采购管理流程与审批流程模板

采购管理流程与审批流程模板一、适用场景二、操作步骤详解步骤1：采购需求发起与提报操作说明：需求部门根据工作计划或实际需要，填写《采购需求申请表》，明确采购品类、规格、数量、预估单价、用途、期望交付时间等关键信息。需求部门负责人对需求的合理性（如必要性、预算匹配度）进行初审，签字确认后提交至采购部门。示例：行政部因新增5名员工，需采购办公椅10把，需在申请表中注明“人体工学椅，承重≥100kg，颜色黑色”，预估单价500元，用途为办公配置。步骤2：采购需求审核与预算确认操作说明：采购部门收到需求后，重点审核：①需求描述是否清晰、规格参数是否明确；②是否属于企业集中采购目录品类（若属于，需优先从合格供应商库中选择）；③预估单价是否与历史采购价或市场均价匹配，必要时进行市场询价。财务部门同步审核预算：①采购项目是否在部门年度预算范围内；②超预算需求是否按规定履行预算调整审批流程。审核通过后，采购部门根据采购金额及企业分级授权标准，确定审批层级（如：≤5000元部门负责人审批；5000-50000元分管副总审批；＞50000元总经理审批）。步骤3：供应商选择与采购方式确定操作说明：根据采购金额、品类特性及企业采购制度，选择合适的采购方式：询价采购：金额较小（如＜10000元）、标准化产品，至少向3家合格供应商发出询价单，综合比较价格、质量、交期后确定供应商。招标采购：金额较大（如≥50000元）或复杂项目，通过公开招标或邀请招标方式，由评标小组综合评分（价格、资质、服务、案例等）确定中标供应商。单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务），需提供独家授权证明或专项说明，经高层审批后执行。供应商需为经过资质审核的合格供应商（营业执照、相关行业资质、过往合作评价等），新供应商需完成准入评估。步骤4：采购合同签订与订单下达操作说明：采购部门与选定的供应商就采购细节（价格、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等）进行沟通，确认无误后签订《采购合同》。合同需经采购部门负责人、法务部门（若涉及金额较大或复杂条款）、企业法定代表人（或授权代表）签字盖章，供应商需加盖公章。采购部门根据合同内容制作《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物料/服务详情、交付地址、联系人等，发送至供应商并确认接收。步骤5：订单执行与交付跟进操作说明：供应商按订单约定时间、地点交付货物或提供服务，采购部门需提前与供应商确认交付计划（如物流信息、到场时间）。货物送达后，需求部门、采购部门、质检部门（若涉及质量验收）共同进行现场清点：①核对数量是否与订单一致；②检查外包装是否完好；③初步核对规格型号是否匹配需求。若为服务类采购，需确认服务内容、进度是否符合合同约定，并由需求部门签署《服务进度确认单》。步骤6：验收与入库（或服务确认）操作说明：货物验收：质检部门或需求部门根据采购合同、技术参数进行质量验收（如检测报告、试用测试），填写《货物验收单》，明确验收结果（合格/不合格）、验收日期、验收人签字。验收合格后，货物办理入库手续，仓库管理员填写《入库单》，注明入库数量、存放位置，并同步更新库存台账。验收不合格的，需及时通知采购部门，供应商负责退换货或整改，整改后需重新验收。服务验收：服务完成后，需求部门根据合同约定的服务标准（如成果交付物、服务满意度）进行验收，填写《服务验收确认单》，明确验收意见及服务完成时间。步骤7：付款申请与财务结算操作说明：采购部门收集完整结算资料：①采购合同；②采购订单；③发票（需与合同、订单信息一致，品名、金额、税率等准确无误）；④《货物验收单》或《服务验收确认单》；⑤供应商收款信息（开户行、账号等）。填写《付款申请单》，附上上述资料，按审批流程提交至财务部门。财务部门审核资料完整性、合规性及付款条件（如是否达到约定付款节点：预付款、到付款、质保金付款等），确认无误后安排付款。付款完成后，财务部门将付款凭证反馈至采购部门，采购部门同步更新供应商履约记录。步骤8：采购资料归档操作说明：采购部门负责将采购全流程资料（需求申请表、审批记录、询价/招标文件、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保证资料完整、可追溯。归档资料按“一采购一档”原则分类存放，电子档备份至指定服务器，保存期限不少于3年（重要或长期合作项目可延长至5-10年）。三、模板工具清单1.《采购需求申请表》序号采购品类规格型号/服务内容数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明期望交付时间需求部门申请人日期1办公椅人体工学椅，黑色105005000新员工办公配置2024–行政部*小王2024–2.《采购审批单》采购项目采购部门需求部门预算金额（元）申请金额（元）审批意见审批人日期办公椅采购采购部行政部80005000同意采购*李经理2024–（分管副总审批）同意*张总2024–3.《货物验收单》采购订单号供应商名称物料名称规格型号数量验收数量验收结果验收日期验收人备注PO-2024001家具有限公司办公椅人体工学1010合格2024–*赵四包装完好，功能正常4.《采购合同》（关键条款节选）甲方（采购方）：有限公司乙方（供应商）：家具有限公司采购内容：办公椅10把，单价500元，总价5000元。质量标准：符合国家GB/T10357.1-2013标准，质保期1年。交付时间：2024年月日前送达甲方指定地点（市区路号）。付款方式：验收合格后30日内支付全款，乙方开具13%增值税专用发票。四、关键注意事项1.需求合理性把控需求部门需避免“过度采购”或“重复采购”，优先考虑现有库存调配，保证采购需求与实际工作紧密匹配。规格参数描述需客观、准确，避免指定品牌或倾向性条款（若确需指定，需提供书面说明并审批）。2.审批流程合规性严格执行分级审批权限，禁止越级审批或“先采购后审批”。紧急采购（如生产设备突发故障需立即维修）需在采购后3个工作日内补办审批手续。审批人需对审批结果负责，若因审批疏漏导致采购损失（如超预算、资质不符），将追溯相关责任。3.供应商管理风险优先选择企业合格供应商库中的供应商，新供应商准入需审核营业执照、行业资质、财务状况、过往合作案例等，必要时进行现场考察。避免与存在关联关系或不良记录的供应商合作，防止利益冲突。4.合同与资料管理合同条款需严谨，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等，避免口头约定。全