资产管理制度与执行工具

资产管理制度与执行工具一、适用范围与典型场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会团体（以下简称“单位”）的固定资产、低值易耗品等资产的规范化管理，覆盖资产从采购入库到最终处置的全生命周期。典型场景包括：新购资产登记入账、部门间资产领用与归还、季度/年度资产盘点、闲置资产调配、资产报废处置等，旨在解决资产账实不符、责任不清、使用效率低下等问题，保证资产安全完整与高效利用。二、全流程操作指引（一）资产入库管理采购申请与审批使用部门根据工作需要提交《资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及使用人，经部门负责人*经理审批后，交由行政部（或资产管理部门）汇总。行政部审核采购需求的合理性与预算匹配度，按单位采购流程报请*分管领导审批，通过后启动采购。到货验收资产到货后，由行政部组织使用部门、财务部共同验收：核对资产名称、规格、数量是否与采购一致，检查质量合格证明、保修文件等资料。验收合格后，填写《资产验收单》，验收人（行政专员、使用部门代表）、行政部负责人、财务部负责人签字确认；若不合格，及时联系供应商退换货。信息登记与标签粘贴行政部根据《资产验收单》信息，在资产管理系统中录入资产档案，包括：资产编号（唯一编码规则：年份-部门代码-资产类别-序号，如“2024-XB-001-001”）、名称、型号、规格、采购日期、金额、使用部门、责任人、存放地点等。打印资产标签（含编号、名称、责任人），粘贴于资产显眼位置（如设备机身、家具表面），保证标签清晰可识别。财务入账财务部凭《资产验收单》、采购合同、发票（合规票据）等原始凭证，按会计制度进行资产入账，保证账实、账证、账账相符。（二）日常领用与归还管理资产领用员工因工作需要领用资产时，提交《资产领用申请表》，注明领用资产编号、名称、数量、领用事由、预计归还时间，经部门负责人*经理审批后交行政部。行政部核对审批手续及库存情况，发放资产并更新台账（领用日期、领用人、存放地点），领用人在《资产领用登记表》签字确认。资产归还员工岗位变动、离职或不再使用资产时，需在规定时间内（离职前3个工作日、岗位调动前1个工作日）归还资产。归还时，行政部检查资产完好情况（若有损坏，按《资产损坏赔偿规定》处理），确认无误后在台账中标记“已归还”，更新责任人信息，领用人在《资产归还登记表》签字。（三）定期盘点与清查盘点准备行政部于每季度末/年末制定盘点计划，明确盘点范围（全部或部分资产）、时间、参与人员（行政部、财务部、各部门指定*盘点员），并提前3个工作日通知各部门。各部门整理本部门资产台账，核对资产标签与实际存放情况，保证无遗漏。现场盘点盘点人员分组进行，采用“账实核对”方式：以台账为基础，逐项清点资产实物，记录实盘数量、存放地点、使用状态（在用、闲置、维修、待报废等）。对账实不符、标签缺失、状态异常的资产，备注说明并由盘点双方签字确认。差异处理与报告盘点结束后，行政部汇总《资产盘点表》，对比账面数量与实盘数量，分析差异原因（如盘盈、盘亏、损坏、调拨未及时更新等）。针对盘盈资产，核查来源并补办入库手续；盘亏资产，由责任部门提交《资产盘亏说明》，经行政部、财务部审核后报*分管领导审批，追究相关责任人；损坏资产，按维修或报废流程处理。编制《资产盘点报告》，上报单位管理层，说明盘点结果、问题及改进措施。（四）资产维护与保养制定维护计划行政部根据资产类型（如电子设备、办公家具、机械设备）制定年度维护计划，明确维护周期、内容（如清洁、检测、保养）、责任部门（使用部门或第三方服务商）。执行与记录使用部门按计划开展日常维护（如设备定期开机、保持清洁），行政部定期检查维护记录；大型保养或维修需提交《资产维修申请表》，经审批后由专业人员处理。维修完成后，填写《资产维修记录单》，记录维修日期、内容、费用、更换部件等信息，归档至资产档案。（五）资产报废处置报废申请与鉴定资产达到使用年限（如电子设备5年、办公家具8年）、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门提交《资产报废申请表》，附资产状况说明及鉴定意见。行政部组织技术小组（或第三方机构）对资产进行技术鉴定，确认是否符合报废条件，填写《资产报废鉴定表》。审批与处置报废申请经行政部、财务部审核后，按金额权限报分管领导或总经理审批；审批通过后，由行政部选择合规处置方式（如公开拍卖、回收机构变卖、报废销毁），保证残值收入及时入账。处置完成后，在资产管理系统中更新资产状态为“已报废”，注销台账信息，相关审批资料、处置记录归档保存。三、核心工具表格模板（一）资产入库登记表资产编号资产名称规格型号采购日期金额（元）供应商验收日期使用部门责任人存放地点标签号备注2024-XB-001-001笔记本电脑ThinkPadT142024-03-156500.00XX科技公司2024-03-16市场部张*3楼301办公室WB001正常入库2024-XB-002-001办公桌1.5m钢木桌2024-03-181200.00办公家具城2024-03-19行政部李*2楼201办公室GB002含抽屉（二）资产领用申请表领用日期资产编号资产名称规格型号数量领用部门领用人领用事由预计归还时间部门负责人审批行政部审批2024-04-012024-XB-001-002投影仪EPSON-51001项目部王*客户演示2024-04-15*经理（签字）*主管（签字）（三）资产盘点表（部门：市场部）资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量使用状态存放地点盘点人责任人差异说明2024-XB-001-001笔记本电脑110在用3楼301办公室赵*张*无差异2024-XB-001-003打印机HP102010维修行政部仓库赵*-送修未归位（四）资产报废申请表资产编号资产名称规格型号购入日期已使用年限报废原因鉴定意见残值预估（元）部门负责人行政部财务部分管领导2019-XB-001-005台式电脑Dell-3902019-06-015年配置过低无法满足新软件需求达到报废年限，无维修价值200*经理*主管*会计*总四、执行关键要点（一）明确责任主体建立三级管理机制：单位管理层（统筹决策）、行政部（日常管理）、使用部门（直接责任），保证每个资产有明确的管理人和使用人，避免“人人有责等于无人负责”。（二）保证信息准确资产信息变更（如使用人调动、存放地点转移）需在3个工作日内更新台账，纸质标签同步更换，杜绝“账、物、标签”不一致。（三）强化动态管理利用资产管理系统（如OA模块、专业软件）实现线上登记、审批、盘点，实时掌握资产状态，对闲置资产及时调配，提高