绿色建筑材料采购管理制度及流程

绿色建筑材料采购管理制度及流程第一章总则第一条制定目的为规范公司绿色建筑材料（以下简称“绿建材料”）采购管理工作，落实绿色建筑项目建设要求，降低建筑材料对环境的影响，保障工程质量、成本可控及采购流程合规，推动绿色施工与可持续发展，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有新建、改扩建、修缮等建筑工程项目中绿建材料的采购计划、供应商选择、样品检测、采购实施、验收入库、使用监督及资料归档等全流程管理，公司各采购部门、工程项目部、质量管控部、成本部、仓储部等相关部门均需遵照执行。第三条核心原则合规性原则：绿建材料需符合国家、行业及项目所在地关于绿色建筑、环境保护、建材质量的现行标准（如GB/T50378《绿色建筑评价标准》、各品类绿建材料专项标准），满足项目绿色建筑星级评定指标要求。环保节能原则：优先采购节能、节水、节材、环保、可再生、可循环利用、低VOCs、低污染的建材产品，避免采购国家明令淘汰、高耗能、高污染的建材。质价匹配原则：在满足绿建标准和工程质量的前提下，兼顾采购成本，通过比价、议价等方式实现质价最优，杜绝盲目追求高等级绿建材料造成的成本浪费。全过程管控原则：对绿建材料采购的计划、选型、供应商、检测、验收、使用全环节进行闭环管理，确保每一环均符合绿建要求。可追溯原则：所有绿建材料的采购资料、检测报告、供应商资质、验收记录等均需完整留存，实现材料来源、质量、使用的全程可追溯。第四条部门职责（一）采购部（核心执行部门）负责绿建材料采购计划的汇总、审核与执行；负责绿建材料供应商的开发、筛选、评估、入库及动态管理；组织绿建材料的比价、招标、议价等采购实施工作；负责采购合同的签订、履行，协调供应商供货及售后问题；配合质量管控部、工程项目部完成材料检测、验收工作，收集整理供应商提供的绿建相关资料。（二）工程项目部根据项目设计图纸、绿建星级要求及施工进度，编制绿建材料需求计划（明确材料品类、规格、数量、绿建指标、供货时间、使用部位等）；负责绿建材料的现场接收、使用监督，反馈材料使用过程中的质量及绿建指标符合性问题；配合采购部进行供应商现场考察，提供项目现场的材料存放、使用配套要求。（三）质量管控部负责制定绿建材料的质量及绿建指标检测标准，明确检测项目、方法及合格判定依据；负责绿建材料样品的检测、复验工作，出具检测报告，判定材料是否符合要求；负责绿建材料入库验收、现场使用前验收的质量把控，对不合格材料提出处理意见；监督绿建材料在施工过程中的使用合规性，确保未达标材料不投入工程使用。（四）成本部负责绿建材料的成本测算，制定绿建材料采购预算，把控采购成本；审核绿建材料采购计划中的成本合理性，参与比价、招标工作，审核报价的真实性、合理性；核对采购合同中的价格、付款条款，确保与预算及公司成本管控要求一致。（五）仓储部负责绿建材料的入库登记、分类存放、仓储管理，做好防潮、防损、防污染等工作；配合质量管控部完成入库验收，核对材料的规格、数量、包装及相关资料，对不合格材料拒绝入库；负责绿建材料的出库管理，凭合规出库单发货，做好出库记录，确保账物相符。（六）设计部在项目设计阶段明确绿建材料的选型要求、绿建指标及适用标准，出具绿建材料选型清单；对采购部、工程项目部提出的绿建材料选型疑问进行技术答疑，确认替代材料的绿建指标符合性。（七）法务部负责审核绿建材料采购合同的法律合规性，规避合同风险；处理采购过程中与供应商的法律纠纷，维护公司合法权益。第二章绿建材料界定及选型标准第五条绿建材料界定本制度所指绿建材料为符合绿色建筑评价要求，具备以下特征之一的建筑材料：符合国家《绿色产品评价建筑材料》系列标准，获得绿色产品认证证书的建材；节能类：如节能门窗、保温隔热材料、太阳能光伏建材、高效节水洁具等，满足国家节能产品标准；环保类：如低VOCs涂料、胶粘剂、人造板，无醛板材，水性防水材料等，符合室内环境质量标准；循环利用类：如再生骨料混凝土、再生钢材、可回收塑料建材、利废建材等；节材类：如轻质高强建材、模块化预制建材，能减少施工阶段材料损耗的产品；其他：符合项目绿建星级评定指标要求，经质量管控部检测确认的环保、节能、可持续建材。