机关事业单位文档管理规范

机关事业单位文档管理规范一、总则（一）目的与依据为规范机关事业单位各类文档的管理工作，提高文档处理效率和利用水平，确保文档的真实性、完整性、安全性和可追溯性，依据国家相关法律法规及档案管理规定，结合机关事业单位工作实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于各级各类机关事业单位在履行职能、开展业务活动过程中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.统一领导，分级负责：文档管理工作实行统一领导、归口管理、分级负责的体制，明确各部门及相关人员职责。2.全程管理，规范有序：对文档的形成、办理、流转、归档、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节进行全过程规范化管理。3.安全保密，依法利用：严格执行国家保密法律法规，确保涉密文档安全；在符合规定的前提下，促进文档资源的合理利用。4.科学管理，服务发展：运用科学的管理方法和技术手段，提升文档管理现代化水平，为机关事业单位各项工作提供有效服务。二、管理机构与职责（一）管理机构设置各单位应根据工作需要，明确文档管理工作的牵头部门（通常为办公室或档案管理部门），并配备相应的专（兼）职文档管理人员。规模较大或文档数量较多的单位，可设立专门的档案管理机构。（二）相关职责1.单位领导职责：对本单位文档管理工作负总责，审定文档管理规章制度，保障必要的人员、经费和设施投入。2.牵头部门职责：制定和组织实施本单位文档管理规章制度和工作计划；指导、监督和检查各部门的文档管理工作；负责集中管理本单位具有永久和长期保存价值的文档；组织文档的鉴定、销毁和利用工作；开展文档管理业务培训。3.各部门职责：负责本部门形成文档的收集、整理、预归档工作，确保文档的完整性和规范性，并按规定向牵头部门移交；指定专人负责本部门文档的日常管理。4.文档管理人员职责：认真执行文档管理的各项规章制度；负责文档的接收、登记、分类、编目、保管、统计、利用等具体工作；维护文档的完整与安全，防止文档损坏、丢失和泄密。三、文档的生命周期管理（一）文档的形成与办理1.格式规范：各类文档的形成应符合国家及本单位规定的格式标准，做到内容真实、表述准确、字迹清晰、手续完备。电子文档应采用通用、稳定的格式。2.编号规则：对需要编号的正式文档，应按照本单位统一的编号规则进行编号，确保唯一性和可追溯性。3.拟制与审核：文档拟制应符合公文处理规范，重要文档需经过必要的审核、会签和签发程序，明确相应的责任。（二）文档的流转与分发1.登记制度：文档在单位内部流转或向外分发时，应建立规范的登记制度，记录文档的去向、接收人、时间等信息。2.传递方式：根据文档的密级和重要程度，选择适当的传递方式，确保传递过程安全、及时。涉密文档的传递应严格遵守保密规定。3.跟踪管理：对具有时效性或重要性的文档，应进行跟踪管理，确保按时办结或反馈。（三）文档的收集与归档1.归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各类文档材料，均属归档范围。具体范围由牵头部门会同各业务部门共同制定。2.归档时间：日常工作中形成的文档，一般应在办理完毕后的一定期限内整理归档。年度性、总结性文档应在年度终了后规定时间内归档。专项工作或重大活动形成的文档，应在工作结束或活动完成后及时归档。3.归档要求：归档的文档材料应齐全、完整、准确，符合整理规范。纸质文档应字迹清楚、装订整齐；电子文档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质文档内容一致（若有纸质版本）。（四）文档的保管与保护1.库房管理：文档保管库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.日常管理：建立文档库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。定期对库存文档进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的文档应及时进行修复或复制。3.保密管理：严格按照文档的密级进行分类保管，建立涉密文档专柜存放制度。非经批准，不得擅自查阅、复制、摘抄、携带涉密文档。（五）文档的利用与共享1.利用原则：文档利用应遵循“为工作服务、严格审批、保守秘密”的原则。单位内部人员因工作需要查阅文档，应履行相应手续；外单位人员查阅，须持单位介绍信并经本单位相关领导批准。2.利用方式：可提供查阅、复制、摘录等利用方式。复制涉密文档须经原确定密级的单位或其上级单位批准，并遵守保密规定。3.共享机制：在确保信息安全和符合保密要求的前提下，积极推动非涉密和公开文档的内部共享，提高文档资源利用效率。鼓励利用信息化手段建立文档共享平台。（六）文档的鉴定与销毁1.定期鉴定：对于已到保管期限的文档，应由牵头部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行价值鉴定，确定其继续保存或予以销毁。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的文档，应按照规定的程序报单位领导批准后予以销毁。销毁涉密文档必须严格按照保密规定执行，由专人负责监销，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁文档。四、文档的信息化管理（一）数字化建设积极推进文档管理数字化转型，对纸质文档进行规范的数字化加工，形成符合标准的电子文档。电子文档的形成、流转、归档应全程电子化操作，减少纸质载体的依赖。（二）电子文档管理1.元数据管理：电子文档应包含必要的元数据信息，如文档编号、标题、形成时间、作者、密级、保管期限等，确保其可识别和管理。2.格式与存储：电子文档应采用符合国家或行业标准的开放格式存储。重要电子文档应进行备份，采用异地容灾备份策略，防止数据丢失。3.系统保障：文档管理信息系统应具备完善的权限控制、操作日志、安全审计等功能，确保电子文档的安全和管理规范。定期对系统进行维护和升级。（三）数据安全与保密加强文档管理系统的网络安全和数据安全防护，采取身份认证、访问控制、数据加密、病毒防护等技术措施，防止信息泄露、丢失和篡改。严格遵守电子文档的保密管理规定。五、监督与保障（一）培训与考核各单位应定期组织文档管理业务培训，提高相关人员的业务素质和责任意识。将文档管理工作纳入单位年度考核和相关人员的岗位职责考核范围。（二）监督检查牵头部门应定期对本单位及所属单位的文档管理工作进行监督检查，及时发现问题，督促整改。对在文档管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励；对管理混乱、造成文档严重损失或泄密的，应追究相关人员责任。（三）经费保障各单位应将文档管理所需经费（包括人员经费、设备购置与维护费、场地建设与维修费、数字化加工费、培训费等）列入年度预算，确保文档管理工作的正常开展。六、附则（一）术语解释本规范所称文档，是指机关事业单位在各项工作活动中形