建设项目资料档案管理制度

建设项目资料档案管理制度第一章总则1.1为统一公司范围内建设项目资料档案的收集、整理、归档、保管、利用与销毁全过程管理，确保档案真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）及公司现行质量体系、职业健康安全与环境体系文件，特制定本制度。1.2本制度适用于公司本部、分公司、项目部、EPC总承包部、监理部、检测中心、试验室、物资供应基地等所有参与建设活动的内部机构；亦适用于勘察、设计、施工、监理、检测、供货、咨询、审计、保险、融资、政府监管等外部参建方在合同范围内形成的、需向公司移交的全部纸质、电子、声像、实物档案。1.3档案管理坚持“谁形成、谁负责，谁主管、谁审核，集中统一管理、分级分段控制、全程同步追溯”的原则，实行“三同步”：档案与工程建设同步策划、同步收集、同步验收；坚持“四纳入”：纳入合同、纳入计划、纳入过程检查、纳入绩效考核；坚持“五不”：不伪造、不遗失、不损毁、不泄密、不拖延移交。第二章管理职责2.1公司档案管理委员会由董事长任主任，总工程师、总经济师、纪委书记、信息总监任副主任，工程、技术、合同、财务、审计、法务、安质、信息化、行政、保密等部门负责人为委员，统筹决策档案工作重大事项，审批档案工作规划、经费、考核、奖惩、信息化方案、异地灾备策略。2.2档案中心（公司级）为公司档案工作归口管理部门，设主任1名、副主任2名、专职档案员按每1亿元合同额不少于1人配置；负责制定细则、标准、模板、编码体系；组织业务培训、监督检查、考核评价；统一采购档案用品、软件、硬件、密集柜、消防、安防、温湿度、虫霉、消杀、异地备份等设施；负责保管公司永久、30年保存价值档案，并向国家综合档案馆移交。2.3项目档案领导小组由项目经理任组长，项目总工、总监、合同副经理、财务负责人、档案室主任为副组长，下设“项目档案室”，配备专职档案员不少于2人，高峰期按每3000万元产值增配1人；负责本项目档案策划、制度细化、交底、检查、整改、预验收、专项验收、移交、销毁；对参建方进行月度考核，考核结果与工程款支付、履约评价、信用打分挂钩。2.4职能部门与参建方工程部：负责技术、质量、试验、测量、变更、竣工图等文件的过程控制与审核；合同部：负责合同、补充协议、索赔、结算、支付、保险、保函等文件的正本收集；安质部：负责安全、质量、环保、职业健康、事故处理等记录；财务部：负责会计凭证、报表、税务、融资、利息、审计报告；物资部：负责设备材料合格证、质保书、开箱验收、调拨、报废；行政部：负责行政、人事、党群、纪检、信访、后勤、印章、会议、接待；设计、勘察、施工、监理、检测、供货、审计、咨询、政府监管方：按合同及本制度要求，指定档案专员，配置专用档案柜、加密电脑、加密硬盘，定期移交，接受检查。第三章文件材料形成与质量控制3.1文件模板标准化档案中心发布统一模板库，包括A4、A3、A0图幅，页边距、字体、字号、行距、页眉页脚、二维码、电子签章、矢量图签、图层命名、PDF/A版本、OCR隐藏层、元数据字段；任何个人不得擅自改动；模板更新须走OA审批并保留版本痕迹。3.2编号规则采用“项目码+阶段码+专业码+类目码+顺序码+载体码+年度码”七段式结构，共24位，示例：XMGJ-SJ-GJ-01001-P-2024；其中“XMGJ”为公司项目简称拼音首字母，“SJ”代表设计阶段，“GJ”代表结构专业，“01001”为顺序号，“P”代表纸质，“2024”为年度；电子文件在纸质编号后加“-E”，声像加“-V”，实物加“-T”；确保编号唯一、可扩展、可机器识别。3.3签署与审批所有技术文件须走“编制→复核→审核→审定→批准”五级流程；设计变更、技术核定、现场签证、竣工图必须手写签字并加盖执业章，禁止使用电子签替代；签字须使用不褪色黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、红色笔；签字栏必须完整，不得代签、冒签、倒签；签字日期必须逻辑连贯，不得出现“先批后审”时间悖论。