第六条绿建材料选型标准设计部需在项目设计阶段，结合项目绿建星级目标（如一星、二星、三星），出具《绿建材料选型清单》，明确材料的核心绿建指标（如VOCs含量、节能率、再生利用率、环保认证等）、执行标准、品牌推荐范围（如有）及使用部位；选型优先选择国家/行业绿建示范产品、绿色产品认证产品、环境标志产品，优先选用本地或周边区域生产的绿建材料，降低运输过程中的碳排放；禁止选用《产业结构调整指导目录》中淘汰类、限制类的建材产品，禁止选用无质量合格证明、无绿建指标检测报告的产品；如需更换选型清单中的绿建材料，工程项目部需向设计部提交《绿建材料替代申请》，附替代材料的绿建指标检测报告及相关资质，经设计部、质量管控部审核通过后，方可纳入采购范围。第三章绿建材料采购管理流程第七条采购计划编制与审核计划编制：工程项目部根据施工进度计划、设计部《绿建材料选型清单》，编制《绿建材料采购需求计划》，明确材料名称、规格型号、数量、计量单位、绿建核心指标、供货时间、使用部位、质量要求及预算金额，经项目负责人签字确认后，提交至采购部。计划审核：采购部对计划的完整性、合理性进行初审，核对材料品类、数量与施工进度的匹配性；质量管控部审核计划中绿建指标、质量要求的合规性，确认是否符合项目绿建标准；成本部审核计划中的预算金额，把控成本合理性，超出预算的需出具专项成本说明；审核通过后，经公司分管领导审批，采购部正式纳入采购计划台账，启动采购工作；审核不通过的，退回工程项目部修改完善。计划调整：如施工进度、设计要求发生变化，工程项目部需及时提交《绿建材料采购计划调整申请》，按上述审核流程重新审批，采购部根据调整后的计划执行。第八条供应商开发与筛选（一）供应商准入条件具备独立法人资格，拥有有效的营业执照、生产许可证（如需）、税务登记证等基本资质；具备绿建材料的生产或销售能力，拥有与采购品类匹配的绿色产品认证证书、环境标志认证证书、产品质量认证证书等相关资质；具备完善的质量管控体系，拥有有效的ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系认证（优先）；具有良好的商业信誉，近3年无重大质量事故、无违法违规记录、无与我司及其他单位的重大合同纠纷；具备完善的供货能力和售后服务体系，能满足项目的供货时间要求，可提供及时的技术支持和售后保障；能按要求提供绿建材料的检测报告、合格证、绿建指标证明等全套资料，支持材料的检测复验。（二）供应商开发采购部通过行业展会、绿建材料平台、行业协会、推荐介绍等渠道开发绿建材料供应商，建立《绿建材料供应商信息台账》；对意向供应商，采购部需收集其资质资料、产品资料、绿建认证资料、业绩证明（近3年同类绿建项目供货业绩）等，进行初步筛选。（三）供应商评估与入库采购部组织质量管控部、工程项目部、成本部成立供应商评估小组，对初步筛选的供应商进行评估，评估内容包括资质合规性、产品绿建指标、质量保障能力、供货能力、价格水平、售后服务、商业信誉等；对重要品类的绿建材料供应商（如节能门窗、保温材料、低VOCs涂料等），评估小组需进行现场考察，核查其生产基地、质量管控流程、产品检测能力等；评估合格的供应商，填写《绿建材料供应商入库申请表》，附评估报告、资质资料，经各评估部门签字及公司分管领导审批后，纳入《合格绿建材料供应商库》；合格供应商库实行分类管理（按材料品类划分），采购部优先从合格库中选择供应商进行采购。（四）供应商动态管理采购部每年度对合格供应商进行年度复评，复评内容包括供货质量、绿建指标符合性、供货及时性、售后服务、价格水平等，复评不合格的，移出合格供应商库，暂停其采购合作资格；如供应商在供货过程中出现材料质量不达标、绿建指标虚假、供货延迟、售后服务差等问题，采购部立即发出《供应商整改通知书》，限期整改；整改不合格的，移出合格库，情节严重的，追究其违约责任并终止合作。