机关单位会议组织与记录规范范本

机关单位会议组织与记录规范范本第一章总则一、目的与依据为进一步规范本单位会议组织与记录工作，提高会议质量和效率，确保会议决策的科学性、严肃性及后续工作的有效落实，依据相关规定，结合本单位实际，特制定本规范。二、适用范围本规范适用于本单位各类正式会议的组织筹备、过程实施及会议记录的形成与管理。非正式的碰头会、协调会等可参照执行，或根据实际情况简化流程。三、基本原则会议组织与记录工作应遵循以下原则：1.必要性原则：确有议题需研究、决策或部署时方可组织会议，避免不必要的会议。2.效率性原则：精心策划，合理安排，力求会议简短高效，避免冗长拖沓。3.规范性原则：会议组织流程和记录格式应符合本规范要求，确保有序、规范。4.准确性原则：会议记录应真实、准确、完整地反映会议情况和主要内容。5.保密性原则：对涉及保密内容的会议，应严格遵守保密规定，会议记录的管理需符合保密要求。第二章会议组织一、会前准备（一）会议的提议与审批根据工作需要，相关部门或人员可提出召开会议的建议，明确会议的初步议题、拟参会范围等。会议提议需按程序报请单位领导审批。审批内容包括是否召开会议、会议的类型、主持人、参会人员范围、大致时间等。（二）会议方案的拟定会议提议获批后，承办部门应负责拟定详细的会议方案。方案应包括：1.会议名称：应简明扼要，准确反映会议主题。2.会议时间：明确会议开始及预计结束时间，如需安排中场休息也应注明。3.会议地点：根据参会人数和会议需求选择合适的会议室，并提前预订。4.参会人员：明确主持人、出席人员、列席人员、特邀人员及记录人。必要时，需注明参会人员的职务或部门。5.会议议题：列出会议需讨论或决定的具体事项，议题应具体、明确，避免模糊不清。6.会议议程：即会议的程序安排，按议题顺序或重要性依次排列。7.会议材料准备：根据议题内容，准备必要的背景材料、汇报材料、讨论稿、表决稿等。材料应提前审核，确保内容准确、格式规范。8.会议通知：会议方案确定后，应及时下发会议通知。通知内容应包括会议名称、时间、地点、参会人员、主要议题、需携带材料及其他注意事项。通知方式可根据会议性质和紧急程度选择书面、邮件、内部通讯工具等。（三）会议通知的下发会议通知应提前下发，确保参会人员有充足时间安排工作。对于重要会议，可采用书面通知并要求回执，或通过电话、当面等方式进行确认，确保参会信息传达到位。（四）会议材料的准备与分发承办部门应提前将会议材料印制或准备好电子版。对于需要提前研读的材料，应尽可能在会前分发给参会人员，以提高会议讨论效率。材料份数应略多于参会人数，以备不时之需。（五）会场布置与设备调试1.会场布置：根据会议类型和规模，合理布置会场。包括摆放桌椅、座签（如需）、会议材料、文具、饮用水等。注意保持会场整洁、安静。2.设备调试：对会议所需的音响、麦克风、投影仪、幕布、视频会议系统等设备进行提前调试，确保其正常运行。安排专人负责会议期间的设备保障。（六）会前检查会议召开前，承办部门应对各项准备工作进行最后检查，包括人员通知情况、材料准备情况、会场布置及设备状况等，确保无遗漏。二、会议实施（一）签到与引导会议开始前，应安排人员负责参会人员的签到工作，准确掌握出勤情况。对参会人员进行必要的引导，协助其找到座位。（二）会议主持主持人应提前熟悉会议议程和议题，掌控会议节奏，引导参会人员围绕议题进行讨论，确保会议按计划进行。主持人应做到：1.宣布会议开始，说明会议的目的、议题和议程。2.引导发言人有序发言，控制发言时间，避免跑题。3.组织好讨论，鼓励不同意见的表达，并适时进行归纳和小结。4.按照议程推进会议，确保各项议题得到充分讨论。5.对需要表决的事项，组织好表决程序。6.宣布会议结束，并对会议进行简要总结。（三）会议发言与讨论参会人员应围绕会议议题积极发言，畅所欲言，充分发表意见。发言应简明扼要，观点明确。尊重他人发言，不随意打断。主持人应有效调控讨论过程，确保会议高效有序。（四）会议表决如需对议题进行表决，主持人应明确表决事项、表决方式（如口头、举手、无记名投票等）和表决规则。统计表决结果后，应由主持人当场宣布。