建筑工程合同管理实务操作指引

建筑工程合同管理实务操作指引引言建筑工程合同，作为工程项目参与各方权利义务的基石与纽带，其管理水平直接关系到工程的质量、进度、成本控制乃至项目的成败。在当前复杂多变的市场环境与日益严格的监管要求下，精细化、规范化的合同管理已成为工程管理的核心环节。本指引旨在结合建筑行业特点与实务操作经验，从合同的全生命周期视角出发，为相关从业人员提供一套系统、实用的合同管理操作思路与方法，以期有效防范风险、化解争议、保障各方合法权益，促进工程建设的顺利实施。一、合同管理总则与基本原则（一）合同管理的定义与重要性建筑工程合同管理是指自合同策划开始，历经合同订立、履行、变更、终止、争议解决直至归档的全过程管理活动。其核心目标在于确保合同依法合规签订，全面、适当履行，有效控制合同风险，维护合同当事人的合法权益，最终实现工程项目的预期目标。有效的合同管理是规范市场行为、降低交易成本、提高工程效益、预防和减少纠纷的关键手段。（二）合同管理的基本原则1.依法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等一切行为必须遵守国家法律法规、行业规范及地方规定，确保合同的合法性与有效性。2.风险控制原则：以风险为导向，在合同管理的各个阶段识别、评估潜在风险，并采取积极的预防和应对措施，将风险控制在可接受范围内。3.全过程管理原则：合同管理应贯穿于工程项目的策划、招投标、实施、竣工结算及保修等各个阶段，形成闭环管理。4.权责对等原则：合同条款应明确各方的权利与义务，力求权利与义务相对等，责任与风险相匹配，避免出现权利义务失衡的情况。5.动态管理原则：合同履行过程中，应密切关注内外部环境变化及合同执行情况，对出现的新情况、新问题及时进行分析、评估，并采取相应的调整措施。6.诚信履约原则：合同当事人应秉持诚实信用的态度，恪守承诺，全面履行合同义务，构建互信合作的良好氛围。（三）合同管理的组织与职责建设单位、施工单位、监理单位等项目参与方应根据项目规模和复杂程度，设立或明确合同管理部门及专职/兼职合同管理人员，明确其职责权限。通常包括：合同策划、范本选用与制定、合同谈判与审查、合同签订、合同交底、履约跟踪、变更管理、索赔与反索赔、争议处理、合同归档等。二、合同订立前的准备与策划（一）合同前期信息收集与分析在合同订立前，应充分收集与项目相关的各类信息，包括但不限于：项目可行性研究报告、立项批复、规划许可、设计文件、市场环境、潜在合作方信息、类似项目合同履行情况及经验教训等。通过对这些信息的分析，为合同策划和风险评估提供依据。（二）合同风险评估与策划基于信息分析，对项目可能面临的合同风险进行识别和评估，包括政策风险、市场风险、技术风险、管理风险、法律风险、合作方履约能力风险等。根据风险评估结果，制定风险应对策略，并据此进行合同结构策划、合同类型选择（如总价合同、单价合同、成本加酬金合同等）以及主要合同条款的初步设想。（三）合同相对方的选择与资格审查选择合格、诚信、有实力的合同相对方是合同顺利履行的前提。应通过资格预审、背景调查等方式，对潜在合作方的法人资格、注册资本、经营范围、资质等级、商业信誉、财务状况、类似项目业绩、履约能力及诉讼仲裁情况等进行全面审查。（四）合同主要条款的策划根据项目特点和风险策划，对合同的核心条款进行初步设计，如工程范围、工期、质量标准、合同价款及调整方式、支付方式、工程变更、违约责任、争议解决方式等。这将为后续的合同谈判和文本起草奠定基础。（五）标准合同文本的选用与定制优先选用国家或行业发布的标准合同示范文本（如GF系列范本），这些范本条款相对成熟、规范，能有效减少合同漏洞。