2026年高合金属材料公司对外沟通与公关管理制度

2026年高合金属材料公司对外沟通与公关管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司对外沟通与公关工作流程，建立标准化、专业化的对外沟通体系，维护公司品牌形象和商业信誉，妥善处理各类对外关系，防范公关风险，依据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《突发公共事件应对法》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、销售、研发及供应链管理等业务实际，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有对外沟通与公关活动，涵盖与政府部门、行业协会、供应商、客户、媒体机构、社区居民等外部主体的沟通对接，以及公关活动策划、信息发布、危机公关处置等全流程，涉及公司行政部（公关归口部门）、销售部、采购部、生产部、研发部及所有参与对外沟通的员工。第三条管理原则合规诚信原则：严格遵守相关法律法规及行业规范，对外沟通秉持诚实信用原则，不隐瞒、不夸大、不误导，确保沟通内容真实合规，维护公司合法合规的企业形象。统一口径原则：建立公司对外信息统一发布机制，指定专人作为官方发言人，所有对外发布的信息需经审核确认，确保不同渠道、不同人员对外沟通口径一致。权责清晰原则：明确各部门在对外沟通中的职责边界，核心公关事项由行政部统筹，业务类沟通由对应部门负责，确保每一项对外沟通工作有明确责任人。风险防控原则：提前识别对外沟通中的潜在公关风险，建立风险预警机制，对敏感问题、负面舆情及时处置，避免风险扩大影响公司品牌声誉。价值导向原则：对外沟通与公关活动需围绕公司经营发展目标，兼顾企业利益与社会公共利益，提升公司行业影响力和社会认可度。第四条基本要求对外沟通与公关管理纳入公司行政标准化管理体系，建立对外沟通台账，完整记录沟通对象、沟通内容、沟通结果、跟进事项等信息；所有参与对外沟通的员工需接受专业培训，熟悉公司核心业务、对外沟通规范及风险防控要求；未经授权，任何员工不得擅自以公司名义对外发布信息或承诺相关事项。第二章组织与权责第五条行政部（公关归口部门）权责作为对外沟通与公关管理的归口部门，负责制定对外沟通细则，建立信息发布审核流程，统筹管理公司品牌形象建设及公关资源对接。指定公司官方发言人，负责重要信息的官方发布，对接主流媒体机构，处理媒体采访、舆情问询等事宜，审核媒体稿件及宣传材料。统筹策划公司公关活动，包括行业展会、客户交流会、社会责任活动等，制定活动方案并监督执行，评估活动效果并总结优化。负责危机公关处置，建立危机预警机制，接到负面舆情或公关危机信息后，第一时间启动处置流程，协调相关部门制定应对方案。组织开展员工对外沟通培训，编制《对外沟通指引手册》，指导各部门规范开展对外沟通工作，定期检查各部门对外沟通执行情况。第六条各业务部门权责销售部：负责与客户的业务类沟通，解答产品价格、交货周期、售后服务等业务问题，及时反馈客户诉求，配合行政部处理客户相关的公关事项。采购部：负责与供应商的对接沟通，洽谈合作条款、供货保障、质量标准等事宜，维护稳定的供应链关系，及时上报供应商相关的公关风险。生产部：负责与厂区周边社区、环保监管部门等的沟通，解答生产工艺、环保治理、安全生产等相关问题，配合处置生产相关的舆情事件。研发部：负责与行业协会、科研机构的技术类沟通，发布技术研发成果需经行政部审核，确保技术信息披露合规且不泄露核心技术机密。第七条对外沟通人员权责严格遵守公司对外沟通规范，按授权范围与外部主体沟通，涉及公司经营数据、核心技术、战略规划等敏感信息的，不得擅自透露。沟通过程中及时记录关键信息，形成沟通纪要并上报部门负责人，需跟进的事项按时推进，确保沟通事项闭环管理。发现潜在公关风险（如客户投诉升级、媒体负面问询、监管部门核查等），第一时间上报行政部，配合开展风险处置工作。参加公司组织的对外沟通培训，持续提升沟通技巧和风险识别能力，自觉维护公司品牌形象。第三章对外沟通管理第八条沟通对象分类及规范政府部门：与市场监管、环保、应急管理、税务等政府部门沟通时，需按要求提供合规资料，积极配合监管检查，及时响应政策要求，沟通内容聚焦业务合规、政策落实等方面。供应商与客户：与供应商沟通聚焦供货质量、价格、交期等合作事项，与客户沟通聚焦产品质量、技术服务、合同履约等内容，避免承诺无法兑现的条款，沟通记录需留存备查。媒体机构：接受媒体采访、投稿或信息问询时，需由行政部统筹对接，提供的材料需经审核，不泄露未公开的经营信息，不发表不当言论。社区及公众：与厂区周边社区、社会公众沟通时，重点解答环保、安全生产、社会责任等问题，主动公开相关信息，提升公司社会认可度。第九条对外沟通流程沟通准备：沟通前明确沟通目标、核心内容及风险点，准备相关资料，涉及敏感事项的需提前报行政部审核沟通口径。沟通执行：按预定口径开展沟通，如实解答相关问题，无法当场答复的需记录并告知回复时限，不擅自承诺超出权限的事项。沟通复盘：沟通结束后1个工作日内形成沟通纪要，明确达成共识、待跟进事项及责任人，上报部门负责人及行政部（重要沟通事项）。