（五）会议记录会议记录人员应全程参与会议，认真做好记录工作（详见第三章）。三、会后工作（一）会议纪要的整理与印发会议结束后，记录人员应在规定时间内（一般为1-2个工作日）整理形成会议纪要。会议纪要应经主持人审核签字后，按规定范围分发。纪要内容应简明扼要，准确反映会议的主要情况、讨论意见和形成的决议、决定。（二）会议决议、决定事项的传达与落实对于会议形成的决议、决定事项，承办部门应及时向相关部门和人员进行传达，并明确责任单位、责任人和完成时限。建立会议决定事项督办机制，跟踪了解落实情况，确保各项工作落到实处。（三）会议材料的归档会议结束后，应将会议通知、会议方案、会议议程、参会人员签到表、会议记录、会议纪要、会议材料及相关声像资料等整理齐全，按档案管理规定进行归档保存。（四）会场清场与交接会议结束后，承办部门应组织人员清理会场，回收剩余材料，检查是否有遗漏物品，将会议室恢复原状，并与相关管理部门办理交接手续。第三章会议记录一、会议记录的基本要求（一）真实准确会议记录必须客观、如实地反映会议的全部情况，特别是会议的讨论情况和形成的决议、决定，不得随意增删、篡改。对发言内容的记录应忠于原意，重要词句、观点应准确无误。（二）完整全面记录应包含会议的基本要素（时间、地点、参会人员、主持人、记录人）、会议议题、议程、各项议题的讨论情况、发言要点、形成的决议或决定、待办事项及责任人、完成时限等。（三）简明扼要在完整记录的基础上，力求文字简练、条理清晰，突出重点，避免记流水账或过多记录与议题无关的内容。对发言内容进行归纳提炼，抓住核心观点和主要意见。（四）规范有序记录格式应规范统一，使用规范的书面语言。会议过程的记录应按照议程顺序进行，层次分明。二、会议记录的主要内容1.会议基本信息：*会议名称*会议时间（年、月、日、上/下午、具体起止时间）*会议地点*主持人（姓名、职务）*记录人（姓名、职务）*参会人员（姓名、职务，可附签到表）*缺席人员（姓名、职务及缺席原因，如有必要）*列席人员（姓名、职务，如有）*特邀嘉宾（姓名、单位及职务，如有）2.会议议题：列出本次会议讨论的主要议题。3.会议议程执行情况：简要记录会议议程的推进过程。4.会议发言与讨论情况：*针对每个议题，记录发言人的主要观点、意见、建议。*对不同意见或争论焦点应予以记录。*可采用“某某同志（或某部门）认为：……”、“大家讨论认为：……”等方式记录。5.会议决议或决定：*详细记录会议对每个议题所作出的最终决议、决定或形成的共识。*决议应明确、具体，具有可操作性。*如进行表决，应记录表决方式、赞成票、反对票、弃权票数量（或情况）及表决结果。6.会议形成的待办事项：*列出会议决定需要办理的具体工作事项。*明确每项工作的责任单位/责任人、完成时限和工作要求。7.其他需要记录的重要事项：如领导的重要指示、会议的特殊情况等。8.会议结束：记录会议结束时间，主持人总结讲话要点（如有必要）。三、会议记录的格式规范会议记录应使用本单位统一的会议记录本或记录模板。一般格式如下：[单位名称]会议记录会议名称:-------------:------------------------------会议时间年月日上/下午时分至时分会议地点主持人（职务）记录人（职务）参会人员（可另附签到表）缺席人员及原因（如有）列席人员（如有）会议议题1.关于……的议题2.关于……的议题……会议内容及决议：（按议题顺序记录，每个议题下记录讨论情况、决议/决定、待办事项等）议题一：关于……的议题*（发言人及主要观点、讨论情况）*（形成的决议/决定）*（待办事项：责任单位/人，完成时限）议题二：关于……的议题*（同上）……散会时间：时分主持人签字：记录人签字：年月日四、会议记录的审核、分发与归档1.审核：会议记录完成后，记录人应认真校对，确保无误后，送会议主持人审核。主持人应对记录的真实性、准确性和完整性进行审查，签署意见。重要会议的记录，必要时可报请单位相关领导审核。2.分发：经审核无误的会议记录（或会议纪要），应按规定范围及时分发给相关领导、参会部门和人员。涉密会议记录的分发、传递应严格遵守保密规定。3.