中国人寿财务报销制度

中国人寿财务报销制度一、总则

第一条为规范中国人寿保险股份有限公司（以下简称“公司”）财务报销行为，加强财务管理和成本控制，提高资金使用效率，确保公司经济活动合法合规，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，包括但不限于正式员工、派遣员工、实习生及外包服务人员。公司各分支机构、部门及子公司应在本制度框架下执行财务报销相关事宜。

第三条财务报销应遵循“真实、合理、及时、规范”的原则，确保报销内容与公司业务活动直接相关，符合国家法律法规及公司内部管理要求。

第四条财务报销流程应遵循“申请、审核、支付”的基本环节，涉及多个部门审批的报销事项应按权限层级逐级审批，确保审批流程清晰、高效。

第五条公司财务部门负责财务报销制度的制定、解释、监督及执行，并定期对报销情况进行统计分析，为管理决策提供数据支持。

第六条各部门负责人应加强对本部门员工财务报销的指导与监督，确保报销事项符合业务实际需求，防止虚假报销或过度报销行为发生。

第七条公司鼓励采用电子化报销系统进行报销申请与管理，提高报销效率，减少纸质文件流转，但特殊情况仍需提交纸质凭证。

第八条本制度未尽事宜，由公司财务部门根据实际情况制定补充规定，经公司管理层批准后执行。

第九条公司员工应严格遵守本制度，对违反财务报销规定的行为，公司将视情节轻重给予相应处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、解除劳动合同等。

第十条本制度自发布之日起施行，原相关财务报销规定同时废止。

二、报销范围与标准

第十一条财务报销范围包括但不限于以下类别：

（一）差旅费报销，包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等；

（二）业务招待费报销，包括会议费、业务拓展费、客户招待费等；

（三）办公费报销，包括办公用品采购、打印复印费、邮寄费等；

（四）维修费报销，包括设备维修、房屋修缮等费用；

（五）其他经公司批准的合理费用支出。

第十二条报销标准应符合国家及地方相关财务政策，并参照公司内部制定的费用标准执行。例如，差旅住宿费按不同城市级别设定上限，交通费按实际发生额报销，但需提供正规票据。

第十三条业务招待费报销应严格控制，符合公司业务发展需求，并提供详细说明及相应票据。无明确业务背景的招待费不予报销。

第十四条办公费报销应遵循“必要、节约”原则，超过一定金额的采购需经部门负责人审批，大额支出需提交采购申请报告。

第十五条维修费报销需提供维修合同、发票及必要的验收证明，确保费用真实合理。

三、报销流程与审批权限

第十六条财务报销流程分为“提交申请、部门审核、财务复核、支付结算”四个阶段。

第十七条员工完成报销事项后，应填写《财务报销申请单》，附上相关票据，按审批权限提交至部门负责人。

第十八条部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行初步审核，并在申请单上签字确认。特殊报销事项（如大额支出）需提交至分管领导审批。