跟进落实：待跟进事项按约定时限推进，完成后及时反馈沟通对象，确保沟通事项落地见效。第十条敏感信息管理敏感信息包括但不限于：公司未公开的经营数据、核心技术参数、重大投资计划、产品成本构成、客户核心信息、供应商合作条款等。对外沟通中涉及敏感信息的，需按公司保密规定执行，确需披露的需经公司管理层审批，由指定人员按限定范围披露。员工发现敏感信息可能泄露的，需第一时间上报行政部，行政部及时采取补救措施，避免信息泄露造成公司损失。第四章公关活动管理第十一条公关活动类型业务类公关活动：包括行业展会、产品推介会、客户答谢会、供应商交流会等，聚焦业务拓展和合作关系维护。品牌类公关活动：包括企业形象宣传、社会责任活动（如环保公益、助学捐赠等）、行业论坛参与等，聚焦提升公司品牌知名度和美誉度。合规类公关活动：包括政策解读会、监管部门座谈会、行业合规培训等，聚焦公司合规经营和政策衔接。第十二条公关活动策划与执行活动策划：由行政部或对应业务部门提出活动方案，明确活动目的、参与对象、时间地点、预算范围、执行流程等，方案需经管理层审核批准。活动筹备：按批准的方案落实场地、物料、人员、宣传材料等筹备工作，宣传材料需经行政部审核，确保内容合规、口径统一。活动执行：安排专人负责活动现场统筹，把控沟通口径，及时处理现场突发情况，记录活动过程中的重要沟通内容和合作意向。活动复盘：活动结束后3个工作日内完成复盘总结，评估活动效果、费用使用情况，梳理合作意向及待跟进事项，形成复盘报告。第十三条公关活动合规要求公关活动需遵守反商业贿赂、反不正当竞争等法规，不向外部单位或个人提供不正当利益，不开展虚假宣传、夸大宣传等违规行为。涉及对外捐赠、赞助等公益类公关活动，需制定明确的管理流程，确保资金使用透明合规，留存相关凭证和公示材料。涉外公关活动（如有）需遵守国家外事管理规定，提前报备相关事项，确保活动符合国家法律法规和外交政策。第五章危机公关处理第十四条危机分级一般危机：局部性、影响范围小的负面舆情或沟通纠纷，如单个客户投诉、小型媒体负面问询等，未造成广泛传播和品牌损害。较大危机：涉及面较广、有一定传播范围的负面事件，如产品质量投诉升级、区域性媒体负面报道、监管部门问询等，可能影响公司局部业务。重大危机：影响范围广、后果严重的公关事件，如重大安全生产事故、全国性媒体负面曝光、行业性舆情危机等，可能严重损害公司品牌形象和经营发展。第十五条危机处置流程危机预警：行政部建立舆情监测机制，及时发现负面信息或潜在危机，第一时间上报管理层，启动对应级别的处置预案。危机核查：组织相关部门核实危机事件的真实性、原因及影响范围，形成核查报告，为处置决策提供依据。应对处置：一般危机由对应部门牵头处置，行政部配合；较大及重大危机由公司管理层统筹，行政部作为执行主体，制定应对方案并统一对外沟通口径。善后修复：危机处置完成后，评估事件造成的影响，采取措施修复公司品牌形象，完善相关制度避免同类危机再次发生。第十六条危机应对原则快速响应原则：接到危机信息后，1小时内启动核查，4小时内给出初步回应，避免拖延导致危机扩大。实事求是原则：对外披露危机相关信息时，如实说明情况，不隐瞒、不推诿，主动承担应尽的责任。公众导向原则：关注利益相关方（客户、供应商、公众等）的诉求，及时回应关切，兼顾企业责任与公众利益。第六章信息发布管理第十七条信息发布范围常规信息：公司产品信息（非核心技术）、行业动态解读、企业社会责任报告、公开招聘信息等非敏感类信息。重要信息：公司重大经营决策、新产品发布、战略合作、获奖荣誉、重大投资等可能影响公司形象或经营的信息。敏感信息：公司财务数据、核心技术成果、未公开的战略规划等需严格管控披露范围的信息。第十八条信息发布审核常规信息：由对应部门负责人审核，行政部复核后发布。重要信息：经对应部门负责人、行政部负责人审核，报公司管理层审批后，由官方发言人发布。敏感信息：原则上不对外发布，确需披露的需经公司最高管理层审批，严格限定披露范围和内容。第十九条信息发布规范信息发布需选择正规渠道，包括公司官网、官方公众号、合作媒体等，避免通过非正规渠道发布重要信息。发布的信息需标注发布时间、发布主体，确保可追溯，发布后及时监测传播效果和反馈意见，必要时进行补充说明。严禁发布虚假信息、误导性信息，严禁泄露国家秘密、商业秘密，违反者按公司制度追究责任。第七章监督与责任追究第二十条监督机制行政部每月对公司对外沟通与公关工作进行检查，核查沟通台账、信息发布记录、公关活动执行情况，及时发现并整改不规范行为。建立对外沟通反馈机制，定期收集外部主体（客户、供应商、媒体等）的反馈意见，评估对外沟通工作效果。每年开展对外沟通与公关管理体系评审，结合公司业务发展和外部环境变化，优化制度流程和管理要求。第二十一条责任追究员工未经授权擅自以公司名义对外发布信息、承诺相关事项，造成公司损失或品牌损害的，给予通报批评，情节严重的给予经济处罚或纪律处分。对外沟通中泄露公司敏感信息、提供虚假信息，导致公关风险或经济损失的，追究相关人员责任，涉嫌违法的移交司法机关处理。危机公关处置中拖延推诿、处置不当，导致危机扩大的，追究相关负责人及执行人员的管理责任，纳入绩效考核。第八章附则第二十二条制度解释与修订本办法由公司行政部牵头解释，销售部、采购部、生产部等相关部门配合执行；当国家