建设单位管理费报销制度

建设单位管理费报销制度一、建设单位管理费报销制度

1.1总则

建设单位管理费是指建设单位在工程建设过程中，为组织、协调、管理工程项目所发生的各项费用。为规范建设单位管理费的报销行为，确保资金使用的合理性、合规性和高效性，特制定本制度。本制度适用于建设单位及其授权单位的各项管理费用报销工作，旨在明确费用报销的范围、标准、程序和责任，加强财务管理和监督，防范财务风险。

1.2报销范围

建设单位管理费报销范围包括但不限于以下内容：

（1）差旅费：因工作需要发生的交通费、住宿费、伙食补助费等。差旅费报销应提供行程单、发票等原始凭证，并符合公司差旅费管理办法的规定。

（2）会议费：因项目需要召开的各类会议所发生的会议费，包括场地租赁费、资料费、专家咨询费等。会议费报销应提供会议通知、参会人员名单、发票等证明材料。

（3）招待费：因工作需要发生的业务招待费，包括餐饮费、礼品费等。招待费报销应提供招待对象、事由、发票等证明材料，并符合公司招待费管理办法的规定。

（4）办公费：因工作需要发生的办公用品购置费、打印费、复印费等。办公费报销应提供采购清单、发票等原始凭证。

（5）咨询费：因项目需要支付的专业咨询费，包括工程咨询、法律咨询、财务咨询等。咨询费报销应提供咨询服务合同、发票等证明材料。

（6）其他费用：因工作需要发生的其他合理费用，如通讯费、保险费等。其他费用报销应提供相关证明材料和发票。

1.3报销标准

建设单位管理费报销应遵循以下标准：

（1）差旅费：国内差旅住宿费按照公司差旅费管理办法执行，伙食补助费按照实际天数和标准计算。国际差旅费用按照公司外事管理办法执行。

（2）会议费：会议费支出应控制在预算范围内，大型会议需经过审批程序。会议费报销应提供详细的费用明细和证明材料。

（3）招待费：招待费支出应遵循勤俭节约原则，每次招待费支出不得超过规定标准。招待费报销应提供明确的招待事由和发票。

（4）办公费：办公用品购置应遵循计划采购原则，报销金额不得超过预算标准。办公费报销应提供采购清单和发票。

（5）咨询费：咨询费支出应遵循市场行情和合同约定，报销金额不得超过合同金额。咨询费报销应提供咨询服务合同和发票。

（6）其他费用：其他费用报销应遵循实际发生原则，并提供相应的证明材料。

1.4报销程序

建设单位管理费报销程序如下：

（1）费用发生：经办人应按照工作需要发生费用，并取得合规的原始凭证。

（2）费用报销：经办人填写费用报销申请表，附上相关原始凭证，并提交部门负责人审核。

（3）部门审核：部门负责人对报销申请进行审核，确认费用真实性和合规性，并签字确认。

（4）财务审核：财务部门对报销申请进行审核，核对费用是否符合报销标准和预算要求，并签字确认。

（5）领导审批：财务部门将审核后的报销申请提交领导审批，领导签字确认后进行报销。

（6）付款结算：财务部门根据审批后的报销申请进行付款结算，并将付款凭证交予经办人。

1.5责任追究

经办人对报销费用的真实性、合规性负责，部门负责人对部门费用报销的合理性负责，财务部门对报销程序的执行负责，领导对报销审批的最终责任负责。如有弄虚作假、违规报销等行为，将按照公司相关规定进行追究。

1.6附则

本制度由建设单位财务部门负责解释，自发布之日起施行。建设单位可根据实际情况对本制度进行修订和完善。

二、费用预算与控制

2.1预算编制

建设单位管理费的预算编制应遵循统筹规划、量入为出、厉行节约的原则。每年初，财务部门应根据工程项目的总体计划、往年费用支出情况以及相关费用标准，编制下一年度的管理费预算。预算编制应详细列出各项费用的预计支出金额，并说明预算编制的依据和测算过程。部门负责人应根据本部门的工作计划，提出本部门的管理费预算需求，经财务部门审核汇总后，报领导审批。预算编制完成后，财务部门应将预算分解到各季度和月份，以便于预算执行和监控。