第十九条财务部门对报销单据进行复核，包括票据合规性、金额准确性、审批完整性等，无误后安排支付。

第二十条报销审批权限划分如下：

（一）一般报销（金额低于人民币1万元）由部门负责人审批；

（二）较高金额报销（人民币1万元至10万元）需经分管领导审批；

（三）大额报销（人民币10万元以上）需经公司财务总监及总经理联合审批。

第二十一条超出审批权限的报销事项，需按逐级上报原则执行，不得越级审批。

四、票据管理与要求

第二十二条财务报销必须提供合规票据，包括但不限于增值税专用发票、增值税普通发票、定额发票等。电子发票需通过官方渠道验证真伪。

第二十三条票据应满足以下要求：

（一）发票内容与报销事项一致，如差旅费报销需提供交通票、住宿发票；

（二）发票金额与实际支出相符，不得涂改、伪造；

（三）电子票据需通过“电子发票服务平台”或“税控系统”开具，并确保二维码可扫描。

第二十四条特殊情况（如无发票支出）需提供替代证明，如银行转账记录、内部凭证等，并附详细说明。

第二十五条票据保管要求：

（一）员工应妥善保管报销票据，财务部门定期抽查票据完整性；

（二）电子票据需归档至公司指定云存储系统，确保数据安全；

（三）离职员工需在离职前提交所有未报销票据，经财务部门核对后办理手续。

五、报销时限与逾期处理

第二十六条财务报销应在费用发生后30日内提交，特殊情况需经公司批准延期。逾期提交的报销单据，财务部门有权拒收或要求补充说明。

第二十七条超过60天未提交的报销申请，公司视为自动放弃报销权利，财务部门不再受理。

第二十八条逾期报销需提交专项申请，说明原因并附相关证明，经财务总监批准后方可办理。

六、监督检查与责任追究

第二十九条公司财务部门及内审部门定期对财务报销情况进行抽查，重点检查报销合规性、审批完整性及票据真实性。

第三十条发现虚报、冒领、重复报销等违规行为，公司将追回款项并视情节轻重对相关责任人进行处罚，包括但不限于经济处罚、降级、解除劳动合同等。

第三十一条员工对报销过程中遇到的问题可向财务部门咨询，财务部门应提供专业指导，确保报销流程顺畅。

第三十二条公司建立财务报销举报机制，鼓励员工举报违规报销行为，经查实后给予举报人适当奖励。

第三十三条本制度由公司财务部门负责解释，并定期根据国家政策及公司业务调整进行修订。

二、报销范围与标准

第二条报销范围涵盖公司员工因业务活动产生的各项合理费用支出，具体包括差旅费、业务招待费、办公费、维修费及其他经公司批准的费用类别。各类报销范围应明确界定，确保员工清晰了解哪些支出可纳入报销范畴。

第三条差旅费报销作为公司运营中常见的费用类型，主要包括交通费、住宿费、伙食补助费及市内交通费等。交通费报销需提供实际发生的票据，如飞机票、火车票、汽车票等，并符合公司差旅政策中关于交通工具选择的规定。住宿费报销需根据出差城市级别设定标准上限，超出部分需提供合理说明及额外票据。伙食补助费按实际出差天数计算，每日标准参照当地物价水平，但不得高于国家及地方相关规定。市内交通费报销限于必要的公务活动支出，需提供正规票据。

第四条业务招待费报销主要用于公司业务拓展、客户关系维护及会议活动等，应严格遵循“业务相关性”原则。报销内容需提供详细说明，如会议议程、客户名单、招待目的等，并附上相应票据，包括餐饮发票、活动支出凭证等。公司禁止无明确业务背景的招待费报销，财务部门应重点审核招待费的合理性及必要性。

第五条办公费报销包括办公用品采购、打印复印费、邮寄费等日常办公支出。办公用品采购需符合公司采购流程，小额支出（如人民币500元以下）由部门负责人审批，大额支出需提交采购申请。打印复印费报销需提供服务提供商发票及使用记录，确保费用真实。邮寄费报销限于公司业务相关文件传递，需提供快递单据及寄件说明。

第六条维修费报销适用于公司设备、设施及办公场所的必要维修，如电脑维修、网络维护、房屋修缮等。报销需提供维修合同或协议、发票及验收证明，确保维修内容与实际需求一致。非紧急维修项目需提前提交申请，经部门负责人审批后方可执行。

第七条其他经公司批准的费用支出，如培训费、咨询费、劳务费等，需提供专项申请报告及相应票据。此类报销需明确用途及预算依据，经公司管理层审批后方可执行。

第八条报销标准应遵循国家及地方相关财务政策，并参考公司内部制定的费用标准。例如，差旅住宿费按北京、上海等一线城市设定上限，交通费按实际发生额报销，但需提供正规票据。业务招待费报销标准需符合公司业务发展阶段及市场水平，财务部门应定期评估并调整相关标准。

第九条公司鼓励员工节约成本，避免不必要的费用支出。财务部门应定期公示报销标准及常见问题，帮助员工正确理解报销政策，提高报销效率。

第十条报销范围及标准的调整需经公司管理层批准，并发布正式通知。各分支机构、部门应严格执行调整后的报销政策，确保公司财务管理的统一性。

三、报销流程与审批权限

第三条财务报销流程分为提交申请、部门审核、财务复核、支付结算四个基本阶段，各阶段需按规定执行，确保流程规范、高效。员工完成报销事项后，应填写《财务报销申请单》，详细列明报销事由、金额及附件清单，并按审批权限提交至部门负责人。部门负责人需对报销事项的真实性、合理性进行初步审核，确认无误后签字确认，并在申请单上注明审核意见。特殊报销事项，如大额支出或非常规费用，需提交至分管领导审批，确保报销内容符合公司业务需求及财务政策。

第四条财务部门收到报销申请后，应进行复核，包括票据合规性、金额准确性、审批完整性等，无误后安排支付。复核过程中，财务人员需对报销单据进行逐一检查，确保发票真伪、内容与实际支出一致，并核对审批流程是否完整。如发现问题，应及时与申请人沟通，要求补充或更正材料。财务部门复核通过后，将安排付款，并通知申请人领取报销款项或相关凭证。

