基金会印章管理规范制度指南

基金会印章管理规范制度指南一、总则印章是基金会对外行使权利、承担法律责任的重要凭证，是基金会内部管理秩序的重要体现。为规范本基金会印章的刻制、保管、使用和销毁等管理工作，确保印章使用的安全、规范、有效，维护基金会的合法权益和良好声誉，依据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》及国家有关法律法规，并结合本基金会实际情况，特制定本指南。本指南适用于本基金会所有印章的管理活动。基金会各部门及全体工作人员均须严格遵守本指南的规定。印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范用印”的原则。二、印章的种类与制作（一）印章种类本基金会印章主要包括以下类别：1.基金会公章：代表基金会的法定全称，用于对外正式文件、重要合同协议、证明材料等。2.财务专用章：用于基金会财务收支、银行结算等相关业务。3.合同专用章：用于基金会对外签订各类合同、协议（若单独设立）。4.法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件、报表、财务票据等。5.其他专用印章：根据基金会业务需要设立的部门印章、项目印章等，此类印章须严格限定使用范围。（二）印章制作1.基金会所有印章的刻制均须由综合管理部门（或指定负责部门，下同）统一负责。任何部门或个人不得擅自刻制印章。2.刻制印章前，综合管理部门应根据工作需要，提出刻制申请，报理事长（或其授权人）批准后，方可到公安机关指定的正规刻章单位刻制。3.新印章刻制完成后，综合管理部门应组织验收，登记备案，并预留印模存档。三、印章的保管1.专人保管：各类印章应指定专人负责保管。基金会公章、法定代表人印章一般由综合管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；其他专用印章由相应业务部门指定专人保管。保管人员名单应报综合管理部门备案。2.安全存放：印章保管人员应将印章存放在保险柜、带锁文件柜等安全可靠的地方，并妥善保管钥匙或密码。严禁将印章随意放置或交他人代管。3.分离保管：基金会公章与财务专用章、法定代表人印章与财务专用章等具有重要支付或法律意义的印章，原则上应实行分人保管，形成相互制约。4.保管责任：印章保管人员对印章的安全负直接责任。如因保管不善导致印章遗失、被盗或滥用，将追究相关人员责任。5.人员变动：印章保管人员发生工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，必须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交，并报综合管理部门备案后方可离岗。四、印章的使用与审批（一）用印原则1.合法性：用印内容必须符合国家法律法规、基金会章程及相关规定，不得用于任何违法违规或损害基金会利益的活动。2.必要性：确因工作需要方可使用印章，杜绝无实质内容的用印。3.审批制：所有用印行为均须履行审批手续，未经批准，严禁用印。（二）用印审批流程1.申请：用印申请人须填写《用印审批单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.审核与批准：*一般性文件、函件等，由部门负责人审核，报分管副理事长（或秘书长）批准。*重要合同、协议、大额资金支出相关文件、对外担保、重大项目合作、法律文书等，须经部门负责人、分管副理事长（或秘书长）审核后，报理事长（或其授权人）批准。*基金会法定代表人印章的使用，参照上述审批权限执行。*部门及项目专用印章的使用审批权限，由各部门根据实际情况制定，报综合管理部门备案。3.用印：印章保管人员在核对《用印审批单》审批手续齐全、用印文件内容与审批内容一致无误后，方可加盖印章。（三）用印规范1.印章应清晰、端正地加盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），做到印迹完整、不模糊、不歪斜。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或未填写完整的文件上加盖印章。如确有特殊情况需要，须经理事长（或其授权人）特批，并严格控制份数和使用范围，用后及时核销。3.用印文件如为多页，除在落款处加盖印章外，还应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和连贯性。4.非本基金会工作人员原则上不得直接接触和使用基金会印章。确需外单位人员在场的，应由本基金会相关负责人陪同。5.严禁携带印章外出使用。如因特殊情况（如异地签约等）确需携带外出，须提出书面申请，详细说明外出事由、时间、地点、携带人及安全措施，经理事长（或其授权人）批准后，由两人以上共同携带，并确保印章安全和规范使用，返回后立即交回保管。五、用印登记与存档1.印章保管人员须对每一次用印情况进行详细登记，填写《用印登记表》，记录用印日期、用印事由、文件名称、份数、审批人、用印人、经办人、印章名称等信息。2.《用印审批单》、《用印登记表》及用印文件的复印件（或扫描件）应妥善保管，定期整理归档，保存期限不少于规定年限。3.综合管理部门应定期对各印章的用印登记情况进行检查。六、印章的变更、废止与销毁1.印章变更：因基金会名称变更、印章损坏、遗失等原因需要重新刻制印章的，应按照新印章制作流程办理，并同时对旧印章进行废止处理。2.印章废止：对于不再使用的印章（如名称变更后的旧章、损坏无法使用的印章等），由原使用或保管部门提出废止申请，报理事长（或其授权人）批准后，交综合管理部门统一登记、封存。3.印章销毁：封存的废止印章，由综合管理部门提出销毁申请，报理事长（或其授权人）批准后，在指定监销人的监督下进行销毁，并做好销毁记录。涉及重要印章的销毁，可邀请公证部门参与或拍照留存。严禁个人私自处理废止印章。4.印章遗失或被盗时，保管部门应立即向综合管理部门报告，并迅速采取补救措施（如向公安机关报案、登报声明作废等），同时追究相关人员责任。七、监督与责任追究1.综合管理部门是基金会印章管理的监督部门，负责对本指南的执行情况进行日常监督、检查和指导。2.基金会定期或不定期对印章管理和使用情况进行内部审计和检查，对发现的问题及时通报并督促整改。3.对于违反本指南规定，有下列行为之一的，基金会将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：*擅自刻制、伪造、变造基金会印章的；*未经批准擅自使用印章，或超越权限用印的；*用印后不按规定登记或登记不真实、不完整的；*印章保管不善导致遗失、被盗或被他人冒用的；*违规在空白文件上用印的；*擅自携带印章外出或违规将印章交他人代管的；*私自销毁、处置废止印章的；*其他违反印章管理规定的行为。八、附则1.本指南未尽事宜，由综合管理部门根据国家相关