第九条采购实施（招标/比价/议价）采购方式确定：根据绿建材料的采购金额、品类重要性、市场供应情况，确定采购方式：公开招标：单品类采购金额达到公司招标限额（如50万元及以上），且市场供应商数量充足的，采用公开招标方式；邀请招标：单品类采购金额达到招标限额，且市场供应商数量有限的，从合格供应商库中邀请3家及以上供应商进行邀请招标；比价采购：单品类采购金额低于招标限额的，从合格供应商库中选择3家及以上供应商进行比价，原则上选择报价合理、资质最优、服务最好的供应商；单一来源采购：因绿建指标特殊、项目技术要求唯一，且仅一家供应商能满足要求的，经公司总经理办公会审批后，可采用单一来源采购，需出具专项说明。采购文件编制：采购部编制招标/比价文件，明确采购材料的名称、规格、数量、绿建核心指标、质量要求、供货时间、验收标准、付款条款、违约责任等，文件需经质量管控部、成本部、法务部审核确认。报价评审：评估小组对供应商的报价文件进行评审，评审核心为“绿建指标符合性+质量+价格+服务”，并非单纯以最低价中标，需优先选择绿建指标达标、质量有保障、报价合理的供应商。供应商确定：评审完成后，采购部出具《采购评审报告》，明确中选供应商，经公司分管领导/总经理审批后，向中选供应商发出中标/成交通知书。第十条采购合同签订采购部根据中标/成交结果，与供应商拟定《绿建材料采购合同》，合同中需明确约定绿建材料的核心指标、检测标准、验收要求，并约定：如材料绿建指标或质量未达标，供应商需承担退货、换货、赔偿损失等违约责任，明确退换货流程及赔偿标准；合同需包含材料的资料交付要求（如绿建认证证书、检测报告、合格证、使用说明书等）、供货时间、交货地点、付款方式（如预付款、到货款、验收款、质保金）、质保期等条款；合同经采购部负责人、法务部、成本部审核，公司分管领导/总经理签字后，正式签订，合同原件由公司档案管理部门留存，采购部、工程项目部、财务部留存复印件。第十一条样品检测与确认合同签订后，供应商需按要求向公司提交绿建材料样品及全套资料（绿建认证证书、出厂检测报告、合格证等），样品数量满足检测需求；质量管控部收到样品后，在规定时间内（如3-7个工作日）进行样品检测/复验，检测项目覆盖合同约定的绿建核心指标及质量指标；检测合格的，质量管控部出具《绿建材料样品检测合格报告》，并对样品进行封样，作为后续入库验收、现场验收的标准；检测不合格的，质量管控部出具《检测不合格报告》，采购部立即通知供应商，要求其在限期内重新提交样品，重新检测仍不合格的，采购部有权解除合同，并要求供应商承担违约责任。第十二条供货与入库验收供应商按合同约定的时间、地点供货，发货前需提前通知采购部及工程项目部，附发货清单（明确材料名称、规格、数量、批次号等）；材料送达仓库后，仓储部首先核对发货清单与实际货物的规格、数量、包装是否一致，有无破损、受潮等问题，初步验收不合格的，直接拒收并通知采购部；初步验收合格后，质量管控部进行正式入库验收，对照封样样品、《检测合格报告》及合同约定，核查材料的绿建指标证明、质量合格证明、批次检测报告，对部分材料进行现场抽样复验；验收合格的，质量管控部出具《绿建材料入库验收合格单》，仓储部凭合格单办理入库手续，录入库存管理系统，做好分类存放及标识（标注“绿建材料”、品类、规格、批次、入库时间）；验收不合格的，质量管控部出具《入库验收不合格单》，仓储部拒绝入库，采购部通知供应商限期处理（退货、换货），并跟踪处理结果，确保不合格材料不进入库存。第十三条现场配送与使用前验收工程项目部根据施工进度，向仓储部提交《绿建材料出库申请》，仓储部凭审核通过的申请单办理出库，做好出库记录，确保账物相符；材料送达项目现场后，工程项目部联合质量管控部进行现场使用前验收，核对材料的规格、数量、批次，对照封样样品核查外观质量，核查相关资料的完整性；对现场使用的批量材料，质量管控部可进行随机抽样复验，复验合格后方可投入施工使用；复验不合格的，工程项目部立即停止使用，封存材料并通知采购部，由采购部协调供应商处理，同时做好不合格材料的隔离存放，防止混用。