针纺织品公司合同付款管理办法

针纺织品公司合同付款管理办法一、总则1.为加强本针纺织品公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用的合理性、安全性和效益性，依据国家相关法律法规以及公司财务管理制度，特制定本办法。2.本办法适用于公司所有涉及针纺织品采购、销售、委托加工等业务活动中签订的合同付款行为。二、职责分工（一）业务部门1.负责与合作方进行合同条款的协商与签订，确保合同中付款相关条款明确、合理，包括付款方式、付款期限、预付款比例（如有）、结算依据等内容。2.根据合同执行进度，及时发起付款申请，提供真实、准确、完整的付款依据资料，如到货验收单、发票、服务完成确认单等。3.跟进合作方履约情况，对付款后对方应履行的后续义务进行监督，如货物的质保、售后服务等，并及时反馈问题至相关部门。（二）财务部门1.负责审核付款申请的合规性，包括核对付款金额是否与合同约定一致、相关凭证是否齐全、审批流程是否完整等。2.根据公司资金状况，合理安排付款计划，保障公司资金的正常周转，在确保符合合同约定的前提下，优先安排紧急且重要的付款事项。3.负责办理具体的付款手续，包括但不限于资金的划转、票据的开具等，并做好相应的账务处理工作，确保财务记录准确清晰。（三）审批部门/人员1.根据公司授权体系，对付款申请进行审批，从业务必要性、预算合理性等多方面进行综合考量，确保付款符合公司整体利益和管理要求。2.对于超出一定金额或特殊情况的付款申请，应进行审慎审查，并根据需要组织相关部门进行讨论或要求补充提供更多资料后再做审批决策。三、付款方式及规定（一）预付款1.如业务需要支付预付款，业务部门应在合同签订前充分评估合作方信用状况、项目风险等因素，并在合同中明确预付款比例、支付条件以及后续货物或服务交付的具体时间节点和要求。2.预付款申请时，业务部门需提交经双方签字盖章确认的合同副本、预付款必要性说明等资料至财务部门，按照审批流程批准后支付。财务部门需对预付款进行跟踪管理，确保合作方按约定履行后续义务。（二）货到付款1.货物到达公司指定地点并经验收合格后，业务部门应在规定时间内（一般不超过[X]个工作日），依据验收合格的相关凭证（如验收单、送货单等）向财务部门提交付款申请，同时附上发票等合规票据。2.财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式（如银行转账、支票等）进行付款操作。如发现货物存在质量、数量等不符合合同约定的问题，业务部门应及时与合作方沟通协商解决，暂停付款流程直至问题妥善处理。（三）分期付款1.对于约定分期付款的合同，业务部门要严格按照合同约定的付款节点（如项目进度达到一定阶段、交付一定数量货物等），提前准备好各阶段对应的付款依据资料，发起相应的付款申请。2.财务部门需对各阶段付款情况进行详细记录和跟踪，确保付款金额、时间等均符合合同要求，避免出现逾期付款或多付、少付等情况。（四）尾款支付1.在合同约定的全部货物或服务提供完毕，且经公司相关部门最终验收合格后，业务部门根据验收报告等资料发起尾款支付申请。2.对于存在质保期的项目或货物，需按合同约定扣留一定比例的质保金后支付尾款，质保金在质保期满且无质量问题后，按照规定流程予以支付。四、付款审批流程1.业务部门经办人根据合同执行情况及付款需求，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、合作方名称、付款金额、付款事由、付款方式、预计付款时间等信息，并附上相应的付款依据资料。2.《合同付款申请表》首先由业务部门负责人进行初审，审核内容包括付款申请的合理性、与合同条款的一致性以及业务实际执行情况等，审核通过后签字确认并提交至下一审批环节。3.根据公司设定的审批权限，依次由相关部门负责人（如涉及质量、法务等需把关的部门）、分管领导等进行审批，各级审批人员应在规定时间内（一般不超过[X]个工作日）完成审批意见签署，对于不同意的申请需注明原因并退回业务部门。4.最后，申请表流转至财务部门，财务负责人对付款申请从财务合规性角度进行审核，审核通过且公司资金安排允许的情况下，予以安排付款；若存在问题，及时与业务部门沟通协调，要求补充或修正相关资料后再行审批。五、付款监督与风险控制1.财务部门应定期对合同付款情况进行统计分析，编制付款情况报表，向管理层汇报，重点关注付款进度与合同约定的差异情况、大额付款项目执行情况等，以便及时发现潜在风险并采取相应措施加以防范。2.公司审计部门应定期对合同付款管理进行内部审计，检查付款流程的合规性、审批手续的完整性以及是否存在违规操作等问题，对于审计发现的问题及时督促相关部门整改，并根据情节严重程度追究相关人员责任。3.如发现合作方存在违约行为，可能影响公司权益的，业务部门应立即暂停付款，并会同法务部门根据合同约定采取相应的措施，如发函催告、要求赔偿损失等，在风险妥善处理后，再按规定决定是否继续付款。六、附则1.本办