人力资源管理常用表单与操作指南

人力资源管理常用表单与操作指南一、员工入职登记表：新员工信息规范化管理工具（一）适用情形适用于公司正式录用新员工时，用于收集员工基本信息、教育背景、工作经历等关键资料，建立员工档案，保证人力资源信息准确完整，为后续劳动合同签订、社保缴纳、岗位安排等提供依据。（二）操作流程详解入职前准备：HR提前向新员工发送《员工入职登记表》（电子版/纸质版），告知需填写的信息范围及提交时限（建议入职前1天或入职当天上午提交）。信息填写：新员工本人逐项填写表格内容，保证信息真实、准确、无遗漏（如证件号码号、学历、紧急联系人等关键信息需核对原件）。材料附件提交：新员工需同时提交证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明（如有）、体检报告等材料，与登记表一并交至HR部门。信息审核与归档：HR核对登记表信息与附件材料是否一致，确认无误后录入人力资源信息系统，并将纸质材料存入员工档案袋永久保存。（三）模板表格员工入职登记表基本信息姓名民族户籍地址电子邮箱紧急联系人电话教育背景起止时间工作经历起止时间岗位信息入职日期转正日期其他说明员工签字HR审核意见（四）使用要点提示员工需保证所有信息真实有效，如有虚假，公司有权取消录用资格或解除劳动合同；证件号码、学历证书等复印件需注明“复印件仅供本公司入职使用”并由员工签字；涉及敏感信息（如银行账户、社保账号）需单独收集，不在登记表中体现；归档材料需分类存放，保证档案完整、安全，避免信息泄露。二、员工请假申请单：假期规范化审批流程（一）适用情形适用于员工因个人原因（如病假、事假、年假、婚假等）需要请假时，规范申请流程，明确审批权限，保障员工休假权益及公司正常运营秩序。（二）操作流程详解提交申请：员工提前1-3天（紧急情况可事后补申请，需说明原因）通过OA系统或纸质版填写《员工请假申请单》，注明请假类型、起止时间、事由、工作交接人等信息。部门审批：员工将申请单提交至直接上级，上级根据工作安排审批，确认是否同意请假及假期时长，签字确认后转交HR部门备案。HR审核：HR核对请假类型是否符合公司规定（如病假需提供医院证明、年假需符合累计工龄要求），确认审批流程完整后更新考勤记录。假期结束返岗：员工返岗后1个工作日内，在申请单上签字确认返岗日期，交HR存档；如有未休完假期，需与HR沟通后续安排。（三）模板表格员工请假申请单申请人请假类型请假时间共计请假事由工作交接人直接上级审批意见部门负责人审批HR审核意见备注（四）使用要点提示请假类型需根据实际情况勾选，不同假期需提供相应证明材料（如婚假提供结婚证复印件、产假提供准生证等）；事假一般需提前3天申请，事假期间不享受薪资补贴；连续请假超过5天，需同时提交《工作交接计划表》，保证工作衔接顺畅；考勤记录与请假单需一致，HR每月底核对考勤数据，保证无遗漏或冲突。三、绩效考核评估表：员工绩效与能力提升工具（一）适用情形适用于公司定期对员工工作绩效、能力态度进行评估（如季度/年度考核），明确员工优势与不足，为薪酬调整、晋升培训、岗位优化提供依据，同时促进员工个人发展。（二）操作流程详解考核启动：HR根据公司考核周期（如每年12月启动年度考核），发布考核通知，明确考核目标、流程、时间节点及评估标准。自评与初评：员工对照岗位职责及考核目标填写《绩效考核评估表》自评部分，提交直接上级；上级结合员工日常表现进行初评，填写评语及建议等级。部门复评：部门负责人汇总本部门初评结果，结合部门整体目标完成情况，进行复评并确定考核等级（如优秀、良好、合格、需改进）。结果反馈与沟通：HR将复评结果反馈给员工及上级，上级与员工进行一对一绩效面谈，肯定成绩、指出不足，共同制定改进计划。结果应用与归档：HR将考核结果录入系统，作为薪酬调整、晋升、培训的依据，并将评估表存入员工档案。（三）模板表格绩效考核评估表被评估人考核周期考核维度工作业绩工作能力综合评分考核等级员工自评总结上级评语与建议员工签字上级签字HR审核意见（四）使用要点提示评估指标需结合岗位职责设定，量化指标（如目标完成率）占比不低于60%；考核等级分布需符合公司规定（如优秀比例不超过15%），避免主观随意打分；绩效面谈需聚焦“事实+行为”，避免主观批评，重点共同制定可落地的改进计划；考核结果需及时反馈，员工对结果有异议可within3个工作日向HR提出申诉。