公司行政工作流程化管理执行指南模板

公司行政工作流程化管理执行指南模板一、适用工作场景与范围本指南适用于公司内部行政工作的标准化管理，涵盖新员工入职引导、办公物资管理、会议组织与记录、差旅安排与报销、固定资产登记与维护等日常行政事务。通过规范流程，保证行政工作高效、有序开展，提升跨部门协作效率，保障行政资源合理配置，同时为行政工作复盘与优化提供依据。适用于行政部专职人员、各业务部门行政对接人及需参与行政流程的其他员工。二、核心工作流程操作步骤（一）新员工入职流程目标：保证新员工顺利入职，快速熟悉公司环境与制度，保障入职资料完整、物资到位。操作步骤：入职准备（行政部提前1-3个工作日）接收人力资源部《新员工入职通知单》，确认员工姓名、岗位、入职时间、部门对接人等信息。准备入职物资：工位（含工位牌、座椅）、办公用品（笔记本、笔、文件夹等）、门禁卡/工牌、员工手册、劳动合同（人力资源部提供）等。协调IT部开通办公系统账号（邮箱、OA系统、内部通讯工具等），保证设备（电脑、电话）调试完毕。入职引导（员工入职当日）行政专员接待新员工，引导至工位，介绍团队成员及部门对接人。发放入职物资，讲解门禁卡使用规则、办公区域设施（茶水间、打印机、会议室）位置及使用注意事项。陪同新员工签署《入职登记表》（含个人信息、紧急联系人等），收集证件号码复印件、学历证明复印件（归档至人力资源部）。入职跟进（入职后1周内）行政专员*于入职第3日跟进新员工适应情况，解答办公物资使用疑问。入职满1周，收集《新员工入职反馈表》，整理后反馈至人力资源部及相关部门。（二）办公物资申领与发放流程目标：规范物资申领、审批、发放环节，避免资源浪费，保证物资合理使用。操作步骤：申提需求（员工/部门）员工根据工作需要，通过OA系统“办公物资申领”模块填写《办公物资申领单》，注明物资名称、规格、数量、用途、申领人及部门。部门审批（部门负责人）部门负责人登录OA系统审核申领需求的合理性（如是否为日常工作必需、数量是否适当），确认后提交至行政部。行政部核验（行政专员*）行政专员*核对申领物资库存，对常规物资（笔、A4纸等）直接审批发放；对非常规物资（高价设备、特殊耗材）或超量申领，需与申领部门沟通确认必要性，必要时上报行政经理审批。发放与登记（行政专员*）审批通过后，行政专员*按申领单发放物资，要求申领人签字确认；更新《办公物资台账》，实时记录物资出入库信息（名称、数量、领用人、领用时间、库存余量）。（三）会议组织与记录流程目标：保证会议有序召开，议题明确，结论清晰，行动项可跟进。操作步骤：会议发起（申请人）需召开会议的部门/人员提前1-3个工作日通过OA系统提交《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及材料准备情况。会议安排（行政专员*）行政专员*根据会议申请协调会议室（优先使用空闲会议室，冲突时与申请人调整时间）；提前调试会议设备，检查设备运行状态；会议前1日通过OA系统或内部通讯工具发送会议提醒，附会议议程及材料（如有）。会议召开（主持人/参会人员）主持人按议程主持会议，控制会议时间，保证议题聚焦；行政专员*提前15分钟到场，引导参会人员签到，负责设备保障及会议记录（指定专人记录时，需提前明确记录要求）。会议纪要与归档（记录人）会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，内容包括会议时间、地点、参会人员、缺席人员、讨论要点、决议事项、行动项（负责人、完成时限）；《会议纪要》经主持人审核无误后，通过OA系统分发至参会人员及相关部门，并同步至行政部会议档案库（电子档+纸质档签字版）。（四）差旅管理流程目标：规范员工差旅申请、审批、报销环节，保证差旅行为合规，费用合理可控。