企业合同与文件归档标准化流程

企业合同与文件归档标准化流程一、适用范围与对象本流程适用于企业内部各类合同、重要协议及具有长期保存价值的文件（以下简称“归档文件”）的标准化管理，覆盖以下场景：合同类文件：采购合同、销售合同、服务协议、劳动合同、保密协议、租赁合同等；协议类文件：战略合作协议、联营协议、代理协议等；其他重要文件：项目立项批复、重大会议纪要、审计报告、资质证书（复印件）、法律纠纷相关文书等。涉及部门及人员包括：业务经办部门、法务部门、行政管理部门、档案管理员及公司管理层，保证各环节责任清晰、协同高效。二、标准化操作流程（一）文件收集与初审责任主体：业务经办人/部门负责人为文件收集第一责任人，档案管理员负责统筹监督。收集时限：合同类文件：自签订之日起3个工作日内完成收集；其他重要文件：自形成之日起5个工作日内完成收集。初审内容：完整性：检查文件是否包含签署页、附件（如有）、正副本是否齐全，关键信息（如合同金额、履行期限、双方签字盖章）是否完整；规范性：检查文件是否存在涂改、破损、字迹模糊等情况，不符合要求的需退回原经办部门重新整理；合规性：法务部门对合同条款进行合规性审核，保证无法律风险（审核意见需书面反馈并归档）。（二）文件分类与编号分类标准：按“文件类型-年份-部门”三级分类法执行，具体分类一级分类（文件类型）：A-合同类、B-协议类、C-其他重要文件；二级分类（年份）：取文件签署/形成年份后两位，如“2024年”标注为“24”；三级分类（部门）：用部门名称首字母缩写，如“采购部”标注为“CG”，“行政部”标注为“XZ”。编号规则：采用“分类代码-年份-部门代码-流水号”格式，共10位，例如：A24CG0015：表示2024年采购部第15份合同；B24XZ0003：表示2024年行政部第3份协议。注：流水号按年度从0001开始顺序编制，跨年重新计数；部门代码需提前由行政部统一公布并动态更新。（三）信息录入与系统登记登记系统：企业档案管理系统（如OA系统、档案管理软件），保证电子档案与纸质档案同步管理。必填字段：文件全称、合同/协议编号、分类编号；形成部门、经办人、签署日期、履行期限；存放位置（如档案柜-第X排-第X层）、密级（公开/内部/秘密）；关键摘要（如合同标的、金额、合作方名称）。操作要求：档案管理员需在文件收集完成后1个工作日内完成信息录入，保证数据准确无误，经办人可通过系统查询档案状态。（四）整理与装订排序原则：按文件形成时间先后或合同履行逻辑顺序排列，同一分类下的文件按流水号从小到大排序。装订要求：纸质文件采用左侧装订，使用不锈钢订书钉或装订夹，避免使用易腐蚀的胶水；多页文件需加装封面（标注文件名称、编号、归档日期）和封底，并在每页右上角标注页码；涉及附件的（如技术参数、验收标准），需在附件页标注“附件X”并与主文件一并装订，不得分开存放。（五）移交与归档存储移交流程：业务经办人整理好装订完成的文件后，填写《文件归档移交清单》（详见模板一），与档案管理员共同清点核对；核对无误后，双方在清单上签字确认，清单一式两份，业务部门留存一份，档案管理员留存一份作为归档凭证。存储要求：纸质档案：存放于专用档案柜，库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案：存储于企业服务器或加密云盘，定期进行异地备份（每季度1次），备份介质需标注备份日期及责任人。（六）借阅与使用管理借阅权限：公开级档案：员工可自行在系统中申请查阅，部门负责人审批；内部级/秘密级档案：需经部门负责人及分管副总审批，档案管理员备案。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明借阅事由、期限（原则上不超过5个工作日）；档案管理员审核通过后，登记借阅信息，借阅人签字领取；归还时，档案管理员检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录。禁止行为：严禁涂改、抽取、拆散、复制、外传档案（经审批的除外），违者将按公司规定追究责任。（七）定期检查与更新检查频率：档案管理员每半年组织一次档案全面检查，重点检查文件是否缺失、损坏、霉变，电子档案是否可正常读取。更新要求：对于已履行完毕的合同，档案管理员需在合同到期后1个月内标注“已结案”状态；部门合并、撤销或更名时，原部门档案需由承接部门统一整理后移交档案管理员，并更新部门代码信息。三、常用表格模板模板一：文件归档移交清单序号文件名称合同/协议编号分类编号形成日期页数密级经办人移交人接收人备注1采购合同（XX项目）CG2024001A24CG00012024-03-158内部*小明*小明*小红2服务协议（XX供应商）FW2024005B24CG00032024-03-185公开*张华*张华*小红附件2份……………模板二：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期*李雷市场部（内部短号）2024-06-10文件名称合同/协议编号分类编号借阅事由销售合同（XX客户）XS2024012A24XS0008项目报价参考审批意见部门负责人：*王芳同意借阅分管副总：*赵强同意档案管理员：*小红已登记，文件已出借模板三：年度归档清单汇总年度文件类别归档数量涉及部门归档人审核人归档完成日期备注2024合同类56采购部、销售部*小红*刘总2024-12-302024协议类12市场部、行政部*小红*刘总2024-12-30含3份秘密级协议2024其他重要文件8法务部、财务部*小红*刘总2024-12-30四、关键管理要求责任到人：业务经办人对其提交文件的完整性、真实性负责；档案管理员对归档流程的规范性、档案的安全性负责；部门负责人对本部门文件归档工作负监督责任。时效性管理：严禁拖延归档，因特殊情况无法按时归档的，需提前2个工作日向档案管理员说明并申请延期，延期最长不超过3个工作日。保密管理：秘密级档案需单独存放，借阅时需由档案管理员全程陪同；电子档案需设置访问权限，定期修改密码，防止信息泄露。培训与考核：行政部每年组织1-2次档案管理培训，提升员工归档意识；档案管理工作纳入部门年度绩效考核，对归档及时、规范的部门给予表扬，对违规行为予以