在标准文本基础上，应结合项目具体情况和前期策划，对专用条款进行细致的补充、修改和完善，必要时可针对特殊事项拟定补充协议。三、合同谈判与签订（一）谈判准备与策略制定谈判前应明确谈判目标、底线和策略，组建专业的谈判团队（可包括技术、经济、法律等人员），准备好谈判所需的资料和文件。对谈判中可能涉及的焦点问题进行预判，并制定应对方案。（二）合同文本的审查与修订合同文本是谈判的核心。应组织相关专业人员（技术、造价、财务、法律）对合同草案进行全面细致的审查。审查重点包括：合同主体是否适格、意思表示是否真实、合同内容是否合法、条款是否完整、逻辑是否严谨、权利义务是否明确、风险分担是否合理、与招标文件及投标文件是否一致等。对发现的问题及时提出修改意见，并在谈判中与对方协商确定。（三）合同谈判的核心要点谈判过程中，应围绕合同的核心条款展开，如：*工程范围：确保界定清晰、无歧义，避免后续因范围不清引发争议。*合同价格：明确价格构成、计价依据、调整范围和方法。*付款方式：明确预付款、进度款、竣工结算款的支付条件、比例和程序。*工期：明确合同总工期、关键节点工期，以及工期延误的责任和处理方式。*质量标准与验收：明确工程质量必须达到的标准（如国家规范、设计图纸要求），以及分部分项工程验收、竣工验收的程序和标准。*违约责任：针对各方可能出现的违约情形（如工期延误、质量缺陷、付款逾期等），约定明确、具体、可操作的违约责任承担方式（如违约金计算方法、赔偿范围等）。*争议解决：选择合适的争议解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼，并明确仲裁机构或管辖法院。（四）合同的最终签订与生效合同文本经双方协商一致并修改完善后，应由双方法定代表人或其授权委托代理人签字，并加盖单位公章（或合同专用章）。合同签订后，应按照相关规定办理必要的备案手续（如需要）。合同自双方签字盖章之日起生效（或按约定条件生效）。签订份数应满足各方管理需要，并明确各份文本的效力。四、合同履行过程中的动态管理（一）合同交底合同签订后，合同管理部门应及时向项目管理团队、技术、造价、财务等相关执行部门及人员进行合同交底。交底内容包括合同主要条款、双方权利义务、合同风险点、履约注意事项、索赔程序等，确保相关人员全面理解合同精神，明确各自在合同履行中的职责。（二）合同履约跟踪与检查建立合同履约跟踪机制，定期对合同各项条款的履行情况进行检查和记录。包括工程进度是否符合计划、工程质量是否达标、工程款支付是否及时、各方是否严格遵守合同约定等。对发现的偏差和问题，及时分析原因，并采取纠正措施。（三）工程变更的管理工程变更在工程项目中较为常见，应严格按照合同约定的程序进行管理。变更提出后，需经监理单位审核、建设单位批准（必要时需设计单位出具变更图纸或说明）。同时，应及时对变更引起的工期、费用调整进行确认，办理变更签证手续，作为合同价款调整和竣工结算的依据。变更签证应做到“及时、真实、准确、完整”。（四）现场签证的管理对于合同外发生的、或合同约定不明确但实际发生的工作内容，应及时办理现场签证。签证应由施工单位提出，经监理单位核实、建设单位确认。签证内容应明确事由、工作内容、数量、计价原则或金额、发生时间等要素，并附必要的证明材料（如照片、简图、会议纪要等）。（五）合同价款支付与结算管理严格按照合同约定的支付节点和程序办理工程款支付。施工单位提交支付申请后，监理单位应审核工程量和支付金额，建设单位复核无误后及时支付。竣工结算时，应按照合同约定的结算原则、方法和时限，准确核算工程总造价，办理竣工结算手续。（六）索赔与反索赔管理在合同履行过程中，因一方违约或非己方原因导致另一方遭受损失时，受损方有权依据合同约定提出索赔。