销售合同管理规范及审查功能模板

销售合同管理规范及审查功能模板一、应用背景与适用范围销售合同是企业开展业务的核心法律文件，其管理规范性直接影响交易安全、履约效率及企业风险防控能力。本模板适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关岗位人员，旨在通过标准化流程和审查要点，保证合同条款合法合规、权责清晰，有效预防合同纠纷，保障企业合法权益，同时提升合同全生命周期管理效率。二、标准化操作流程（一）合同起草准备明确交易需求：销售部门需与客户充分沟通，明确标的物名称、规格、数量、价格、交付时间、付款方式等核心交易要素，形成《业务需求确认单》（可附后）。收集基础资料：甲方（企业方）：需准备营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人签署）；乙方（客户方）：需核实对方营业执照（保证在有效期内、经营范围涵盖交易内容）、法定代表人身份信息，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。选用标准模板：优先使用企业已制定的标准销售合同模板，如需定制条款，需提前与法务部门沟通。（二）合同文本拟定填写核心条款：根据确认的业务需求，在标准模板中逐项填写以下内容：合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024XS-001”）；双方当事人全称、地址、法定代表人及联系方式（联系方式可填写“联系人：，（仅限业务联系）”；标的物详细信息（名称、型号、规格、数量、质量标准，需符合国家或行业标准，可附技术协议作为附件）；合同金额（大小写一致，明确含税/不含税价格及税率）；履行期限（交付时间、付款周期，具体到年月日）；交付方式（运输方式、运费承担方、交付地点）；付款方式（如“预付款30%发货前支付，到货款60%，验收合格后10%质保金一年后支付”）；违约责任（明确违约情形及违约金计算方式，如“逾期交货每日按合同总额的0.05%支付违约金，最高不超过合同总额的10%”）；争议解决方式（建议约定“协商不成，提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决”）。定制条款说明：如标准模板无法满足需求，需增加或修改条款的，应在合同中标注“特殊条款说明”，并附详细说明依据（如客户特殊要求、行业惯例等）。（三）内部审查销售部门自查：销售负责人需对合同内容的完整性、与业务需求的一致性进行审核，重点核对标的物信息、金额、交付时间等是否与《业务需求确认单》一致，保证无遗漏或错误。法务部门审核：法务部门重点审查以下内容：合同主体是否具备完全民事行为能力及履约能力；条款是否合法合规，是否存在无效或可撤销情形；权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理；争议解决方式、管辖法院约定是否明确且有效；特殊条款是否存在法律风险（如格式条款是否提示对方注意）。法务审核需在2个工作日内完成，出具《合同审查意见表》（可附后），对需修改的条款需注明修改建议。财务部门复核：财务部门重点审查：合同金额与报价政策是否一致，是否存在价格异常；付款方式、资金安排是否符合企业财务制度；涉及税费条款是否清晰（如发票类型、税率、开具时间）。（四）合同审批按权限审批：根据合同金额及重要性，分级审批：金额≤10万元：销售部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元：销售部门负责人+法务部门负责人审批；金额＞50万元：销售部门负责人+法务部门负责人+总经理审批。审批流程跟踪：销售部门负责跟踪审批进度，保证各环节审批人签署《合同审批表》（可附后）后，方可进入签署环节。如审批不通过，需根据意见修改后重新提交审批。（五）合同签署规范签署：合同文本需为打印版（手写修改处需双方签字/盖章确认）；甲方由法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》），并加盖企业合同专用章或公章；乙方需核对对方签字人身份（如为授权代表，需查验授权委托书及证件号码件），并加盖企业公章或合同专用章（如为个人，需签字并按手印）。文本留存：签署完成后，合同文本原件至少一式两份（甲乙双方各执一份），企业内部留存一份原件，同时扫描存档（保证扫描件清晰、完整）。（六）履行跟踪与归档履行跟踪：销售部门负责跟踪合同履行进度，包括交付、验收、付款等环节，填写《合同履行跟踪表》（可附后），对逾期履行或异常情况及时上报并处理。