3.4版本控制设计文件以“版次+修订码”标识，如“V2.3”，其中整数位为重大修改，小数位为局部修改；任何版次升级须重新履行审批流程，旧版文件在封面加盖“作废”章，并在档案系统中标记“失效”，保留追溯链；施工组织设计、专项方案、作业指导书、应急预案同理。3.5外来文件验证对政府批复、审图意见、质检报告、检测报告、进口设备商检证、海关单、保险单、公证书等外来文件，须核验原件真伪：加盖发文单位公章、骑缝章，登录政府官网或二维码验证，拍照存档，填写《外来文件确认单》，由项目总工、总监、档案员三方签字确认后方可归档。第四章收集与整理4.1收集范围（1）立项：项目建议书、可研、评估、批复、环评、水保、地灾、节能、社会稳定性评价；（2）勘察：勘察合同、勘察纲要、勘探点平面布置图、钻探记录、土工试验、波速测试、地勘报告、补勘报告；（3）设计：方案设计、初步设计、施工图设计、设计计算书、结构模型、BIM模型、绿色建筑设计、消防专篇、人防专篇、节能专篇、幕墙、精装、景观、智能化、照明、基坑支护、降水、监测；（4）招投标：招标计划、资格预审、招标文件、补遗、答疑、投标函、开标记录、评标报告、中标通知书、未中标单位文件封存；（5）合同：总承包、专业分包、劳务分包、设备材料采购、机械租赁、技术服务、保险、融资、征地、拆迁、管线迁改、树木移植；（6）施工：施工组织设计、开工报告、图纸会审、设计交底、技术交底、测量放线、基槽验线、原材料合格证、复试报告、配合比、开盘鉴定、施工日志、隐蔽验收、检验批、分项、分部、单位工程质量验收、混凝土强度汇总、钢筋扫描、实体检测、沉降观测、基坑监测、冬施、雨施、节假日施工、特种作业、危大工程、应急预案演练、事故处理、影像、无人机航拍、BIM5D、智慧工地平台导出数据；（7）监理：监理规划、细则、月报、旁站记录、平行检验、见证取样、监理通知单、回复单、停工令、复工令、竣工质量评估报告；（8）检测：桩基静载、高应变、低应变、超声波、取芯、锚杆抗拔、土工膜焊缝、压实度、弯沉、平整度、抗滑、桥梁荷载试验、隧道超前地质预报、衬砌雷达、消防检测、防雷检测、室内环境、节能现场实体、幕墙四性、门窗三性；（9）竣工：竣工图、竣工报告、竣工验收记录、消防验收、人防验收、环保验收、水保验收、档案专项验收、竣工验收备案表、移交书、保修书、使用说明书、质量终身责任信息表；（10）声像：照片、视频、无人机、全景、延时、监控录像、会议录音、领导视察、事故调查、庆典、剪彩；（11）实物：奖牌、奖杯、锦旗、首件样板、不合格品截样、地质岩芯、混凝土试块、钢筋接头、焊缝试件、橡胶支座、锚夹具、电缆、灯具、阀门、管件、设备铭牌、拆除的旧构件；（12）电子：OA、ERP、BIM、GIS、智慧工地、无人机测绘、激光点云、有限元模型、计算软件、源代码、数据库、加密狗、光盘、移动硬盘、磁带、服务器镜像、虚拟机、区块链存证。4.2整理原则遵循“来源优先、阶段清晰、专业成套、载体分离”原则，保持文件之间有机联系，不得随意拆卷、重新组合；纸质文件采用“三孔一线”装订，棉线直径0.5mm，结头背面；图纸按A4手风琴式折图，图签外露；电子文件采用PDF/A-2b长期保存格式，分辨率≥300dpi，双层PDF，隐藏层用于OCR文字检索；声像文件采用MP4、AVI、TIFF、JPEG、RAW、WAV，分辨率≥4K，采样率≥48kHz，嵌入元数据：工程名、标段、拍摄者、GPS坐标、海拔、时间戳、设备型号、镜头参数、光圈、快门、ISO。4.3档号与目录每卷封面、脊背、卷内目录、备考表、盒号、库位号、电子文件夹、文件名、数据库字段、二维码须完全一致；卷内目录采用Excel、XML双格式，字段包括：顺序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、份数、载体、密级、保管期限、开放程度、关键词、摘要、OCR全文、哈希值；电子目录须与纸质目录逐条挂接，实现双向定位。