档案资料管理工作标准

档案资料管理工作标准本标准依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及行业相关规范制定，适用于公司全体部门及员工，明确档案资料从形成、收集、整理、归档、保管、利用到鉴定、销毁的全流程管理要求，规范工作流程、明确责任分工，保障档案资料的真实、完整、安全、可追溯，为公司规范化运营、合规管控及决策支撑提供保障。本标准遵循“统一管理、分级负责、全程管控、安全保密”的核心原则，兼顾通用性与行业适配性，可根据公司规模及业务特点灵活调整。一、总则（一）制定目的规范档案资料管理全流程操作，明确各环节工作标准与责任主体，防范档案丢失、损毁、泄露、篡改风险，提升档案资料利用效率，充分发挥档案的凭证价值、参考价值与历史留存价值，助力公司经营管理提质增效，满足合规审计及行业监管要求。（二）适用范围本标准覆盖公司所有档案资料，包括但不限于：行政公文、经营管理文件、财务档案、人事档案、业务合同、项目资料、研发成果、资质证照、声像资料、电子档案及其他具有保存价值的文件材料，涵盖各部门在业务开展、管理运营中形成的各类载体档案（纸质、电子、照片、录音录像等）。（三）核心原则统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，明确档案管理牵头部门，各业务部门协同配合，杜绝档案分散存放、无人管控的情况。全程管控原则：对档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全环节进行规范化管控，确保每一步可追溯。真实完整原则：档案资料需真实反映公司经营管理及业务开展情况，确保内容完整、手续齐全，签字及盖章手续完备，不得篡改、伪造，归档文件优先采用原件，以复制件归档的需注明原因及原件存放处。安全保密原则：严格落实保密管理制度，区分档案密级，防范档案泄露、损毁、丢失，规范涉密档案管理流程，符合《国家秘密载体销毁管理规定》要求。便捷利用原则：在合规、保密的前提下，优化档案检索与利用流程，提升档案调取、查阅效率，为公司业务开展、决策制定提供支撑。（四）责任分工档案管理牵头部门（行政部/办公室）：作为公司档案管理核心部门，负责制定完善档案管理制度及操作细则，统筹档案集中保管、检索利用、鉴定销毁等工作，指导各部门开展档案收集、整理、归档工作，组织档案管理培训，对接行业监管部门及外部审计机构的档案核查工作，参加产品鉴定、项目验收等活动，对文件材料的形成、收集、整理与归档进行指导。各业务部门：指定专人担任部门档案联络员，负责本部门档案资料的初步收集、分类、整理，按标准提交归档，配合牵头部门完成档案核查、鉴定等工作，确保本部门档案资料不遗漏、不损毁，企业下达项目计划任务时同步提出项目文件材料的归档要求，检查项目进度时同步检查文件材料积累情况。全体员工：严格按照本标准要求，规范处理工作中形成的档案资料，及时提交归档，不得私自留存、隐匿、销毁应归档文件材料，严格遵守档案保密规定，严禁泄露档案信息。档案鉴定委员会（小组）：由公司法定代表人或其授权人（分管档案工作的负责人）、档案部门负责人和相关部门负责人组成，负责对到期档案进行鉴定，审批档案销毁方案。二、档案资料收集与整理标准（一）收集范围行政类档案：包括公文（请示、报告、通知、批复等）、会议纪要、规章制度、资质证照、对外往来函件、办公纪要、固定资产资料、对外接待资料等。经营管理类档案：包括经营计划、工作总结、市场调研资料、销售数据、合作协议、招投标文件、品牌宣传资料、客户档案等。财务类档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、审计报告、资金往来凭证、成本核算资料等，严格遵循会计档案管理相关规范。人事类档案：包括员工简历、劳动合同、入职离职资料、薪酬福利记录、绩效考核资料、培训记录、社保公积金缴纳凭证、奖惩文件等，严格遵守人事档案管理保密规定。业务与项目类档案：包括业务合同、项目方案、立项资料、实施记录、验收报告、成果资料、整改文件、多个企业联合开展业务形成的文件材料（按约定归档）等，项目验收时同步验收文件材料归档情况。