2.2预算执行

管理费预算一经批准，应严格执行。经办人在发生费用时，应首先核对预算是否充足。如预算不足，需提前向部门负责人和财务部门报告，并说明原因。部门负责人应定期检查本部门费用预算的执行情况，及时发现和纠正偏差。财务部门应每月对管理费预算的执行情况进行汇总分析，向领导汇报预算执行情况，并提出调整建议。预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照预算调整程序办理。预算调整需提供充分的理由和测算依据，经财务部门审核后，报领导审批。

2.3费用控制

为确保管理费使用的合理性和高效性，建设单位应建立费用控制机制。费用控制应贯穿于费用发生的全过程，从预算编制、预算执行到预算调整，均需加强控制。经办人在发生费用时，应严格遵守费用标准和报销程序，避免浪费和滥用。部门负责人应加强对本部门费用使用的监督，及时发现和纠正不合理支出。财务部门应定期对费用支出进行分析，发现异常情况及时报告。费用控制应注重实效，通过费用控制，提高资金使用效益，降低工程成本。

2.4控制措施

为加强管理费的控制，建设单位可采取以下措施：

（1）加强预算管理：严格执行预算编制和预算调整程序，确保预算的科学性和合理性。

（2）规范报销程序：严格执行报销程序，确保费用报销的真实性和合规性。

（3）加强费用分析：定期对费用支出进行分析，发现异常情况及时报告。

（4）强化责任落实：明确各部门和人员的费用控制责任，确保费用控制措施落到实处。

（5）引入信息化管理：利用信息化手段，加强费用预算和费用支出的管理，提高管理效率。

2.5监督检查

为确保费用控制的落实，建设单位应建立监督检查机制。财务部门应定期对费用预算和费用支出进行监督检查，发现违规行为及时纠正。审计部门应定期对管理费的使用情况进行审计，确保费用使用的合规性和合理性。建设单位可设立内部举报电话和邮箱，接受员工和社会各界的监督。监督检查结果应定期向领导报告，并作为绩效考核的依据。通过监督检查，及时发现和纠正问题，不断完善费用控制机制。

2.6持续改进

费用控制是一个持续改进的过程。建设单位应定期对费用控制工作进行总结和评估，发现问题和不足，并及时采取措施加以改进。通过持续改进，不断提高费用控制的水平，确保管理费使用的合理性和高效性。建设单位可定期组织员工进行费用控制培训，提高员工的费用控制意识和能力。通过持续改进，建立长效的费用控制机制，为工程项目的顺利实施提供保障。

三、报销凭证与审批流程

3.1凭证要求

报销建设单位管理费必须提供真实、合规、完整的原始凭证。原始凭证是费用发生的合法证明，也是财务审核报销申请的重要依据。原始凭证应满足以下要求：

（1）真实性：原始凭证必须真实反映费用发生的实际情况，不得伪造或变造。经办人在取得原始凭证时，应仔细核对费用信息，确保与实际情况一致。

（2）合规性：原始凭证必须符合国家法律法规和公司财务制度的要求。例如，发票必须是正规发票，且发票内容与实际支出相符。

（3）完整性：原始凭证必须完整无缺，不得涂改、挖补或损毁。如果原始凭证需要粘贴，应按照财务部门的规定进行粘贴，确保粘贴牢固、整齐。

（4）及时性：原始凭证应在费用发生后及时取得，不得拖延。经办人应在费用发生的当天或次日内取得原始凭证，并提交给财务部门。

常见的原始凭证包括：发票、收据、行程单、会议通知、参会人员名单、会议费结算单、差旅费报销单、办公用品采购清单等。经办人在报销时，应提供上述凭证的原件或复印件，并按照财务部门的要求进行粘贴和填写。