资料归档：合同履行完毕或终止后，销售部门需将合同及相关资料（如《业务需求确认单》《审批表》《审查意见表》《履行跟踪表》、发票复印件、沟通记录等）整理成册，标注“合同编号+名称”，移交档案管理部门归档，保存期限不少于合同履行完毕后5年。三、合同模板示例销售合同合同编号：_________签订日期：_______年_月_日甲方（销售方）：____________________法定代表人：*地址：________________________________联系人：*联系方式：*（仅限业务联系）乙方（购买方）：____________________法定代表人：*地址：________________________________联系人：*联系方式：*（仅限业务联系）第一条合同标的物标的物名称规格型号单位数量单价（元）金额（元）质量标准合计金额（大写）：____________________（小写：￥_________）第二条履行期限与方式交付时间：甲方应于_______年_月_日前完成交付，乙方需提前____个工作日提供收货地址及联系人。交付地点：____________________（乙方指定地点）。运输方式：□甲方代办运输（运费由_方承担）□乙方自提（运费由_方承担）。第三条付款方式乙方应按以下方式支付款项：□预付款：合同签订后_个工作日内，支付合同总额的_%，即￥_________；□到货款：货物送达指定地点并经乙方签收后_个工作日内，支付合同总额的_%，即￥_________；□验收款：货物经乙方验收合格后_个工作日内，支付合同总额的_%，即￥_________；□质保金：质保期满_日内，无质量问题无息支付剩余_%，即￥_________。甲方收款账户信息：开户行：________________________账户名：________________________账号：________________________第四条验收标准与方式乙方应在货物送达后____个工作日内完成验收，验收标准以本合同第一条约定的质量标准及双方确认的技术附件为准。验收合格后，乙方签署《验收合格单》；逾期未验收或未提出异议的，视为验收合格。第五条违约责任甲方逾期交货的，每逾期一日按合同总额的0.05%支付违约金，逾期超过____日的，乙方有权解除合同，甲方应退还已付款项并赔偿损失。乙方逾期付款的，每逾期一日按应付未付款项的0.05%支付违约金，逾期超过____日的，甲方有权暂停供货，直至解除合同。因货物质量问题导致乙方损失的，甲方应负责退换货并赔偿直接损失（质保期内非人为质量问题，甲方负责免费维修或更换）。第六条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。第七条其他约定本合同自双方签字盖章之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。本合同未尽事宜，可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。附件：□《技术协议》□《业务需求确认单》□其他：_________甲方（盖章）：____________________法定代表人/授权代表（签字）：*日期：_______年_月_日乙方（盖章）：____________________法定代表人/授权代表（签字）：*日期：_______年_月_日四、核心审查要点与风险防范（一）主体资格审查核实对方营业执照是否真实有效（可通过“国家企业信用信息公示系统”查询），经营范围是否涵盖交易标的，避免与无经营资质的主体签约；个人客户需核实证件号码信息，保证其为完全民事行为能力人；涉及特许经营（如食品、医疗器械等），需对方提供相应许可证件。（二）条款完整性审查保证合同包含必备条款：当事人信息、标的物、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方法；避免使用“大概”“左右”“参考价”等模糊表述，金额、时间、数量等需明确具体。（三）权利义务与风险条款审查核查双方权利义务是否对等，避免甲方单方面承担过多义务（如“甲方逾期交货免责，乙方逾期付款无责”等显失公平条款）；违约责任需明确具体（如违约金计算方式、赔偿范围），避免“承担相应责任”等模糊表述；管辖法院、争议解决方式需明确，优先选择企业所在地法院，避免约定由对方所在地或仲裁机构管辖（除非对方为知名企业且条款合理）。（四）法律合规性审查保证合同内容不违反法律法规强制性规定（如“不