产品质量问题反馈与处理记录表模板

适用范围与应用场景全流程操作指引第一步：问题反馈与登记反馈主体：生产员工、质检人员、客户服务专员、经销商或终端客户等均可作为问题反馈方。反馈内容：需清晰描述问题现象，包括但不限于产品名称/型号、批次号、问题发生时间/地点、具体缺陷表现（如外观划伤、功能失效、功能不达标等）、问题影响程度（如轻微影响、导致客户投诉、存在安全隐患等）。登记要求：由专人（如质量专员/客服专员）负责接收反馈信息，当日完成《产品质量问题反馈与处理记录表》的初始登记，分配唯一“问题编号”（格式：年份+月份+流水号，如202405-001），并同步告知反馈人已受理。第二步：问题初步分析与责任判定初步调查：质量部门或跨部门小组（含生产、技术、质检）在收到反馈后1个工作日内，对问题进行初步核实，确认问题真实性、复现可能性及初步原因（如原材料异常、生产操作失误、设计缺陷等）。责任划分：根据初步调查结果，明确问题责任部门（如采购部、生产部、研发部等），并通知相关负责人参与后续处理。若涉及外部供应商问题，需同步启动供应商沟通流程。第三步：制定处理方案与审批方案制定：责任部门牵头制定处理方案，内容需包括：短期纠正措施（如隔离不合格品、返工/报废处理）、长期预防措施（如优化生产流程、修订检验标准、供应商整改要求）、完成时限及所需资源。方案审批：处理方案需提交至质量负责人或相关管理层审批，重大质量问题（如批量不合格、安全风险）需升级至企业最高管理者审批。审批通过后，正式实施处理措施。第四步：处理措施执行与过程记录措施执行：责任部门按审批方案落实处理措施，执行过程中需保留关键记录（如返工工单、报废审批单、供应商整改报告等）。进度跟踪：质量专员实时跟踪处理进度，对超期未完成项及时预警，并协调解决执行中的障碍。执行结果需在表格中详细记录，包括具体操作内容、执行人、完成时间等。第五步：处理结果验证与闭环管理结果验证：处理完成后，由质量部门或第三方验证人员（如技术专家、客户代表）对处理结果进行确认，保证问题已彻底解决，且预防措施有效。验证方式包括：重新检验产品、客户回访、试产验证等。闭环归档：验证通过后，在表格中填写“验证结果”“验证人”“验证日期”，并关闭问题。所有相关记录（反馈单、调查报告、处理方案、验证记录等）整理归档，保存期限不少于3年，便于后续追溯与数据分析。质量问题反馈与处理记录表模板问题编号反馈日期产品名称/型号批次号问题发生日期/地点问题描述（含缺陷图片/附件索引）反馈人/部门联系方式问题等级（□轻微□一般□严重□紧急）受理人受理日期责任部门责任人计划完成日期初步调查结论可能原因（□原材料□生产过程□设计□运输□其他______）是否复现（□是□否）影响范围（□数量______□客户投诉□安全隐患）处理措施执行情况（详细记录操作步骤、执行人、完成时间）资源支持（□人力□物料□技术□其他）处理结果客户反馈（如适用）（□满意□基本满意□不满意，原因：______）是否归档（□是□否）验证结果验证人验证日期预防措施（具体描述长期改进方案）备注附件清单（如检验报告、图片、客户邮件等）记录人记录日期使用关键提示信息准确性：问题描述需客观、具体，避免模糊表述（如“产品有问题”应改为“产品外壳存在2cm划痕，影响外观”），并附清晰图片或检测数据作为支撑。时效性要求：紧急问题（如安全风险、批量不合格）需在2小时内启动应急处理流程，4小时内上报管理层；一般问题24小时内完成初步调查。责任到人：明确每个环节的责任部门和责任人，避免推诿，处理结果需与绩效考核挂钩。保密管理：涉及客户隐私或核心技