四、员工离职申请表：离职流程规范化管理（一）适用情形适用于员工因个人原因（如辞职、调离、退休等）或公司原因（如合同到期、岗位调整不再续签）需离职时，规范离职申请、工作交接、薪资结算等流程，保证公司资产安全及工作平稳过渡。（二）操作流程详解提交申请：员工提前30天（试用期提前3天）向直接上级提交《员工离职申请表》，注明离职原因、预计离职日期、工作交接计划。部门审批：上级审核离职原因及工作交接计划，确认是否同意离职，签字后转交HR部门；若因公司原因离职，需HR同步说明情况。工作交接：员工与接收人逐项交接工作内容、资料文件、客户信息等，填写《工作交接清单》，双方签字确认，部门负责人监督。离职手续办理：HR协助员工办理社保公积金停缴、薪资结算、物品归还（如工牌、电脑、钥匙等）手续，收回公司资产及保密资料。离职证明开具：HR在员工离职当日或次日开具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、职位等信息），加盖公司公章交予员工。（三）模板表格员工离职申请表申请人入职日期离职类型离职原因工作交接人直接上级审批意见部门负责人审批HR审核意见备注（四）使用要点提示离职原因需客观真实，避免负面评价或不当言论；工作交接清单需详细列明交接事项、数量、状态，由交接双方及部门负责人签字确认；薪资结算需包含未发工资、未休假期折算工资（如有），离职当日或次月发薪日发放；离职证明仅证明劳动关系解除情况，不得包含考核评价、离职原因等负面信息。五、岗位调动申请表：内部人才优化配置工具（一）适用情形适用于因公司业务发展、员工个人发展需要或岗位优化调整，需在公司内部调动员工岗位时，规范申请、审批、沟通流程，保证人岗匹配及员工平稳过渡。（二）操作流程详解发起申请：员工本人或所在部门/接收部门填写《岗位调动申请表》，注明原岗位、拟调岗位、调动原因、期望调动日期。原部门审批：原部门负责人审核员工工作表现、调动原因是否合理，确认是否同意放人，签字后转交接收部门。接收部门评估：接收部门负责人结合拟调岗位要求，评估员工能力匹配度，确定是否同意接收，签字后转交HR部门。HR审核与协调：HR核对员工档案、考核记录，确认调动是否符合公司人才梯队规划，协调双方部门及员工意见，形成最终调动方案。通知与执行：HR向员工及相关部门发布《岗位调动通知书》，明确新岗位职责、薪资待遇、报到日期等；员工按时报到，接收部门安排入职引导。（三）模板表格岗位调动申请表员工姓名拟调部门调动原因期望调动日期原部门意见接收部门意见HR审核意见备注（四）使用要点提示调动原因需与公司发展或员工职业规划相关，避免因个人偏好随意调整；拟调岗位要求需明确，接收部门需提供岗位说明书，保证员工能力匹配；调动后1个月内，HR需跟进员工适应情况，协助解决新岗位问题；岗位调动涉及劳动合同变更的，需签订《劳动合同变更协议》，明确新岗位内容及薪资待遇。六、培训需求调研表：员工培训需求精准识别工具（一）适用情形适用于公司制定年度/季度培训计划前，通过收集员工培训需求，结合业务发展目标，精准识别员工能力短板，设计针对性培训课程，提升培训效果。（二）操作流程详解调研启动：HR发布培训需求调研通知，说明调研目的、范围（全体员工/特定部门/特定岗位）、调研方式（线上问卷/访谈/部门提报）及截止日期。需求收集：员工通过线上问卷或填写《培训需求调研表》，注明希望提升的能力领域（如专业技能、管理能力、沟通技巧等）、期望的培训形式（如线下课程、线上直播、案例分析等）。部门汇总：部门负责人收集本部门员工需求，结合部门年度目标，汇总共性需求及重点需求，提交HR部门。需求分析：HR对收集的需求进行分类统计（按岗位、能力、培训形式等），结合公司战略目标、绩效评估结果，识别核心培训需求。计划制定与反馈：HR根据分析结果制定初步培训计划，与各部门沟通确认后发布最终计划，并告知员工培训安排。（三）模板表格培训需求调研表姓名入职日期您认为当前工作中最需要提升的能力是（可多选）□专业技能（如：______）□管理能力（如：______）□沟通协调□问题解决□团队协作□其他______您希望参加的培训主题（请列举1-3项）1.________________________________2.________________________________3.________________________________您期望的培训形式是□线下集中授课□线上直播/录播□案例研讨□导师带徒□户外拓展