应建立健全索赔管理机制，及时识别索赔机会或风险，按照合同约定的程序（如索赔事件发生后多少天内提交索赔意向通知书和详细索赔报告）收集、整理和提交索赔证据（如合同文件、签证单、变更令、会议纪要、来往函件、影像资料、施工记录、气象记录、市场价格信息等）。同时，对于对方提出的不合理索赔，应及时进行审核和反驳，提出反索赔。（七）合同文件与资料管理合同文件是合同管理的重要依据，应建立完善的合同文件资料管理制度。对合同文本、补充协议、招投标文件、中标通知书、图纸、工程量清单、变更签证、会议纪要、来往函件、进度报告、质量验收记录、支付凭证、索赔报告及答复等所有与合同相关的文件资料，应进行系统分类、编号、登记、归档，并指定专人负责保管，确保其完整性、准确性和可追溯性。电子文档与纸质文档应同步管理。（八）合同争议的预防与协调在合同履行过程中，应加强与合同相对方的沟通与协调，对于出现的分歧和潜在争议，应本着友好协商的原则，及时进行沟通解决，避免矛盾激化。建立有效的沟通机制，如定期例会、专题协调会等，有助于增进理解，化解分歧。五、合同争议的解决与处理（一）协商与调解合同争议发生后，首选的解决方式是友好协商。争议双方应本着诚实信用和公平合理的原则，通过平等对话，寻求双方都能接受的解决方案。若协商不成，可根据合同约定或双方意愿，请求第三方（如行业协会、专业调解机构或监理单位）进行调解。协商和调解达成的协议，应签订书面文件，双方均应遵守执行。（二）仲裁如果合同中约定了仲裁条款（或事后达成仲裁协议），且仲裁条款（协议）有效，则争议发生后，任何一方均可向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁实行一裁终局制度，裁决具有法律效力，当事人应当履行。（三）诉讼若合同中未约定仲裁条款，或仲裁条款无效，当事人可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼是解决合同争议的最终途径，其判决具有强制执行力。在争议解决过程中，应注意保存和提交相关证据，必要时可聘请专业律师提供法律支持。六、合同收尾与后评价（一）合同竣工验收与结算工程项目完工后，应按照合同约定的质量标准和验收程序组织竣工验收。验收合格后，及时办理竣工结算手续，结清工程尾款。这标志着合同主要权利义务的基本完成。（二）合同资料的整理与归档合同履行完毕或终止后，应将所有合同文件资料（包括合同文本、附件、变更、签证、结算、索赔、争议处理文件等）进行系统整理、编目、装订，按照档案管理规定进行归档保存。归档资料应齐全、规范，便于日后查阅和参考。（三）合同管理后评价项目完成后，应对合同管理工作进行全面的总结与评价。分析合同管理过程中存在的问题、成功经验和教训，评估合同条款的合理性、风险控制的有效性、合同管理流程的效率等。通过后评价，不断改进和优化合同管理体系和方法，提升未来项目的合同管理水平。（四）合同保修与回访根据合同约定，在工程保修期内，施工单位应对工程质量缺陷承担保修责任。建设单位应做好保修期间的质量问题记录和保修工作的协调。必要时，可在保修期结束后对工程使用情况和合同履行情况进行回访，收集反馈意见。七、合同管理的保障措施与建议1.加强制度建设：建立健全企业内部合同管理规章制度，明确管理流程、职责分工和奖惩机制，使合同管理有章可循。2.提升人员素质：定期组织合同管理人员进行法律法规、合同知识、专业技能培训，提高其业务水平和风险意识。鼓励考取相关职业资格证书。3.引入信息化管理手段：利用合同管理软件或工程项目管理信息系统（PMIS），实现合同信息的数字化、流程化管理，提高合同管理效率和透明度，便于动态跟踪和数据分析。4.重视法律专业支持：对于重大、复杂的合同，或在合同谈判、争议处理等关键环节，