2026年高合金属材料公司发票开具与保管管理制度

2026年高合金属材料公司发票开具与保管管理制度第一章总则第一条为规范高合金属材料公司（以下简称“公司”）发票开具、保管、流转等全流程管理，防范发票管理风险，保障公司合法经营权益，依据《中华人民共和国发票管理办法》《中华人民共和国税收征收管理法》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、销售、采购等经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、各分支机构及所有涉及发票开具、接收、保管、传递、核销的岗位人员，包括但不限于财务部门、销售部门、采购部门、仓储部门等。第三条发票管理遵循“合法合规、真实完整、权责明确、全程可溯”的原则，所有发票相关操作必须符合国家税收政策及公司内部管理要求，严禁虚开发票、转借发票、违规保管发票等行为。第四条公司财务部门是发票管理的归口管理部门，负责制定发票管理细则、组织发票开具培训、监督发票保管情况、处理发票相关税务事宜；各业务部门配合财务部门完成发票的申请、传递、核对等工作，指定专人作为发票联络人，确保发票流转顺畅。第二章发票开具管理第五条发票开具范围1.公司对外销售金属材料（包括钢材、铝材、合金材料等）、提供加工服务、技术服务等经营活动，凡符合收入确认条件的，均须按规定开具发票；2.公司采购原材料、设备、办公用品等，需向供应商索取合规发票；3.严禁超经营范围开具发票，严禁为非经营活动开具发票，严禁为其他单位或个人代开发票。第六条发票开具申请1.销售类发票：销售部门在完成合同履约、确认收入后，填写《发票开具申请表》，注明客户名称、统一社会信用代码、地址电话、开户行及账号、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、发票类型（增值税专用发票/普通发票）等信息，附合同、出库单、验收单等佐证材料，经部门负责人审核后提交财务部门；2.费用类发票：各部门报销费用时，需确保取得的发票信息完整、真实，发票抬头为公司全称及统一社会信用代码，项目内容与实际支出一致，提交财务部门审核。第七条发票开具要求1.开具发票必须通过公司指定的税控系统进行，操作人员须为财务部门授权人员，严禁擅自使用税控设备或篡改开票信息；2.发票内容须与实际经营业务完全相符，商品和服务税收分类编码选择准确，金额、税额计算无误，大小写金额一致；3.发票抬头、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等客户信息须与客户提供的开票资料一致，不得有误；4.发票联次齐全，字迹清晰，不得压线、错格，全部联次一次打印，内容一致；5.开具增值税专用发票时，需严格核对客户一般纳税人资格，仅向具备一般纳税人资格的客户开具专用发票；6.发票开具后，须在发票联和抵扣联加盖公司发票专用章，盖章位置规范，清晰完整，不得覆盖发票关键信息。第八条发票作废与红冲1.当月开具的发票发现错误且未交付客户的，由开票人员在税控系统中作废发票，收回全部联次并加盖“作废”章，存档备查；2.跨月发票需作废或因销货退回、销售折让等原因需红冲的，由销售部门提交《发票红冲申请表》，附客户拒收证明、退货协议等材料，经财务部门审核后，按税务机关规定流程开具红字发票；3.红字发票开具后，需将红字发票与对应的原发票、相关佐证材料一并存档，确保红冲理由合规、资料完整。第九条发票交付1.开具完成的发票，由财务部门与销售部门核对后，通过专人送达、挂号信、快递等可追溯方式交付客户，做好《发票交付回执单》登记，注明交付时间、方式、接收人等信息，由客户签字或盖章确认；2.严禁将空白发票、已开具未交付的发票交由非授权人员保管或传递，避免发票丢失、损毁或被挪用。第三章发票保管管理第十条发票存放要求1.公司空白发票、税控设备、发票专用章由财务部门指定专人保管，存放于带锁的保险柜中，保险柜钥匙由保管人专人持有，密码严格保密，定期更换；2.空白发票实行限量领用，保管人需建立《空白发票领用登记簿》，记录发票代码、号码、领用日期、领用数量、领用人、归还日期等信息；3.已开具的发票存根联、作废发票、红冲发票及相关佐证材料，按发票开具时间顺序整理，存放于财务档案柜中，档案柜需具备防火、防潮、防虫、防盗等条件；4.电子发票的电子版文件需备份存储，存储介质（U盘、硬盘等）专人保管，定期检查，防止数据丢失。第十一条发票保管期限1.空白发票保管至使用完毕或按税务机关要求核销，已开具发票的存根联、记账联保管期限为5年，电子发票电子版永久备份；2.发票保管期满后，由财务部门提出销毁申请，附《发票销毁清单》，经公司管理层审核、税务机关备案后，按规定程序销毁，销毁过程全程记录，留存销毁凭证。第十二条发票盘点与核查1.财务部门每月对空白发票、已开具发票、作废发票进行盘点，核对《发票登记簿》与实际库存，确保账实相符，盘点结果形成《发票盘点报告》，由盘点人、监盘人签字确认；2.每季度对发票开具、保管、核销情况进行专项核查，重点检查是否存在虚开、错开、丢失、违规作废等问题，发现问题及时整改，并向公司管理层汇报；3.税务机关进行发票检查时，财务部门需配合提供发票管理相关资料，确保检查工作顺利开展。第四章发票接收与审核第十三条发票接收要求1.各部门接收外部发票时，需首先核对发票的真实性、合法性、完整性，包括发票监制章、发票专用章是否合规，发票代码、号码是否有效，信息是否完整，项目是否与实际业务相符；2.接收增值税专用发票的，需在开票之日起360日内完成认证抵扣，逾期未认证的，需说明原因并经公司管理层审批；3.发现假发票、无效发票、信息有误的发票，一律拒收，并要求对方重新开具，严禁将不合规发票用于报销、入账。第十四条发票审核流程1.财务部门收到各部门提交的外部发票后，通过税务机关发票查验平台核验发票真伪，核对发票信息与业务资料（合同、入库单、费用报销单等）是否一致；2.审核通过的发票，按公司财务核算要求入账；审核不通过的，退回相关部门，要求补充材料或重新索取发票。第五章责任追究第十五条各部门及相关人员需严格遵守本制度规定，对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重进行处理：1.轻微违规：未按规定填写发票申请、发票信息填写错误但未造成损失的，给予口头警告、限期整改；2.一般违规：丢失空白发票、未按规定保管发票、违规作废发票的，给予书面警告、扣减绩效奖金；3.严重违规：虚开发票、转借发票、伪造发票、因发票管理不当导致公司税务处罚或经济损失的，给予降职、解聘处理，情节严重触犯法律的，移交司法机关处理。第十六条因严格执行本制度，避免公司发票管理风险或挽回经济损失的人员，公司给予表彰或奖励。第六章附则第十七条本制度未尽事宜，参照国家现行发票管理相关法律法规及公司其他财务管理