一份完整财务报销制度及报销流程

企业财务报销制度及流程规范前言为加强企业财务管理，规范财务报销行为，确保资金使用的合规性、合理性与效率性，明确各部门及员工在报销过程中的职责，特制定本制度。本制度旨在通过标准化的流程和明确的指引，强化成本控制，提升财务工作效率，保障企业资金安全，促进企业健康可持续发展。第一章总则1.1适用范围本制度适用于企业全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为企业提供劳务的人员）在执行公司公务过程中所发生的各项费用报销。涵盖日常办公费用、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费、物料采购费等各类与公司经营活动相关的支出。1.2基本原则1.真实性原则：所有报销的经济业务必须真实发生，严禁虚构、篡改或重复报销。报销人对所提供原始凭证的真实性、合法性负完全责任。2.合法性原则：报销的费用必须符合国家法律法规、公司内部规章制度及合同协议的约定。3.及时性原则：各项费用应在业务发生完毕后，按照规定时限及时办理报销手续，避免长期积压。4.权责发生制原则：费用报销应遵循权责发生制，属于当期的费用应在当期报销。5.效益原则：各项支出应符合成本效益原则，力求以最合理的成本获取最大效益。第二章报销范围与标准2.1日常办公费用包括办公用品、办公耗材、印刷费、邮寄费、饮用水、物业管理费、水电费、租赁费等。此类费用报销需提供合法合规的发票及相关明细清单。办公用品采购应优先通过公司指定的集中采购流程进行。2.2差旅费员工因公出差所发生的交通、住宿、伙食补助等费用。*交通费用：出差人员应选择经济、便捷的交通工具。长途交通（如飞机、火车）根据出差任务的紧急程度及人员级别，按公司规定标准乘坐。市内交通可选择公共交通或公司指定的用车服务，特殊情况下的出租车费用需注明原因。*住宿费用：根据不同级别设定相应的住宿标准上限，凭合规住宿发票报销，超支部分原则上自理，特殊情况需总经理批准。*伙食及市内交通补助：根据出差地区（如一般地区、特殊地区）和出差天数，按公司规定标准给予补助，不再重复报销相关餐饮及市内交通票据（或选择实报实销方式，具体按公司细则执行）。2.3业务招待费因业务需要招待客户、合作伙伴等所发生的餐费、礼品费等。业务招待应坚持必要、合理、适度的原则。报销时需注明招待对象、事由、参与人数，并提供合规发票。单笔或累计金额较大的业务招待费支出，需事先获得相应层级领导批准。2.4交通费指员工在本市内因公外出发生的交通费用，包括公交车、地铁、出租车等。鼓励优先使用公共交通。2.5通讯费为保障工作沟通需要，公司可为特定岗位员工提供一定标准的通讯费用补贴，补贴标准根据岗位性质确定，凭合规发票报销或直接发放至工资。2.6培训费员工因岗位需要参加的外部培训、学习所发生的费用，包括学费、资料费、差旅费等。培训需事先履行审批程序，报销时提供培训通知、缴费凭证等。2.7其他费用如水电费、租赁费、维修费、咨询费、广告宣传费等其他与公司经营相关的合理支出，需根据具体情况提供相应凭证及审批文件。第三章报销凭证要求3.1原始凭证基本要求1.真实性：原始凭证（主要为发票）必须是经济业务真实发生的合法凭证，内容真实，不得伪造、变造。2.合规性：发票必须是国家税务部门认可的正规发票，发票抬头应为公司全称，税号准确无误。发票内容应清晰、完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格、数量、单价、金额、开票单位盖章等要素。3.相关性：原始凭证所记载的经济内容必须与报销的业务事项直接相关。3.2辅助凭证根据费用性质不同，可能还需要提供以下辅助凭证：*差旅费：出差申请单、行程单、交通票据（机票、火车票、汽车票等）、住宿明细等。*业务招待费：招待申请（如有）、消费明细等。*采购费用：采购申请单、采购合同、验收单、入库单等。*会议费：会议通知、参会人员名单等。*付款凭证：如通过银行转账、微信、支付宝等方式支付的，需提供相应的支付记录截图或凭证。3.3凭证粘贴与整理报销人应将原始凭证及辅助凭证按类别、时间顺序整齐粘贴在“费用报销单”后，粘贴应平整、牢固，避免覆盖关键信息。同类票据应集中粘贴。第四章报销流程4.1报销申请与填写1.报销人在费用发生后，应及时收集整理原始凭证。2.准确、完整填写公司统一格式的“费用报销单”，注明报销部门、日期、报销人、费用事由、费用明细（包括费用项目、金额、附件张数等），计算合计金额并签字。4.2部门负责人审核报销人将填写完整的“费用报销单”及附件提交给部门负责人。部门负责人对报销业务的真实性、必要性、费用标准的合规性进行审核，并在报销单上签字确认。4.3财务部门审核1.初审：财务部门指定人员对报销单及附件的完整性、票据的合规性、金额计算的准确性、报销标准的执行情况等进行专业审核。2.复审（如需）：对于金额较大或特殊性质的报销，可能需要财务负责人进行复审。3.财务审核发现问题的，应及时通知报销人补充或更正。4.4审批根据公司授权审批体系，不同金额及类别的费用报销需由相应层级的领导进行审批。审批人根据其权限对报销事项的合理性、合规性进行最终审批。4.5付款经审批通过的报销单，由财务部门根据公司资金安排，通过银行转账等方式将报销款项支付给报销人。原则上应支付至报销人本人的银行账户。4.6凭证归档财务部门在完成付款后，将报销单及相关原始凭证整理、编号、归档，以备后续查阅和审计。第五章特殊情况处理5.1预借款因公务需要预先支付款项的（如差旅费、采购款），可申请预借款。预借款需填写“借款单”，注明借款事由、金额、预计还款日期，按审批流程报批后，到财务部门办理借款。预借款应在业务完成后及时报销冲账，一般不超过规定期限。5.2大额支出对于达到公司规定金额标准的大额支出，通常需要提前进行专项申请和审批，并可能需要附相关合同、报价单等文件。支付方式原则上采用银行转账。5.3发票遗失处理原始发票遗失，原则上不予报销。特殊情况下，需提供原开票单位出具的加盖公章的发票存根联复印件或相关证明，并附情况说明，经部门负责人及财务负责人批准后方可酌情处理。5.4跨年度报销一般情况下，当年费用应在当年内报销完毕。因特殊原因未能及时报销的，需在规定期限内（如次年首月内）完成，逾期原则上不予受理。第六章责任与监督6.1报销人责任报销人对所报销业务的真实性、合法性、凭证的完整性和准确性负直接责任。如发现虚报、冒领、伪造票据等行为，公司将追回款项，并视情节轻重给予相应处分，涉嫌违法的将追究法律责任。6.2审核审批人责任部门负责人、财务审核人员及各级审批人应认真履行审核审批职责，对其审核审批意见负责。因审核不严或违规审批造成公司损失的，将承担相应管理责任。6.3监督检查公司财务部门及内部审计部门有权对各部门的报销情况进行定期或不定期的监督检查，各部门应积极配合。第七章附则7.1制度解释权本制度由公司财务部门负责解释。7.2制度修订本制度根据国家相关法律法规及公司经营管理需要进行修订和完善，修订程序同制定程序。7.3生效日期本制度