财务审批流程标准操作手册

财务审批流程标准操作手册一、适用范围与业务场景本手册适用于公司各项财务支出的审批管理，涵盖但不限于以下业务场景：日常费用报销：包括办公费、差旅费、交通费、业务招待费等常规支出；采购付款申请：办公用品采购、固定资产采购、服务外包等合同款项支付；项目资金支出：研发项目、市场活动、专项工程等预算内资金使用；预付款与备用金：供应商预付款、员工差旅备用金申请及归还；其他特殊支出：需经财务审批的应急支出、捐赠支出等。所有涉及资金支付的业务均需遵循本流程，保证支出合规、有据可查。二、流程操作步骤详解（一）第一步：发起申请操作主体：业务经办人（*）操作内容：填写《财务审批单》（模板详见第三部分），准确填写以下信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期；支出事由（需简明扼要，如“XX项目差旅费”“XX办公设备采购”）；支出明细（按类别列明项目、单位、数量、单价、金额，需与附件一致）；预算归属项目（如涉及项目支出，需填写对应项目编号及名称）；支付方式（对公转账、现金报销、备用金等）及收款方信息（户名、账号、开户行）。准备附件材料（需完整、清晰，复印件需注明“与原件一致”并签字）：费用类：消费清单、合同/协议、验收单（如采购需提供）；差旅类：出差审批单、机票/车票凭证、住宿发票、会议通知等；采购类：采购申请单、比价记录（单笔金额≥5000元需提供）、供应商资质文件。将填写完整的《财务审批单》及附件提交至部门负责人审核。注意事项：附件不齐全、信息填写错误或模糊的，审批流程将被退回。（二）第二步：部门审核操作主体：部门负责人（*）操作内容：审核申请内容的真实性：确认支出是否为部门业务必需，是否符合部门预算；审核支出的合理性：核对明细与附件是否一致，价格是否符合市场标准（如采购支出）；审核审批权限：确认支出金额是否在其审批权限内（权限标准详见第四部分“操作规范”）。审核通过后，在《财务审批单》“部门负责人意见”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。时限要求：收到申请后1个工作日内完成审核。（三）第三步：财务审核操作主体：财务部门专员（*）操作内容：形式审核：检查《财务审批单》填写是否完整、附件是否齐全（重点核对发票抬头、税号、金额是否正确，发票是否在有效期内）；合规性审核：确认支出是否符合公司财务制度（如差旅费标准、招待费限额）、是否超出预算（超预算需提交额外说明）；金额与权限核对：根据支出金额判断是否需提交更高层级审批（权限标准详见第四部分）；审核通过后，在“财务审核意见”栏签字并流转至下一审批人；若不通过，注明退回原因（如“发票抬头错误”“超预算无说明”）。时限要求：收到完整申请后2个工作日内完成审核。（四）第四步：分级审批操作主体：按支出金额对应的审批人（*）审批权限标准（根据公司规模可调整）：金额≤5000元：部门负责人审批（已完成第二步，无需再审批）；5000元＜金额≤20000元：财务经理（*）审批；20000元＜金额≤50000元：分管副总（*）审批；金额＞50000元：总经理（*）审批。操作内容：审批人根据部门及财务审核意见，重点支出的必要性、金额合理性及预算匹配性；审批通过后，在对应审批栏签字并注明日期；若需补充说明，可要求申请人或部门提供额外材料；审批完成后，将《财务审批单》交回财务部门。时限要求：财务经理：1个工作日内；分管副总：2个工作日内；总经理：3个工作日内（紧急事项可缩短至1个工作日，需标注“急件”）。（五）第五步：支付执行操作主体：财务部门出纳（*）操作内容：收到最终审批完成的《财务审批单》后，核对审批权限及流程完整性；按审批确定的支付方式办理付款：对公转账：核对收款方信息无误后，通过银行系统支付，留存付款凭证；现金报销：通知申请人领取，需核对领取人证件号码并签字；备用金：按申请金额发放，登记《备用金登记表》。支付完成后，在《财务审批单》“支付状态”栏标注“已支付”及日期，并将凭证（银行回单、领取单等）与审批单一并归档。时限要求：收到审批单后1个工作日内完成支付（特殊情况如银行节假日顺延）。（六）第六步：资料归档操作主体：财务部门档案管理员（*）操作内容：每月结束后5个工作日内，将当月所有审批完成的《财务审批单》及附件（发票、合同、凭证等）按部门分类整理；归档资料需顺序装订，标注“月份-部门-支出类型”（如“2023-10-市场部-差旅费”）；归档后录入财务档案管理系统，便于后续查阅。保管期限：常规支出档案保存5年，重要项目支出档案保存15年以上。三、审批单模板及填写说明（一）《财务审批单》模板申请部门申请人联系方式申请日期支出日期预算项目支出事由支出明细序号项目名称单位12合计金额（大写）合计金额（小写）收款方信息户名开户行支付方式□对公转账□现金报销□备用金□其他附件清单1.份数2.部门负责人意见签字财务审核意见签字审批人意见签字支付状态□未支付□已支付□退回支付凭证号（二）填写说明申请部门/申请人：填写实际发生支出的部门及经办人姓名，不得涂改；支出事由：需明确具体业务（如“XX展会参展费”），避免模糊表述（如“费用”）；支出明细：按实际发生项目逐行填写，合计金额大小写需一致，错误时需在更正处签字；收款方信息：对公转账需填写完整开户信息，现金报销可填写“无”；附件清单：列明所有附件名称及份数，如“发票1张、合同1份”；审批意见：各审批人需手写签字并注明日期，不得打印或代签。四、操作规范与常见问题指引（一）核心操作规范权限管理：严格执行分级审批标准，不得越权审批或简化流程；超预算支出需提交《预算调整申请表》，随审批单一并流转；时限要求：各环节审批人需在规定时限内完成审核，无正当理由逾期未处理的，需向财务部门说明情况；附件要求：所有支出必须提供合法合规的原始凭证，发票抬头需为公司全称，税号准确无误，不得接受虚假或过期发票；特殊情况处理：紧急支出（如抢险、应急维修）可先通过电话向分管副总及总经理报备，事后1个工作日内补齐审批流程及附件。（二）常见问题处理附件不齐全：如缺少发票或合同，审批人需在审核时注明补充要求，申请人需在1个工作日内补齐，逾期未补齐的流程自动退回；填写信息错误：如金额大小写不一致、收款方账号错误等，财务部门审核后退回，申请人需重新填写并提交；审批争议：对支出合理性存在争议的，由部门负责人与财务部门协商解决，协商不成的提交分管副总裁定；流程退回：因填写错误或附件问题退回的，申请人修改后需重新从第一步发起流程，不得在原审批单