声像与电子类档案：包括工作照片、视频、录音、电子公文、电子合同、系统备份数据、数码照片等，需同步留存载体及备份。其他类档案：包括研发成果、专利资料、诉讼仲裁文件、荣誉证书、应急处置记录等具有保存价值的文件材料。（二）收集要求及时性：各部门及员工在工作完成后3个工作日内，完成本岗位形成档案资料的初步收集；临时项目、专项工作结束后10个工作日内，完成全部相关档案资料的收集；部门撤销的，未归档文件材料需明确归档部门和责任人，在部门撤销后1个月内完成归档，尚未完成的项目文件材料及时移交承接部门归档；员工岗位变动时，需将待归档文件材料交由接任者按要求归档。完整性：确保收集的档案资料内容完整、手续齐全，无缺页、漏项、破损，附件与主件齐全，签字盖章手续完备，避免碎片化归档。真实性：档案资料需真实反映工作实际，不得伪造、篡改、拼接，杜绝虚假档案材料归档，电子档案需确保与纸质档案一致，无篡改痕迹。载体合规性：纸质档案采用A4纸张，字迹清晰、油墨耐久，避免使用易褪色笔书写；电子档案采用通用格式（文档类为PDF/Word，视频类为MP4，照片类为JPG/PNG），确保可长期读取，采用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和方式存储。（三）整理规范分类标准：按“档案大类—部门—年度—细分类型”分级分类，大类分为行政类、经营管理类、财务类、人事类、业务项目类、声像电子类等，细分类型结合部门业务特点设定，制定统一的档案分类方案，不同门类、形式的档案分类方法协调呼应，分类方案确定后保持一致，不得随意变动。编号规则：采用“年度+部门代码+档案类别代码+顺序号”编制档案编号，编号唯一，不得重复，逐卷或逐件编制档号，档号需体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性，参照《档号编制规则》（DA/T13）执行。纸质档案整理：按顺序整理装订，填写档案封面（注明档案名称、编号、年度、部门、保管期限等）、卷内目录，装订整齐，避免松动、破损；破损、字迹模糊的档案需进行修复、复制备份，参照《文书档案案卷格式》（GB/T9705）、《归档文件整理规则》（DA/T22）等标准执行。电子档案整理：建立电子档案台账，与纸质档案编号对应，标注档案名称、来源、形成时间、责任人、存储位置等信息，做好分类归档，同步备份，防止数据丢失；涉密电子档案单独存储，设置访问权限，参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）、《录音录像档案管理规范》（DA/T78）等执行。声像档案整理：照片、视频、录音按主题分类，标注形成时间、地点、人物、事件，存储在专用载体（U盘、移动硬盘、光盘等），同步备份电子档，参照《照片档案管理规范》（GB/T11821）执行。三、档案资料归档标准（一）归档时限常规档案：月度形成的档案，次月15日前完成部门初步整理并提交档案管理牵头部门归档；年度形成的档案（如年度总结、财务年报等），次年3月底前完成归档。专项档案：临时项目、专项工作档案，工作结束后10个工作日内完成部门整理，提交归档；诉讼仲裁、审计、资质办理等专项档案，相关工作办结后5个工作日内提交归档。电子档案：与纸质档案同步归档，电子档案迁移后，根据公司实际对迁移前的电子档案进行销毁或留存。（二）归档流程部门提交：部门档案联络员按整理规范完成档案整理，填写《档案归档申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、形成部门、责任人等信息，经部门负责人签字确认后，提交档案管理牵头部门。审核验收：档案管理牵头部门对提交的档案资料进行审核，核查档案完整性、规范性、真实性，不符合标准的，退回部门整改后重新提交；符合标准的，办理接收手续。登记入账：档案管理牵头部门对接收的档案进行登记，录入档案管理台账，标注存储位置、归档日期、接收人、责任人等信息，建立并定期完善全宗卷，参照《全宗卷规范》（DA/T12）执行。分类存放：按档案类型、保管期限、密级分类存放，纸质档案存入专用档案柜，电子档案存入专用存储设备并备份，声像档案单独存放，做好防潮、防火、防盗、防损坏措施。