3.2凭证审核

财务部门在审核报销申请时，应重点审核原始凭证的真实性、合规性和完整性。审核内容包括：

（1）审核发票：检查发票是否为正规发票，发票内容是否与实际支出相符，发票金额是否准确。

（2）审核收据：检查收据是否完整，收据内容是否清晰，收据金额是否准确。

（3）审核行程单：检查行程单是否完整，行程单信息是否与实际出行情况一致。

（4）审核会议文件：检查会议通知、参会人员名单、会议费结算单等文件是否完整，文件内容是否清晰。

（5）审核差旅费报销单：检查差旅费报销单是否按照公司规定填写，报销金额是否在标准范围内。

（6）审核办公用品采购清单：检查采购清单是否完整，清单内容是否清晰，金额是否准确。

财务部门在审核过程中，如发现原始凭证不符合要求，应及时退回经办人，并说明原因。经办人应根据财务部门的意见，补充或更换原始凭证，然后重新提交报销申请。

3.3审批流程

建设单位管理费的审批流程应按照费用金额和费用类型进行分级审批。具体审批流程如下：

（1）小额费用审批：金额在规定标准以下（例如1000元以下）的费用，经部门负责人审核后，可直接报财务部门报销，无需领导审批。

（2）中额费用审批：金额在规定标准以上（例如1000元至10000元）的费用，经部门负责人审核后，需报分管领导审批。分管领导审核通过后，方可报财务部门报销。

（3）大额费用审批：金额在规定标准以上（例如10000元以上）的费用，经部门负责人审核后，需报主要领导审批。主要领导审核通过后，方可报财务部门报销。

审批流程应按照费用发生的顺序进行，不得越级审批。经办人在提交报销申请时，应按照审批流程逐级提交，并确保每个审批环节都已完成。财务部门在收到审批完成的报销申请后，方可进行报销。

3.4审批责任

在审批流程中，每个审批环节的审批人都应对审批结果负责。部门负责人应对本部门费用报销的合理性负责，分管领导应对分管范围内的费用报销的合规性负责，主要领导应对所有费用报销的最终结果负责。

部门负责人在审批时，应仔细审核报销申请和原始凭证，确保费用发生的真实性和合规性。分管领导在审批时，应重点审核费用金额是否在预算范围内，费用支出是否符合公司财务制度的要求。主要领导在审批时，应重点审核费用支出的必要性和合理性，确保费用支出的效益。

如审批人发现报销申请或原始凭证存在问题，应及时退回经办人，并说明原因。经办人应根据审批人的意见，补充或更换材料，然后重新提交报销申请。如审批人违反审批流程或审批不当，将按照公司相关规定进行追究。

3.5审批时限

为提高工作效率，建设单位应明确审批时限。小额费用应在提交报销申请后的2个工作日内完成审批，中额费用应在提交报销申请后的3个工作日内完成审批，大额费用应在提交报销申请后的5个工作日内完成审批。

审批时限从经办人提交报销申请开始计算，至最后一个审批环节完成审批为止。如遇特殊情况需要延长审批时限，应经主要领导批准。

超过审批时限未完成审批的，经办人应及时与审批人沟通，了解审批进度，并补充或更换材料。如因审批人原因导致审批延误，审批人将按照公司相关规定进行追究。

3.6审批记录

财务部门应建立审批记录台账，详细记录每笔费用报销的审批过程和审批结果。审批记录应包括报销申请编号、报销人、费用类型、费用金额、部门负责人审批意见、分管领导审批意见、主要领导审批意见、审批时间等信息。

审批记录应妥善保管，并作为财务档案进行管理。如需查询审批记录，可向财务部门提出申请，财务部门应如实提供相关记录。

审批记录的建立和保管，旨在加强对审批过程的监督，确保审批工作的规范性和透明度。通过审批记录，可以及时发现和纠正问题，不断完善审批流程。

四、报销支付与核算管理

4.1支付方式

建设单位管理费的支付应遵循安全、便捷、合规的原则。财务部门应根据费用报销申请和审批结果，选择合适的支付方式。常见的支付方式包括银行转账、现金支付和支票支付。银行转账是主要的支付方式，适用于大部分费用支付。现金支付仅限于小额费用，且需符合公司现金管理规定。支票支付适用于需要支付给个人的费用，且需严格按规定开具和保管。

银行转账支付应通过建设单位的对公账户进行，支付前需核对收款人信息是否准确，确保资金安全。现金支付需符合公司现金管理规定，支付金额不得超过规定限额，且需及时存入银行账户。支票支付需严格按规定开具和保管，避免遗失或被盗用。财务部门应建立支付台账，详细记录每笔支付的支付方式、支付时间、支付金额和收款人信息，确保支付过程的可追溯性。