操作步骤：差旅申请（员工）员工因公出差前，提前1-3个工作日填写《差旅申请表》，注明出差事由、时间、地点、交通方式（需符合公司标准）、住宿标准（参考《员工差旅管理制度》）、预估费用及出差行程安排。审批流程（部门负责人/行政部/财务部）部门负责人审核出差必要性及行程合理性；行政部核对差旅标准（如交通、住宿上限），超出标准部分需注明理由并上报行政经理审批；财务部审核费用预算，确认无误后通过OA系统审批。差旅执行（员工）员工凭审批通过的《差旅申请表》预订交通及住宿（优先选择公司协议供应商）；出差期间遵守公司纪律，记录实际费用（保留票据：交通票、住宿发票、餐饮发票等）。费用报销（员工/财务部）员工出差返岗后5个工作日内，通过OA系统提交《差旅报销单》，附发票原件及《差旅申请表》复印件，注明实际费用明细；财务部审核票据真实性、合规性及是否符合差旅标准，无误后提交至财务负责人审批，安排报销款项支付。（五）固定资产管理流程目标：规范固定资产的采购、登记、使用、维护及报废环节，保证资产安全与完整。操作步骤：资产采购（需求部门/行政部）需求部门提交《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格、数量、用途、预算及采购理由；行政部审核采购必要性（优先考虑闲置资产调配），确认后按公司采购流程执行（比价、签订合同、验收入库）。资产登记（行政专员*）固定资产到货后，行政专员*组织验收（核对规格、数量、质量），验收合格后填写《固定资产登记卡》，录入资产信息（资产编号、名称、规格、采购日期、使用部门、使用人、存放地点、价值）；粘贴资产标签（编号+名称），建立《固定资产台账》（电子+纸质），定期更新（每季度盘点一次）。资产使用与维护（使用人/行政部）使用人妥善保管资产，按规范操作，严禁私自转借、拆卸或外带；资产出现故障时，使用人及时上报行政部，由行政部联系维修或维护，填写《固定资产维修记录》。资产报废/转移（行政部/使用部门）资产达到使用年限或无法修复时，使用部门提交《固定资产报废申请表》，注明报废原因、资产信息；行政部组织鉴定（确认是否可修复、残值评估），审批后办理报废手续，更新台账；部门间资产转移需填写《固定资产转移单》，经双方部门负责人确认后，行政部更新台账信息。三、常用管理工具表格模板（一）新员工入职登记表序号项目内容备注（附件）1姓名2性别3入职日期4部门5岗位6紧急联系人关系+电话7入职物资签收工牌、门禁卡、办公用品等签字确认8附件证件号码复印件、学历证明复印件人力资源部归档（二）办公物资申领审批表申领部门申领人申领日期物资名称规格数量用途部门负责人审批行政部审批库存余量发放签字（三）会议纪要模板会议主题会议时间会议地点参会人员主持人记录人议程及讨论要点决议事项行动项负责人1.议程一决议一：行动项一：负责人一：2.议程二决议二：行动项二：负责人二：附件会议材料、签到表等（四）差旅申请审批表申请人部门出差事由出差时间出差地点交通方式住宿标准预估费用（元）审批流程部门负责人行政部财务部总经理（超标准）（五）固定资产台账表资产编号资产名称规格采购日期使用部门使用人存放地点价值（元）状态（在用/维修/报废）维修记录四、执行过程中的关键要点审批时效性：各环节审批人需在1-2个工作日内完成审核，紧急事项可优先处理，避免流程延误影响工作进度。信息准确性：填写各类表格时，保证姓名、部门、日期、金额等信息真实无误，避免因信息错误导致流程反复。文档保存规范：所有流程产生的纸质文档（如申请表、纪要、台账）需按年度分类归档，电子文档备份至公司指定服务器，保存期限不少于3年。跨部门沟通：行政部需主动与人力资源部、财务部、IT部等对接部门沟通，提前协调资源（如入职账号、设备调试），保证流程衔接顺畅。定期复盘优化：每