企业内控手册之知识产权管理流程-手册模板

前言本手册旨在规范公司知识产权管理流程，明确各部门在知识产权创造、获取、维护、运用及保护等环节的职责与操作规范，旨在提升公司知识产权管理水平，防范知识产权风险，充分发挥知识产权在公司经营发展中的核心作用。各部门及全体员工均须严格遵守本手册规定。第一章总则1.1目的与依据为加强公司知识产权管理，保护公司合法权益，鼓励创新，促进科技成果转化，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本流程。1.2适用范围本流程适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）在生产经营、研发、管理等活动中涉及的各类知识产权的管理，包括但不限于专利、商标、著作权、商业秘密、集成电路布图设计、植物新品种等。1.3基本原则1.战略导向原则：知识产权管理应与公司发展战略相结合，服务于公司核心业务和市场竞争。2.全面保护原则：对公司拥有的知识产权进行全方位、全过程的保护，兼顾不同类型知识产权的特点。3.规范管理原则：建立健全知识产权管理体系，确保各项管理活动有章可循、责任到人。4.风险防范原则：识别和评估知识产权管理各环节的风险，采取有效措施予以防范和控制。5.激励创新原则：鼓励员工积极参与知识产权的创造与运用，对贡献突出者给予适当奖励。第二章组织与职责2.1决策机构公司管理层（或指定的知识产权领导小组）为知识产权管理的决策机构，负责审议公司知识产权战略、重大知识产权事项（如重大许可、转让、诉讼等）及相关政策。2.2管理部门公司指定知识产权管理部门（可根据公司实际情况命名，如法务部、研发管理部下设知识产权组等）作为知识产权日常管理的归口部门，主要职责包括：*组织制定和修订公司知识产权管理制度及流程；*组织实施公司知识产权战略；*负责知识产权的申请、注册、维护、许可、转让等事务的统筹管理；*组织知识产权检索、分析、预警及风险评估；*协调处理知识产权纠纷；*组织开展知识产权宣传、培训和交流；*监督检查各部门知识产权管理职责的履行情况。2.3相关业务部门各业务部门（如研发部、市场部、销售部、采购部、生产部、行政部等）是知识产权管理的执行部门，主要职责包括：*在各自业务范围内履行知识产权创造、保护、运用的职责；*配合知识产权管理部门开展知识产权相关工作；*及时向知识产权管理部门报告本部门发生的知识产权事项及潜在风险；*加强本部门员工的知识产权意识培养。第三章知识产权的创造与获取3.1研发过程中的知识产权管理3.1.1研发项目立项前的检索与分析研发项目在立项前，项目负责人应组织或委托知识产权管理部门进行相关技术领域的知识产权检索（尤其是专利检索），分析现有技术状况、专利壁垒及自由实施（FTO）风险，为项目立项和研发方向提供参考。3.1.2研发过程中的知识产权跟踪与记录研发过程中，项目组应做好技术资料的记录与归档，对研发过程中产生的新技术、新方法、新设计等成果，应及时进行评估，确定是否需要采取知识产权保护措施。重要的技术秘密应明确标识并采取保密措施。3.1.3研发成果的知识产权保护决策研发项目取得阶段性成果或最终成果后，项目负责人应及时向知识产权管理部门提交《知识产权保护申请表》，并附相关技术资料。知识产权管理部门会同项目组对成果进行评估，共同确定保护方式（如申请专利、作为技术秘密保护、登记软件著作权、申请商标等）。3.2知识产权的申请与注册3.2.1专利申请对于决定申请专利的技术成果，知识产权管理部门应组织或委托专利代理机构撰写专利申请文件，并在规定时限内提交国家知识产权局或相关国际专利组织。申请过程中，应积极配合审查意见的答复。3.2.2商标注册公司应根据品牌战略，对需要获得商标专用权的标识，由市场部或相关品牌管理部门提出商标注册需求，知识产权管理部门负责组织或委托代理机构进行商标查询、申请注册。3.2.3著作权登记对于公司开发的软件、创作的作品（如图形设计、文字作品等），由创作部门或项目组提出登记需求，知识产权管理部门负责组织或指导进行著作权登记。3.2.4其他知识产权的获取对于集成电路布图设计、植物新品种等其他类型知识产权，参照上述流程进行管理。3.3知识产权的外部获取通过受让、许可、继承、并购、合作开发等方式从外部获取知识产权的，相关业务部门应会同知识产权管理部门对目标知识产权的权属、有效性、法律状态、权利范围、潜在风险等进行尽职调查和评估，并签订规范的书面合同，明确双方权利义务。