4.2支付审核

在支付前，财务部门应对费用报销申请和审批结果进行最终审核，确保所有手续齐全、信息准确。审核内容包括：

（1）审核报销申请：检查报销申请是否经过所有必要的审批环节，审批意见是否清晰，审批人是否签字。

（2）审核原始凭证：检查原始凭证是否真实、合规、完整，是否符合报销要求。

（3）审核支付信息：检查收款人信息是否准确，支付金额是否与审批金额一致，支付方式是否符合规定。

如审核过程中发现任何问题，财务部门应及时与经办人或审批人沟通，了解情况并解决问题。问题解决后，方可进行支付。通过支付审核，确保资金支付的安全性和合规性，避免资金风险。

4.3支付程序

建设单位管理费的支付程序应按照支付方式和费用类型进行分级管理。具体支付程序如下：

（1）银行转账支付：对于银行转账支付，财务部门应根据审批完成的报销申请，填写银行转账凭证，并附上相关原始凭证。银行转账凭证需经财务部门负责人审核后，方可进行转账。转账完成后，财务部门应将转账凭证和付款回单归档保存。

（2）现金支付：对于现金支付，财务部门应根据审批完成的报销申请，填写现金支付单，并附上相关原始凭证。现金支付单需经财务部门负责人审核后，方可支付现金。支付现金时，需当面点清金额，并要求经办人签字确认。现金支付完成后，财务部门应将现金支付单和收款人签字确认的凭证归档保存。

（3）支票支付：对于支票支付，财务部门应根据审批完成的报销申请，填写支票开具申请单，并附上相关原始凭证。支票开具申请单需经财务部门负责人审核后，方可开具支票。支票开具后，财务部门应将支票和收款人信息妥善保管，并要求收款人签字确认收款。支票支付完成后，财务部门应将支票存根和收款人签字确认的凭证归档保存。

4.4支付记录

财务部门应建立支付记录台账，详细记录每笔支付的信息。支付记录应包括支付日期、支付方式、支付金额、收款人、付款账户、摘要等信息。支付记录应按照支付时间顺序进行登记，并确保信息准确、完整。支付记录应妥善保管，并作为财务档案进行管理。如需查询支付记录，可向财务部门提出申请，财务部门应如实提供相关记录。

支付记录的建立和保管，旨在加强对支付过程的监督，确保支付工作的规范性和透明度。通过支付记录，可以及时发现和纠正问题，不断完善支付流程。

4.5付款时效

为提高工作效率，建设单位应明确付款时效。银行转账支付应在审批完成后3个工作日内完成支付，现金支付应在审批完成后1个工作日内完成支付，支票支付应在审批完成后2个工作日内完成支付。

付款时效从审批完成开始计算，至资金到达收款人账户或现金支付完成为止。如遇特殊情况需要延长付款时效，应经主要领导批准。超过付款时效未完成支付的，经办人应及时与财务部门沟通，了解原因并采取措施加快支付进度。如因财务部门原因导致支付延误，财务部门将按照公司相关规定进行追究。

4.6付款通知

财务部门在支付前，应向收款人发送付款通知，告知收款人支付时间、支付金额和支付方式。付款通知可以通过电话、短信或邮件等方式发送。收款人收到付款通知后，应确认收款信息，并及时做好收款准备。

付款通知的发送，旨在确保收款人及时收到款项，避免因信息不畅导致的问题。通过付款通知，可以提高支付效率，减少沟通成本。

4.7付款确认

支付完成后，财务部门应向收款人发送付款确认信息，告知收款人支付是否成功，并附上相关支付凭证。付款确认信息可以通过电话、短信或邮件等方式发送。收款人收到付款确认信息后，应核对支付凭证，确保支付金额和收款信息准确无误。

付款确认的发送，旨在确保收款人确认收款，并作为支付完成的最终证明。通过付款确认，可以避免因支付问题导致的纠纷，确保资金支付的安全性和准确性。

五、费用报销管理与监督

5.1报销纪律

建设单位管理费的报销应严格遵守国家法律法规和公司财务制度，坚持实事求是、勤俭节约的原则。报销人员必须保证所报费用真实、合理，不得虚报、冒领、套取费用。严禁利用职务之便，以权谋私，报销不正当费用。报销人员应对所报费用的真实性、合规性负责，如有弄虚作假行为，将按照公司相关规定严肃处理。

财务部门在审核报销申请时，应严格把关，对不符合规定的报销申请，有权拒绝报销，并及时向经办人说明原因。经办人不得强行报销，不得对财务部门进行威胁或恐吓。报销人员应积极配合财务部门的工作，如实提供相关资料，并接受财务部门的监督检查。