交接规范：文件材料归档后，及时向档案部门移交，移交前形成部门编制交接清单，注明待移交档案题名、年度、卷（件）号、页数、保管期限、密级等，交接双方按清单逐项查验，核对无误后经办人、负责人签字（盖章），交接清单一式两份、永久保存。（三）归档特殊要求涉密档案：单独归档，标注密级（绝密、机密、秘密），设置专人管理，明确访问权限，归档时单独提交，单独存放，严格遵守保密规定。原件归档：核心档案（如资质证照、劳动合同、重要合同、审计报告等）需提交原件归档；确无原件的，提交复印件并注明原件存放地点、原因，由部门负责人签字确认。联合形成档案：多个企业联合召开会议、联合研制产品、联合建设项目、联合行文形成的文件材料，原件由主办企业归档，本公司将相应复制件或副本归档，有其他约定的从其约定。需验收项目档案：建设、科研、产品（业务）等需验收的项目，需按规定进行档案验收（审查或绩效评价），验收合格后方可完成归档。四、档案资料保管与保护标准（一）保管环境档案库房：设置专用档案库房，远离火源、水源、电源，避免潮湿、暴晒、高温，库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，具备条件的配置恒温恒湿、通风换气、空气净化等设备。存储设备：纸质档案使用防火、防盗、防潮、防蛀、防鼠的专用档案柜，摆放整齐，预留通道；电子档案存储在专用服务器、移动硬盘等设备，做好防病毒、防损坏、防泄露措施，定期检查存储设备状态；声像档案存储在防潮、防磁载体，避免磁化、损坏。安全防护：库房安装防盗门窗、监控设备，配备灭火器、防潮剂、防虫剂等防护用品，严禁在库房内吸烟、存放易燃易爆物品，定期开展安全检查，排查安全隐患。（二）保管要求专人保管：档案管理牵头部门指定专人负责档案日常保管，明确保管责任，定期对档案进行清点、核查，确保档案数量准确、无损毁、无丢失，核对档案台账与实际档案一致。定期维护：每月对纸质档案进行一次巡查，检查是否有破损、霉变、虫蛀等情况，及时进行修复、晾晒、防虫处理；每季度对电子档案进行一次备份，检查备份数据完整性，更新存储设备；每年对全部档案进行一次全面清点，形成清点报告，对异常情况及时处理并上报。密级管理：按档案密级实行分级保管，绝密级档案单独存放，仅限指定人员访问；机密级、秘密级档案设置访问权限，严禁无关人员查阅、复制，涉密档案的保管、借阅、销毁严格遵循保密规定。全宗管理：按全宗管理档案，确保同一全宗档案集中保管，规范全宗卷管理，完整留存档案管理相关记录。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为30年、10年，结合公司业务特点及行业规范确定，编制本公司各类文件材料归档范围和档案保管期限表，按资产归属关系指导所属单位规范编制并审批其归档范围和保管期限表，中央企业总部相关表格报国家档案主管部门同意后执行，地方国有企业总部相关表格报同级档案主管部门同意后执行，具体如下：永久保管：包括公司设立、变更、注销相关文件，资质证照原件，重要合同、协议，年度财务年报，审计报告，核心人事档案，重大决策文件，荣誉证书，诉讼仲裁核心文件，研发成果核心资料，档案销毁清册等具有永久留存价值的档案。30年保管：包括行政公文、经营计划、工作总结、普通合同、项目资料、会计账簿、税务申报资料、员工薪酬福利记录等。10年保管：包括月度/季度财务报表、临时通知、普通往来函件、员工培训记录、日常办公记录等留存价值有限的档案。五、档案资料查阅与利用标准（一）查阅要求内部查阅：员工因工作需要查阅档案的，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、用途、查阅期限，经部门负责人签字确认后，提交档案管理牵头部门审批；查阅涉密档案的，需经公司分管领导签字审批，仅限查阅与工作相关的内容，不得查阅无关信息。外部查阅：外部单位（审计、监管、律师事务所等）需查阅档案的，需提供单位介绍信、经办人身份证复印件，说明查阅用途，经公司分管领导签字审批后，由档案管理牵头部门专人陪同查阅，仅限查阅经批准的内容，严禁私自查阅、复制。查阅纪律：查阅档案时，严禁涂改、勾画、篡改、损毁档案资料，严禁私自复制、摘抄、传播档案内容，严禁将档案带出档案库房；确需摘抄、复制的，需经档案管理牵头部门负责人签字批准，复制件需加盖档案管理部门公章，注明复制日期、用途，留存备案。