第十四条付款管理财务部根据采购合同、入库验收合格单、检测报告、发票等全套资料，按合同约定的付款条款办理付款手续；预付款：需提供合同、中标通知书，经审批后支付，预付款比例严格按公司规定执行（如不超过合同金额的30%）；到货款/验收款：需提供入库验收合格单、检测合格报告、合规发票，经采购部、质量管控部、工程项目部审核后支付；质保金：按合同约定留存（如合同金额的5%-10%），质保期满后，经工程项目部、质量管控部确认材料无质量问题，出具质保期满验收意见，财务部办理质保金支付手续。第四章不合格绿建材料处理第十五条不合格材料界定凡符合下列情形之一的，均判定为不合格绿建材料：绿建核心指标未达到合同约定或项目绿建标准要求的；质量指标未达到国家/行业标准或合同约定的；无有效绿建认证证书、检测报告、合格证等资料的；样品检测合格但批量供货与封样样品不符的；材料存在破损、变质、过期等问题，影响使用的；国家相关部门抽检判定为不合格的。第十六条不合格材料处理流程封存隔离：发现不合格材料后，仓储部/工程项目部立即对不合格材料进行封存，做好明显的“不合格”标识，进行隔离存放，防止与合格材料混用；原因核实：质量管控部出具《不合格材料核查报告》，明确不合格原因、涉及数量、使用部位（如已部分使用），采购部向供应商核实不合格情况；处理方式确定：根据不合格严重程度，确定处理方式：退货：严重不合格、无法满足项目绿建及质量要求的，由采购部通知供应商限期退货，供应商承担退货费用及由此造成的公司损失；换货：轻微不合格、供应商可在限期内更换合格材料的，由采购部要求供应商无条件换货，换货后需重新进行检测验收，合格后方可入库/使用；折价处理：经设计部、质量管控部审核，材料虽未达到部分绿建指标，但不影响项目绿建星级评定及工程质量，且供应商同意折价的，经公司分管领导审批后，可折价采购，同时留存相关审核记录；索赔：因供应商提供不合格材料造成公司工期延误、额外检测费用、工程返工等损失的，采购部按合同约定向供应商提出索赔，法务部配合处理索赔事宜。记录归档：采购部将不合格材料的核查报告、处理意见、处理结果等资料整理归档，同时将供应商的不合格记录纳入其信用档案，作为年度复评的重要依据。第五章资料管理与追溯第十七条绿建材料采购资料范围绿建材料采购全流程的资料均需完整留存，包括但不限于：采购计划类：《绿建材料采购需求计划》、审核记录、计划调整申请；供应商类：供应商资质资料、评估报告、入库申请表、合格供应商库台账、年度复评记录、整改通知书；采购实施类：招标/比价文件、报价单、评审报告、中标/成交通知书；合同类：《绿建材料采购合同》及补充协议；检测类：样品检测报告、复验报告、入库验收检测记录、现场使用前检测记录；验收类：样品确认单、入库验收合格单/不合格单、现场验收记录；供货类：发货清单、出库单、入库单、现场配送记录；付款类：发票、付款申请、银行付款凭证；不合格处理类：不合格材料核查报告、处理意见、退货/换货记录、索赔资料；其他：绿建材料选型清单、替代材料申请及审核记录、封样样品照片等。第十八条资料管理要求各部门指定专人负责绿建材料采购资料的收集、整理、归档，资料需做到真实、完整、规范、可追溯；纸质资料需按项目、按材料品类分类存放，建立资料台账，电子资料需同步录入公司档案管理系统，做好备份，防止丢失；资料保存期限需满足国家关于建设工程档案管理的要求（至少保存至项目竣工验收后5年，重要项目永久保存）；公司相关部门可根据工作需要查阅绿建材料采购资料，查阅时需办理查阅手续，严禁私自涂改、损毁、转借资料。第十九条全程追溯管理建立《绿建材料追溯台账》，明确材料的品类、规格、批次号、供应商、供货时间、检测结果、验收情况、使用部位、领料单位等信息，实现“一物一批一账”；如项目后期出现绿建指标或材料质量问题，可通过追溯台账快速定位材料来源、检测验收情况及使用部位，及时排查问题原因；质量管控部定期对绿建材料追溯