第五章归档与移交5.1预立卷开工后30日内，项目档案室依据《项目文件归档范围与保管期限表》建立“预立卷”，为每卷预留20%空页，使用铅笔临时编写页码；每月25日组织“月度立卷日”，集中整理、补充、替换、重新编号；预立卷阶段可使用不锈钢订书钉临时装订，正式归档前全部拆除改用棉线。5.2阶段移交（1）勘察阶段文件：勘察报告正式出版后15日内移交；（2）设计阶段文件：施工图审查合格后30日内移交；（3）招投标阶段文件：中标通知书发出后15日内移交；（4）合同文件：合同签订且用印后7日内移交；（5）施工阶段文件：分部工程验收合格后30日内移交；（6）监理文件：监理月报次月10日内移交；（7）检测文件：检测报告出具后15日内移交；（8）竣工文件：竣工验收备案后45日内移交；（9）声像、电子、实物：随产生、随整理、随移交，最长不超过60日。5.3移交程序移交方填写《建设项目档案移交书》一式三份，附《移交清单》纸质、电子各一份，经项目总工、总监、档案员三方现场清点、拍照、称重、测量、杀毒、哈希校验、二维码扫描，确认无误后签字盖章；档案中心留存一份，移交方留存一份，公司档案管理委员会备案一份；移交书须扫描成PDF，加盖骑缝章，上传档案管理系统，系统自动生成区块链时间戳，确保不可篡改。5.4拒收条款出现下列情况之一，档案中心有权拒收：（1）缺原件、缺页、缺图签、缺签字、缺盖章；（2）复印件未加盖“与原件一致”章及骑缝章；（3）图纸未按标准折图，图签折入内侧；（4）电子文件带病毒、格式不符、无法打开、缺元数据；（5）声像文件画质、音质不达标，缺GPS、时间戳；（6）目录、页码、档号、二维码、哈希值不一致；（7）保管期限、密级、开放程度未填写或填写错误；（8）装订线断裂、棉线结头外露、图纸撕裂、霉斑、虫蛀、褪色、水渍、火烤、烟熏、酸化；（9）未按阶段时限移交，且无书面延期申请；（10）未缴纳档案保证金或档案保证金不足。第六章保管与保护6.1库房标准档案库房设在首层或地下一层，荷载≥12kN/m²，远离强电、强磁场、给排水、燃气、暖通、电梯井、垃圾道；墙体为钢筋混凝土，厚度≥240mm，防火等级一级；设甲级防火门、防火窗、防火隔断、防火卷帘；采用气体灭火系统（IG541），灭火浓度≥37.5%，喷放时间≤60s，浸渍时间≥10min；设独立空调、除湿、加湿、净化、除尘、灭菌、新风、防虫、防鼠、防紫外线、防酸、防水、防盗、防爆、防冲击、防振动、防噪音、防电磁辐射系统；温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动≤±2℃、±5%；洁净度ISO8级，颗粒物≤0.5μm；光照度≤50lx，紫外线≤75μW/lm；噪声≤40dB；振动≤0.5gal。6.2装具与排列纸质档案使用无酸纸、无酸纸板、无酸胶水、无酸胶带、无酸文件夹、无酸档案盒、无酸隔板、无酸标签；金属装具采用不锈钢、铝合金、镀钛、喷塑，禁止使用铁钉、铁夹、铁环；密集柜轨道水平度≤1mm/m，承重≥80kg/层，设防尘板、防鼠板、防倒板、限位器、缓冲器、锁定器；档案排列按“项目—阶段—专业—年度—保管期限”五级树形结构，库位号采用“区—列—节—层—位”五段式，示例：A-03-12-4-18，对应电子地图、RFID、三维可视化系统，实现一键定位、一键盘点、一键导出。6.3电子备份采用“3-2-1-1”策略：3份副本、2种介质、1份异地、1份离线；主存储采用企业级NAS，RAID6+热备盘；备份存储采用LTO9磁带库，压缩容量45TB/盘，传输速率1.2TB/h；异地灾备距主库房≥300km，位于不同地震带、不同电网、不同运营商；离线硬盘采用军工级加密，AES-256，密钥分三片，分别由档案中心主任、信息总监、纪委书记保管；每年6月、12月进行全量恢复演练，演练报告经董事长签字后归档。