合同文本需经法务部门或知识产权管理部门审核。第四章知识产权的权属管理与维护4.1知识产权权属界定公司员工在执行本职工作任务过程中或主要利用公司物质技术条件所完成的发明创造、作品等智力成果，属于职务成果，其知识产权归公司所有。非职务发明创造，知识产权归发明人或设计人所有。但公司与发明人另有约定的，从其约定。通过合作、委托等方式产生的知识产权，其权属应在相关合同中明确约定。4.2知识产权的维护4.2.1权利期限管理知识产权管理部门负责建立公司知识产权台账，对各类知识产权的权利期限、缴费期限等进行跟踪管理，确保在规定期限内办理续展、缴纳年费或维持费，避免权利失效。4.2.2权利状态监控知识产权管理部门应定期核查公司知识产权的法律状态，及时了解有无被他人提出无效宣告、异议、撤销等情况，并采取相应应对措施。4.2.3著录项目变更当公司名称、地址、联系人等著录项目发生变更时，或知识产权权属发生转移时，知识产权管理部门应及时办理相关著录项目变更手续。4.3知识产权的放弃与终止对于不再需要维持的知识产权，由知识产权管理部门组织评估，说明理由并提出处理意见（如放弃、终止等），按审批权限报请审批后执行。放弃专利、商标等应履行相应的法律程序。第五章知识产权的实施与许可转让5.1知识产权的实施公司鼓励和支持内部单位实施公司拥有的知识产权。实施过程中，应遵守相关法律法规及公司内部规定，确保知识产权的有效利用。5.2知识产权的许可与转让5.2.1许可与转让的审批许可或转让公司知识产权，需由相关业务部门提出申请，说明许可/转让的理由、方式、对象、期限、费用等，经知识产权管理部门审核后，按公司规定的审批权限报请审批。5.2.2合同管理知识产权许可或转让必须签订书面合同。合同条款应包括但不限于：许可/转让的权利种类、范围、地域、期限、费用及支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。合同文本需经法务部门或知识产权管理部门审核。5.2.3许可与转让的后续管理知识产权管理部门负责监督许可合同的履行情况，跟踪转让费或许可费的收取。第六章知识产权的保护6.1知识产权侵权监控各业务部门在市场活动中应注意监控他人是否存在侵犯公司知识产权的行为。发现疑似侵权行为，应及时向知识产权管理部门报告，并提供相关证据。6.2知识产权侵权应对知识产权管理部门接到侵权报告后，应组织调查核实。确认为侵权行为的，可根据情况采取发送律师函、协商解决、行政投诉、提起诉讼等方式维护公司权益。6.3避免侵犯他人知识产权公司在产品研发、生产、销售、宣传等活动中，应遵守知识产权法律法规，避免侵犯他人知识产权。必要时，可进行FTO分析。采购部门在采购商品或服务时，应对供应商的知识产权状况进行适当审查。6.4商业秘密保护6.4.1商业秘密的界定与标识各部门应对本部门的商业秘密（如技术信息、经营信息等）进行梳理和界定，明确密级，并采取适当的保密措施（如标识、加密、限制访问等）。6.4.2保密措施公司通过建立保密制度、与涉密人员签订保密协议、对涉密信息载体进行管理、限制涉密区域访问等方式，保护商业秘密。6.4.3涉密人员管理对接触、知悉商业秘密的员工，应明确其保密义务。员工离职时，应进行保密教育，并签订竞业限制协议（如适用）。6.4.4对外交流与合作中的保密在对外技术交流、合作、参展等活动中，确需披露公司技术信息的，应事先经知识产权管理部门或相关领导批准，并签订保密协议。第七章知识产权的档案管理7.1档案建立知识产权管理部门负责建立健全知识产权档案，包括但不限于：知识产权申请文件、授权证书、缴费凭证、许可转让合同、法律文书、检索报告、评估报告等。7.2档案保管与利用知识产权档案应妥善保管，确保完整、安全。档案的查阅、复制、借阅等应履行审批手续，并遵守保密规定。第八章监督与改进8.1监督检查知识产权管理部门定期或不定期对各部门知识产权管理流程的执行情况进行监督检查，确保本手册的有效实施。8.2责任追究对违反本手册规定，造成公司知识产权损失的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理。8.3持续改进知识产权管理部门应根据公司发展、法律法规变化及执行过程中发现的问题，定期对本手册进行评审和修订，以适应公司知识产权管理的需要。第九章附则9.1解释权本手册由公司知识产权管理部门负责解释。9.2生效日期本手册自发布之日起施行