第五条报销审批权限划分如下：一般报销（金额低于人民币1万元）由部门负责人审批；较高金额报销（人民币1万元至10万元）需经分管领导审批；大额报销（人民币10万元以上）需经公司财务总监及总经理联合审批。超出审批权限的报销事项，需按逐级上报原则执行，不得越级审批。审批过程中，各层级负责人应认真审核报销内容，确保费用合理且符合公司政策，避免滥用职权或审批不严导致的问题。

第六条报销审批应遵循“先审批、后报销”的原则，未获得相应审批的报销单据，财务部门有权拒收。审批过程中，申请人需积极配合，提供必要的说明或补充材料。如审批过程中出现问题，财务部门应与申请人、部门负责人进行沟通，确保问题及时解决。审批通过后，申请人方可提交报销单据，财务部门将按流程安排付款。

第七条公司鼓励采用电子化报销系统进行报销申请与管理，提高报销效率，减少纸质文件流转。员工可通过公司指定的电子报销平台提交申请，系统将自动提示审批流程及进度，方便申请人随时查询。财务部门通过电子化系统进行复核，确保报销流程透明、高效。电子票据需通过官方渠道验证真伪，并确保二维码可扫描，以符合财务报销要求。

第八条报销流程的执行应遵循公平、公正的原则，确保所有员工享有平等的报销机会。财务部门应定期对报销流程进行评估，优化审批环节，提高报销效率。同时，公司应加强对员工的培训，确保员工了解报销政策及流程，避免因误解或疏忽导致的问题。

四、票据管理与要求

第四条财务报销必须提供合规票据，这是确保报销真实性和合法性的基本要求。合规票据包括但不限于增值税专用发票、增值税普通发票、定额发票等。电子发票需通过官方渠道验证真伪，确保其有效性。票据的内容应与报销事项一致，例如，差旅费报销需提供交通票、住宿发票；业务招待费报销需提供餐饮发票或活动支出凭证；办公费报销需提供办公用品采购发票或打印复印费发票。票据金额与实际支出相符，不得涂改、伪造或使用不合规的票据。员工在报销时应确保票据的完整性和准确性，避免因票据问题导致报销被拒或延迟。

第五条票据的合规性是财务报销的核心要求。增值税专用发票和普通发票需注明开票日期、金额、纳税人识别号等信息，并加盖销售方公章或电子签章。定额发票需符合当地税务部门的规定，并注明用途和金额。电子发票需通过“电子发票服务平台”或“税控系统”开具，并确保二维码可扫描。票据的保存应规范，纸质票据需整齐折叠或装订，电子票据需归档至公司指定的云存储系统，确保数据安全。员工应妥善保管报销票据，财务部门定期抽查票据的完整性，确保票据符合报销要求。离职员工需在离职前提交所有未报销票据，经财务部门核对后办理手续。

第六条特殊情况下的票据管理。在无发票支出的情况下，需提供替代证明，如银行转账记录、内部凭证等，并附详细说明。例如，员工因公出差期间，如遇交通费无法取得发票的情况，可提供车辆租赁合同或公共交通记录，并说明原因。维修费报销需提供维修合同、发票及必要的验收证明，确保费用真实合理。非紧急维修项目需提前提交申请，经部门负责人审批后方可执行。票据的合规性是财务报销的重要保障，员工在报销时应确保票据的真实性和合法性，避免因票据问题导致报销被拒或延迟。

第七条票据的保存和管理。员工应妥善保管报销票据，财务部门定期抽查票据的完整性，确保票据符合报销要求。纸质票据需整齐折叠或装订，电子票据需归档至公司指定的云存储系统，确保数据安全。票据的保存期限应符合国家税务部门的规定，一般需保存至少三年，以备后续审计或检查。离职员工需在离职前提交所有未报销票据，经财务部门核对后办理手续。票据的保存和管理是财务报销的重要环节，员工和财务部门应共同确保票据的安全和完整。

第八条票据的真伪验证。电子发票需通过“电子发票服务平台”或“税控系统”验证真伪，确保其有效性。纸质发票可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行验证，输入发票代码、号码等信息，即可查询发票真伪。票据的真伪验证是财务报销的重要环节，员工在报销时应确保票据的真实性，避免使用假冒伪劣的票据。财务部门在复核时应仔细检查票据的真伪，确保报销的合规性。票据的真伪验证不仅关系到财务报销的合法性，也关系到公司的经济安全。