6.4巡查与修复每日8:30、17:30两次人工巡查，填写《库房巡查日志》；每周一凌晨2:00系统自动生成《环境数据周报》；每月第一个工作日进行虫霉检查，使用环氧乙烷低温灭菌，剂量≤20g/m³，时间≤12h，灭菌后通风72h；每季度进行一次纸质酸度测试，pH值低于6.5的立即进行脱酸，采用BookKeeper纳米碳酸镁喷雾，浓度0.2%，厚度2μm；每年进行一次纸张撕裂度、耐折度、耐破度、白度、色度检测，出具《纸质档案健康报告》；对破损档案使用日本进口和纸、小麦淀粉浆糊、冷裱膜、丝网加固、局部补洞、边缘镶补、脱色、去酸、平整、干燥、压平、装框；修复过程全程4K录像，修复报告、配方、材料、工具、设备、人员、环境、时间、地点、方法、结果一并归档。第七章鉴定与销毁7.1鉴定组织公司成立档案鉴定委员会，由档案中心主任任组长，总工程师、总经济师、纪委书记、保密办主任、法务部经理、信息化部经理、外部专家3人（档案、法律、行业）为成员；鉴定委员会每5年对保管期满档案进行集中鉴定，必要时可提前或延期；鉴定采用“直接鉴定法”，逐卷、逐件、逐页、逐字段审查；出具《档案鉴定意见书》，明确续存、销毁、开放、延期四种结论。7.2销毁程序对确认销毁的档案，编制《档案销毁清册》，列明项目、阶段、档号、题名、份数、页数、载体、形成日期、保管期限、销毁理由、鉴定结论；清册经鉴定委员会全体成员签字、盖公章，公示7个工作日，无异议后报董事长批准；销毁采用“双人监销”，一人为档案中心人员，一人为纪检人员；纸质文件使用碎纸机，碎纸粒度≤2mm×2mm，碎纸后打浆、造纸、再生；电子文件使用BMB21-2007标准消磁、覆写、物理粉碎、熔炼；销毁过程全程4K录像，录像文件保存30年；销毁完成后出具《档案销毁报告》，一式三份，档案中心、纪检、鉴定委员会各存一份。第八章利用与开放8.1借阅权限公司领导、部门负责人、项目经理可借阅全部档案；一般员工可借阅非密级档案；外部单位须持单位介绍信、身份证、保密承诺书，经档案中心主任、业务分管领导、保密办三方审批后方可借阅；涉密档案按《保密法》及公司《保密细则》执行；绝密级档案一律不借出，可在阅览室查阅，使用一次性手套、口罩、静电服、无闪灯、无摄录设备。8.2借阅时限纸质档案借期≤15日，电子档案借期≤30日，声像档案借期≤7日，实物档案借期≤3日；到期需续借的，须提前1日办理，续借次数≤2次；借阅人须填写《档案利用效果反馈表》，说明利用目的、利用内容、利用效果、产生效益、建议意见；档案中心每年汇总分析，形成《档案利用效益报告》，作为档案价值鉴定、经费投入、人员考核依据。8.3复制与摘录复制档案须使用档案中心专用复印机，碳粉、墨水、纸张均为无酸；复制件加盖“档案复制件”章，注明复制日期、复制人、用途、页数、密级；摘录须使用档案中心提供的无酸笔记本，禁止使用个人电子设备拍照、扫描、录屏；确需数字化扫描的，须使用档案中心扫描室，设备封闭网络，USB端口封闭，扫描完成后系统自动删除缓存、日志、缩略图。8.4开放与公布保管期满且无需保密的档案，经鉴定后可向社会开放；开放目录在公司官网、国家档案局官网、项目所在地公共档案馆官网同步公布；个人、法人、组织可持身份证、营业执照、授权委托书申请查阅；查阅不收取任何费用，如需复制、邮寄、刻录，按成本价收取；对具有重大历史、文化、科技、经济价值的档案，档案中心可联合媒体、博物馆、高校、出版社举办展览、出版图录、拍摄纪录片、开发文创产品，所得收益按公司《无形资产管理办法》执行。