机关单位档案管理工作规范流程

机关单位档案管理工作规范流程机关单位档案管理是维护机关历史真实面貌、保障工作连续性、促进决策科学化的基础性工作，其规范与否直接关系到单位职能的有效发挥和国家信息资源的安全完整。本文旨在梳理机关单位档案管理的规范流程，以期为实际工作提供系统性的指引与参考。一、档案管理的总体要求机关单位档案管理工作应严格遵循国家有关档案工作的法律法规和行业标准，坚持统一领导、分级负责的原则，确保档案的真实、完整、可用和安全。档案管理人员需具备相应的专业素养和责任心，熟悉档案业务知识，掌握现代化管理技能，不断提升档案管理科学化、规范化、信息化水平。二、文件材料的形成与收集文件材料的形成是档案管理的源头，其质量直接影响后续工作。各部门应在各项业务活动中，规范形成符合要求的文件材料，确保其内容真实、项目完整、格式规范、字迹清晰。收集范围应涵盖机关在职能活动中形成的具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等。具体范围应依据国家及本单位制定的归档范围和不归档范围执行。收集要求包括：1.及时性：各项工作结束后，相关人员应及时将应归档文件材料收集齐全，避免遗漏或延误。年度结束后，应集中进行年度文件材料的收集。2.完整性：确保每件文件的正件、附件，印件、定稿，请示、批复等齐全完整。3.准确性：收集的文件材料应与实际业务活动相符，无虚假、错漏信息。4.规范性：文件格式、用纸、书写材料等应符合档案管理要求，便于长期保存。三、档案的整理与归档整理归档是将收集到的零散文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化处理，使之成为有序体系的过程。整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法与步骤：1.分类：按照本单位档案分类方案进行，通常可采用年度、机构（问题）、保管期限等分类方法的组合。分类方案应保持相对稳定。2.排列：在分类的基础上，对文件材料按一定顺序进行排列，如事由结合时间、重要程度等。3.编号：对排列好的文件材料编制档号，档号应具有唯一性和可追溯性。4.编目：依据整理结果，编制档案目录。目录应包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等基本要素。5.装盒（装订）：将整理好的文件材料装入符合标准的档案盒，并填写盒内文件目录和备考表。对于永久和长期保管的档案，应按照规定进行装订。归档手续：整理完毕的档案，应办理归档手续，由档案形成部门和档案管理部门双方签字确认，明确责任。四、档案的保管与保护档案保管是为维护档案的完整与安全，延长档案寿命而采取的各种措施。库房管理：应设立专门的档案库房，配备必要的设施设备，确保库房达到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体（“九防”）的要求。库房内温湿度应控制在规定范围内。日常管理：1.建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记制度。2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.规范档案的上架与存放，做到排列有序，便于取放。特殊载体档案保管：对于照片、录音录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，如单独存放、控制温湿度、定期检查播放设备的兼容性等。电子档案管理：应符合国家关于电子文件归档和电子档案管理的要求，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。建立电子档案备份制度，定期进行检测和迁移，防止信息丢失。五、档案的利用与开发档案利用是档案工作的根本目的，通过提供档案信息服务，满足机关工作和社会各界对档案信息的需求。利用制度：建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式、手续和审批权限。严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。利用方式：包括提供档案原件、复制件查阅，档案证明出具，档案咨询服务等。积极开展档案编研工作，如编写档案参考资料、专题汇编、大事记等，主动提供利用。利用服务：档案管理人员应热情接待利用者，耐心解答咨询，积极提供所需档案材料。对利用效果进行跟踪和反馈，不断改进服务质量。利用登记：对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者、利用目的、利用档案的档号、页数、利用时间等，以便统计和备查。六、档案的鉴定与处置档案鉴定是按照规定的标准和方法，对档案的价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行处置的工作。鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门和相关业务部门人员组成，负责档案价值的鉴定工作。鉴定标准：依据国家和本单位制定的档案保管期限表，结合档案的内容、来源、形成时间、利用频率等因素，综合判定档案的保管期限（永久、长期、短期）。到期档案处置：对于已到保管期限的档案，由鉴定小组进行重新鉴定。仍有保存价值的，延长保管期限；无保存价值的，经批准后予以销毁。销毁档案必须严格按照规定的程序进行，由两人以上负责监销，并做好销毁记录。七、档案的移交档案移交是指机关单位按照规定将具有永久和长期保存价值的档案，在规定的期限内向同级国家档案馆移交的活动。移交范围与期限：按照国家档案局关于机关档案移交的规定执行，明确移交档案的种类、数量、期限等。移交要求：移交的档案应整理规范、目录齐全、手续完备。电子档案的移交应符合接收单位的技术要求。移交时，应填写档案移交清册，双方签字盖章，一式两份，各执一份。八、档案管理的保障措施组织领导：机关单位应加强对档案工作的领导，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确分管领导和档案管理部门，配备必要的档案管理人员。人员队伍建设：加强档案管理人员的思想政治教育和业务培训，提高其政治素质和专业技能。鼓励档案人员学习新知识、新技术，适应档案工作发展的需要。制度建设：建立健全各项档案管理制度，如文件材料归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度等，使档案管理工作有章可循。设施设备保障：加大对档案工作的投入，配备必要的档案库房、装具、办公设备、安防设备、消防器材以及档案整理、修复、复制、数字化等专业设备，为档案工作提供良好的物质条件。信息化建设：积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段管理档案，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理效率和服务水平。机关单位档