条查阅使用规范查阅使用档案需遵守以下规范，确保档案不被损坏、泄露：1.现场查阅：仅限在档案查阅室查阅，严禁涂改、勾画、撕毁档案，严禁拍摄涉密档案内容；2.复印/扫描：需经审批同意后方可复印/扫描，复印件/扫描件需加盖“档案复印件”印章，注明复印日期与使用用途；3.电子查阅：仅限在公司内网终端查阅，严禁将电子档案拷贝至私人设备，严禁转发、分享给未授权人员；4.档案使用：查阅档案仅可用于公司安全管控、合规审计、事故处置等工作，严禁用于商业用途、对外泄露。第六章档案销毁与移交第十四条档案销毁条件满足以下条件的安全管控档案，可按流程申请销毁：1.保管期满：档案保管期限届满（普通档案保管5年、内部档案保管10年、涉密档案保管15年），且无继续保存价值；2.无留存必要：因档案重复、失效（如制度废止、方案作废），且不涉及合规审计、事故溯源的档案；3.合规审核：销毁前需经法务部审核，确认档案销毁不违反《档案法》《安全生产法》等法规要求，涉及事故溯源的档案不得销毁。第十五条档案销毁流程档案销毁需按以下流程执行，杜绝擅自销毁：1.编制清单：档案管理专员编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁理由；2.多级审批：清单报行政部负责人、安全管理部负责人审核，总经理终审，涉密档案销毁需额外经法务部审核；3.现场销毁：审批通过后，由2名以上工作人员现场监督销毁（纸质档案粉碎、电子档案永久删除并销毁备份载体），填写《档案销毁记录表》，签字确认；4.记录留存：《档案销毁清单》《档案销毁记录表》需留存归档，保管期限不少于5年。第十六条档案移交要求发生岗位调整、公司合并/分立等情况时，档案移交需遵守以下要求：1.内部移交：档案保管责任人岗位调整的，需在5个工作日内完成档案移交，填写《档案移交清单》，双方签字确认，行政部负责人监交；2.外部移交：因政府监管、司法调查等需移交档案的，需经总经理审批，移交前复印留存，填写《档案移交回执》，明确移交档案范围、用途、归还时限。第七章监督与违规处理第十七条档案监督机制建立多层级档案监督机制，确保制度执行到位：1.日常监督：行政部档案管理专员每日核查档案归档、保管、查阅登记情况，发现问题即时整改；2.专项监督：每季度由行政部+安全管理部联合开展档案专项检查，核查档案完整性、存储安全性、查阅合规性；3.反馈渠道：设立档案管理违规反馈渠道，鼓励员工反馈档案丢失、泄露、违规查阅等问题，反馈信息需在3个工作日内核实处理。第十八条违规情形与处理措施档案管理与查阅过程中出现违规行为的，按以下标准处理：1.轻度违规：包括档案归档延迟、查阅登记不全、存储环境维护不到位等，未造成损失的，对责任人员给予口头警告，限期3个工作日整改；2.中度违规：包括擅自涂改档案、违规复印涉密档案、借阅档案逾期未还等，造成档案信息不完整或轻微泄露的，对责任人员给予绩效考核扣分，取消当期评优资格；3.重度违规：包括故意销毁档案、泄露核心涉密档案、篡改安全事故档案等，造成公司经济损失、合规风险或事故溯源困难的，对责任人员停岗培训，追究经济责任，情节严重的移交法务部门处理。第八章附则第十九条制度修订本制度可根据国家《档案法》《数据安全法》等法规更新、服务机器人行业安全管控要求调整、公司发展战略变化进行修订：1.修订发起：由行政部牵头，征求安全管理部、研发部、生产部等相关部门意见后制定修订草案；2.审批流程：修订草案报总经理办公会审议批准，涉及档案保密等级、保管期限的修订需提前公示并征求法务部意见；3.生效执行：修订后的制度自发布之日起生效，原制度相关条款同时废止，所有相关人员需在15个工作日内完成新规学习。第二十条争议解决1.内部部门间因