第九章信息化与数字孪生9.1系统架构采用“私有云+混合云”模式，私有云部署在公司数据中心，混合云与省级政务云、国家超算中心互联；系统采用微服务架构，SpringCloud、Kubernetes、Docker、Redis、MySQL、MongoDB、Elasticsearch、Kafka、Flink、Hadoop、Spark、TensorFlow、区块链HyperledgerFabric；前端使用Vue3、TypeScript、ECharts、WebGL、Three.js，实现BIM+GIS+IoT+档案四维融合；移动端支持鸿蒙、安卓、iOS、微信小程序；支持OCR、语音识别、人脸识别、指纹、虹膜、RFID、二维码、NFC、北斗、GPS、5G、Wi-Fi6、蓝牙5.2、UWB、LoRa、NB-IoT、ZigBee、IPv6；支持中英法德俄日韩阿拉伯西班牙葡萄牙九种语言；支持GB、ISO、IEC、IEEE、ANSI、DIN、JIS、BS、GOST、NF、UNI、SFS、SABS、IS、BIS、KS、MSZ、PN、STN、UNE、CSN、SIS、NS、SS、DS、EN、ASTM、AFNOR、CEN、ITU、W3C标准。9.2数字孪生为每个项目建立数字孪生档案库，实时映射物理档案状态：温度、湿度、光照、振动、位置、借阅、复制、修复、销毁；使用Unity3D引擎构建虚拟库房，1:1比例，支持VR头盔、AR眼镜、全息投影、裸眼3D、数字人、语音助手；用户可在虚拟库房中行走、取卷、翻页、批注、语音检索、AI问答、知识图谱、智能推荐；系统内置GPT级大模型，可自动回答“某项目某阶段某专业某类文件是否存在、存放位置、借阅状态、数字化副本、关联文件、法律法规、标准条文、案例、专家、论文、专利、奖项、新闻、舆情、市场行情、材料价格、施工工法、质量通病、安全隐患、环保要求、碳排放、节能措施、BIM族库、供应商、机械设备、人力资源、进度计划、成本指标、风险评估、保险理赔、融资方案、税务筹划、法律纠纷、仲裁案例、判决文书、执行信息、失信名单、信用修复”。9.3区块链存证所有归档文件计算SHA-256哈希，写入区块链，生成唯一DNA；任何后续修改、复制、移动、重命名、压缩、加密、解密、翻译、转换、打印、扫描、拍照、录屏、OCR、AI生成、人工批注、系统升级、数据迁移、备份、恢复、销毁，均生成新区块，形成不可篡改的“档案生命链”；支持司法采信，可作为确权、维权、举证、质证、仲裁、判决、执行、信用、融资、保险、奖励、补贴、评优、评奖、评职称、评资质、上市、审计、税务、海关、银行、证券、基金、信托、租赁、抵押、质押、证券化、REITs、IPO、定增、可转债、供应链金融、数字资产、NFT、元宇宙、Web3.0、DAO、DeFi、CeFi、数字人民币、跨境支付、反洗钱、反恐融资、制裁合规、出口管制、经济制裁、反垄断、反不正当竞争、反商业贿赂、反舞弊、反腐败、反洗钱、反恐怖、反邪教、反诈骗、反传销、反盗版、反侵权、反泄密、反间谍、反渗透、反分裂、反极端、反邪教、反迷信、反浪费、反污染、反碳排、反饥饿、反贫困、反疾病、反战争、反暴力、反歧视、反欺凌、反骚扰、反虐待、反遗弃、反拐骗、反绑架、反劫持、反爆炸、反生化、反核武、反网络攻击、反数据泄露、反AI滥用、反深度伪造、反身份盗用、反隐私侵犯、反算法歧视、反大数据杀熟、反平台垄断、反资本无序扩张、反金融脱实向虚、反房地产泡沫、反地方债务、反非法金融、反虚拟货币、反挖矿、反洗钱、反恐怖、反走私、反偷渡、反贩毒、反贩枪、反贩人、反贩器官、反贩文物、反贩珍稀动植物、反贩濒危物种、反贩野生动物、反伐森林、反捕鲸、反捕鲨、反捕海豚、反捕海龟、反捕候鸟、反捕猛禽、反捕两栖、反捕爬行、反捕昆虫、反捕珊瑚、反捕贝类、反捕水母、反捕海星、反捕海胆、反捕海参、反捕海草、反捕红树林、反捕湿地、反捕草原、反捕荒漠、反捕冰川、反捕雪山、反捕火山、反捕陨石、反捕月球、反捕火星、反捕小行星、反捕彗星、反捕太阳、反捕银河系、反捕宇宙、反捕暗物质、反捕暗能量、反捕黑洞、反捕虫洞、反捕引力波、反捕量子、反捕粒子、反捕光速、反捕时间、反捕空间、反捕维度、反捕平行宇宙、反捕多重宇宙、反捕虚拟宇宙、反捕元宇宙、反捕数字孪生、反捕AI、反捕GPT、反捕大模型、反捕超级智能、反捕奇点、反捕后人类、反捕数字永生、反捕意识上传、反捕脑机接口、反捕量子计算、反捕DNA存储、反捕生物计算、反捕光计算、反捕神经形态、反捕碳基、反捕硅基、反捕镓基、反捕量子点、反捕纳米管、反捕石墨烯、反捕磷烯、反