（二）利用流程申请提交：查阅人填写《档案查阅申请表》，按要求签字确认后，提交档案管理牵头部门。审批办理：档案管理牵头部门审核申请内容，符合要求的，按权限审批（普通档案由部门负责人审批，涉密档案由分管领导审批）；不符合要求的，退回申请人并说明原因。档案调取：审批通过后，档案管理人员按申请内容调取档案，交由查阅人在档案库房内查阅，全程跟踪，做好查阅记录。归还归档：查阅结束后，查阅人将档案归还档案管理人员，管理人员核对档案完整性，确认无误后，在《档案查阅申请表》上标注归还日期，归档留存申请表，更新档案查阅台账。（三）利用限制未归档档案、正在整理的档案，不得查阅、利用。涉密档案、核心人事档案，严格限制查阅范围，仅限经批准的人员查阅，不得随意扩大利用范围。过期未归还的档案，暂停查阅人及所在部门的档案查阅权限，直至档案归还。档案利用过程中，严禁用于非法用途，严禁泄露档案中的商业秘密、涉密信息及员工个人隐私。六、档案资料鉴定与销毁标准（一）鉴定流程定期排查：档案管理牵头部门每年年底，对达到保管期限的档案进行梳理，形成《到期档案清单》，标注档案名称、编号、形成年度、保管期限、形成部门等信息。联合鉴定：档案管理牵头部门组织档案鉴定委员会（小组）、相关业务部门，对到期档案进行联合鉴定，审核档案留存价值，确定是否继续保管或销毁，形成鉴定意见，鉴定意见需经鉴定委员会（小组）审批。期限调整：对仍有留存价值的档案，重新划定保管期限，更新档案台账，标注调整原因及新的保管期限；对无留存价值的档案，纳入销毁范围，准备销毁工作。（二）销毁规范方案审批：档案管理牵头部门对拟销毁档案编制《档案销毁清册》，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管期限和拟销毁时间等内容，报档案鉴定委员会（小组）审批，经公司分管领导、总经理签字确认后，方可开展销毁工作；涉密档案销毁需额外报上级保密部门审批。销毁实施：档案销毁由档案管理牵头部门组织，联合纪检监察部门、相关业务部门共同派员监销，销毁前，监销人按《档案销毁清册》逐项清点核对，确认无误后做好档案出库记录；销毁时，选择合规销毁渠道（纸质档案采用粉碎方式，电子档案采用彻底删除、销毁存储载体方式），涉密档案需委托具备保密资质的机构销毁，销毁应当在指定场所进行。记录留存：销毁完成后，监销人在《档案销毁清册》上签字、盖章，《档案销毁清册》永久保存，销毁过程做好全程记录，留存销毁现场照片、视频等佐证材料，归档留存。特殊要求：电子档案和传统载体档案数字化成果的销毁，需符合相关规范，确保无法恢复；严禁私自销毁档案，严禁将拟销毁档案擅自转让、出售。七、电子档案专项管理标准（一）电子档案收集与归档电子档案需与纸质档案同步收集、同步归档，确保内容一致、手续齐全，电子档案需标注形成时间、责任人、来源、关联纸质档案编号等信息。电子档案采用通用格式，避免使用专用格式，确保长期可读取；涉密电子档案采用加密存储，设置访问密码，单独归档，定期更新加密密钥。电子档案归档时，需提交原始电子文件及备份文件，备份文件存储在不同载体，防止数据丢失；系统生成的电子档案，需同步留存系统日志，确保可追溯。（二）电子档案保管与备份电子档案存储在专用服务器、加密移动硬盘等设备，严禁存储在个人电脑、公共网络设备，定期对存储设备进行病毒查杀、故障排查。建立“双重备份”机制：电子档案归档后，立即进行本地备份和异地备份，本地备份存储在专用服务器，异地备份存储在安全合规的存储设备或云存储平台，涉密电子档案不得使用公共云存储。定期更新：每季度对电子档案进行一次校验，检查文件完整性、可读性，对损坏、无法读取的电子档案，及时用备份文件修复；每年对电子档案备份进行一次更新，确保备份数据与原始数据一致。载体管理：电子档案存储载体（U盘、硬盘、光盘等）单独存放，标注档案名称、形成年度、备份日期，做好防潮、防磁、防损坏措施，定期检查载体状态，及时更换老化载体。（三）电子档案查阅与销毁电子档案查阅需按纸质档案查阅流程审批，设置访问权限，记录查阅痕迹（查阅人、查阅时间、查阅内容、操作记录等），严禁私自复制、传播电