5.2监督机制

为加强对建设单位管理费报销的监督，建设单位应建立多层次的监督机制。财务部门应加强对报销过程的日常监督，审计部门应定期对报销情况进行专项审计，纪检部门应加强对报销环节的监督，确保报销工作的规范性和透明度。

财务部门在审核报销申请时，应重点审核费用的真实性、合规性和合理性，发现异常情况及时报告。审计部门应定期对报销情况进行专项审计，审计内容包括报销程序、报销标准、报销金额等，审计结果应向领导报告，并作为绩效考核的依据。纪检部门应加强对报销环节的监督，对违规行为进行查处，并追究相关人员的责任。

建设单位可设立内部举报电话和邮箱，接受员工和社会各界的监督。举报人应如实提供举报信息，并配合调查。对举报人的信息应严格保密，不得泄露。对举报查实的违规行为，将按照公司相关规定严肃处理。通过多层次监督，及时发现和纠正问题，不断完善报销机制。

5.3举报处理

任何员工如发现建设单位管理费报销中有违规行为，可向财务部门、审计部门或纪检部门举报。举报应实名举报，并提供相关证据。财务部门、审计部门或纪检部门接到举报后，应立即进行调查，调查结果应及时向举报人反馈。

调查过程中，应认真核实举报信息，不得偏听偏信。对查实的违规行为，应按照公司相关规定进行处理。处理结果应向举报人反馈，并作为绩效考核的依据。对举报人进行打击报复的，将按照公司相关规定严肃处理。通过举报处理，加强对报销环节的监督，确保报销工作的规范性和透明度。

5.4信息公开

为提高报销工作的透明度，建设单位应定期公开管理费的使用情况。财务部门应定期编制管理费使用情况报告，报告内容包括费用预算、费用支出、费用分析等，报告应向全体员工公开。通过信息公开，接受员工和社会各界的监督，提高报销工作的透明度和公信力。

信息公开应采用多种方式，如公司内部网站、公告栏等。财务部门应定期更新信息公开内容，确保信息的及时性和准确性。员工可通过多种渠道获取信息公开内容，并可通过财务部门了解相关信息。通过信息公开，提高报销工作的透明度，接受员工和社会各界的监督。

5.5档案管理

建设单位管理费的报销档案应按照财务档案管理规定进行管理。报销档案包括报销申请、审批记录、原始凭证、支付凭证等，应完整、准确、系统地保管。财务部门应建立报销档案管理制度，明确档案的保管期限、保管方式、查阅程序等，确保档案的安全和完整。

报销档案应按照费用发生的顺序进行编号，并按年进行归档。归档后的报销档案应妥善保管，不得损毁、丢失或篡改。如需查阅报销档案，可向财务部门提出申请，财务部门应如实提供相关档案，并做好登记工作。通过档案管理，确保报销工作的可追溯性，为审计和监督提供依据。

5.6持续改进

建设单位管理费的报销管理是一个持续改进的过程。财务部门应定期对报销工作进行总结和评估，发现问题和不足，并及时采取措施加以改进。通过持续改进，不断提高报销工作的效率和服务水平，为工程项目的顺利实施提供保障。

财务部门可定期组织员工进行报销管理培训，提高员工的报销管理意识和能力。通过持续改进，建立长效的报销管理机制，确保报销工作的规范性和透明度。

六、制度执行与责任追究

6.1制度培训

为确保本制度的顺利执行，建设单位应定期组织员工进行制度培训。培训内容包括本制度的主要内容、报销程序、报销标准、监督机制等。培训应采用多种形式，如集中授课、案例分析、现场演示等，确保培训效果。

财务部门应负责制度培训的组织和实施，并制定培训计划。培训计划应包括培训时间、培训内容、培训对象、培训方式等。财务部门应提前通知员工参加培训，并做好培训准备工作。

培训结束后，应进行考核，考核可采用笔试、面试等方式，考核结果应作为员工绩效考核的依据。通过制度培训，提高员工的制度意识和执行能力，确保本制度的顺利执行。

6.2制度执行

本制度由建设单位的财务部门负责解释和执行。财务部门应严格按照本制度的规定，对建设单位管理费的报销进