第九条票据的合规性要求。票据的内容应与报销事项一致，例如，差旅费报销需提供交通票、住宿发票；业务招待费报销需提供餐饮发票或活动支出凭证；办公费报销需提供办公用品采购发票或打印复印费发票。票据金额与实际支出相符，不得涂改、伪造或使用不合规的票据。员工在报销时应确保票据的完整性和准确性，避免因票据问题导致报销被拒或延迟。票据的合规性是财务报销的核心要求，员工和财务部门应共同确保票据的合规性。

第十条票据管理的持续改进。公司应定期评估票据管理流程，优化审批环节，提高报销效率。同时，公司应加强对员工的培训，确保员工了解报销政策及流程，避免因误解或疏忽导致的问题。票据管理的持续改进是财务报销的重要保障，公司应不断完善票据管理流程，提高报销效率，降低财务风险。

五、报销时限与逾期处理

第五条财务报销的及时性是保障公司资金流转顺畅的重要环节。公司规定，员工完成报销事项后，应在费用发生的30日内提交报销申请，确保报销流程不因时间拖延而影响财务数据的准确性。这一时限要求旨在鼓励员工及时处理报销事宜，避免费用长时间挂账，同时也便于财务部门及时审核处理，提高整体工作效率。员工在费用发生后，应尽快整理相关票据，填写《财务报销申请单》，并按审批权限提交，确保在规定时间内完成报销流程。

第六条对于因特殊情况无法在30日内提交报销申请的，员工需提前向部门负责人说明情况，并提交延期申请。延期申请应说明具体原因，如出差期间无法提交、票据收集延迟等，并附上相关证明材料。部门负责人审核通过后，将上报财务部门。财务部门根据实际情况，经审批后可适当延长报销时限，但延长时间不得超过15个工作日。延期申请需得到公司管理层批准，以确保报销流程的合规性。

第七条超过30天未提交的报销申请，公司视为自动放弃报销权利。这一规定旨在强调报销的时效性，避免费用长时间挂账影响财务核算。员工如遇特殊情况未能及时提交报销申请，应尽早采取行动，与部门负责人和财务部门沟通，寻求解决方案。逾期未提交的报销申请，财务部门将不再受理，员工需自行承担相关损失。这一规定也提醒员工，在处理费用支出时，应预留足够的时间进行报销，避免因疏忽导致损失。

第八条逾期报销的处理流程。对于因公司原因导致的逾期报销，如财务部门审核延迟、系统故障等，公司将根据具体情况予以处理。员工可向财务部门反映情况，并提供相关证明材料，如沟通记录、系统故障报告等。财务部门将调查核实后，决定是否予以报销。对于因员工个人原因导致的逾期报销，如未能及时提交申请、未能提供完整票据等，公司将不再受理报销申请。逾期报销的处理需遵循公平、公正的原则，确保所有员工享有平等的机会。

第九条逾期报销的预防措施。公司鼓励员工提前规划报销事宜，避免因时间拖延导致逾期。财务部门应定期公示报销流程及注意事项，帮助员工了解报销政策，提高报销效率。同时，公司应加强对员工的培训，确保员工掌握报销流程，避免因误解或疏忽导致逾期。此外，公司应优化报销系统，提高审核效率，减少因系统问题导致的逾期报销。

第十条报销时限的监督与改进。公司财务部门及内审部门定期对报销情况进行抽查，重点检查报销时效性及审批完整性。发现逾期报销问题，财务部门将及时与员工沟通，了解原因并协助解决。公司应定期评估报销时限设置的科学性，根据实际情况进行调整，确保报销流程高效、便捷。同时，公司应加强对员工的监督，确保员工遵守报销时限规定，提高整体报销效率。

六、监督检查与责任追究

第六条公司建立财务报销的监督检查机制，以保障制度的严肃性和执行的有效性。财务部门负责日常的监督检查工作，定期对报销情况进行抽样审计，核对票据的真实性、报销标准的合理性以及审批流程的合规性。审计内容包括但不限于检查报销单据是否完整、发票是否符合要求、审批手续是否齐全等。通过抽样审计，财务部门可以及时发现报销过程中存在的问题，并采取措施加以纠正，确保报销活动符合公司规定和国家法律法规。

第七条内审部门独立于财务部门，负责对财务报销制度执行情况进行专项审计。内审部门每年至少开展一次全面的报销制度审计，重点关注大额报销、高风险领域以及易发问题的环节。审计结果将形成报告，提交公司管理层，作为改进管理、完善制度的依据。内审部门的介入，增加了监督检查的客观性和权威性