企业行政工作处理手册

企业行政日常事务处理手册一、办公用品管理（一）适用情境适用于企业日常办公中各类办公用品（如纸张、笔、文件夹、墨盒等）的申领、采购、登记与库存管理，保障办公物资及时供应，避免资源浪费。（二）标准化操作流程需求提出各部门根据实际办公需要，由指定人员（如部门助理*）填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量及用途。申领数量需结合部门使用频率及库存合理预估，避免过量申领。审批审核申领表提交至部门负责人*审批，确认需求的合理性与必要性。审批通过后，汇总至行政部*进行复核，重点核对库存余量及预算匹配情况。采购/领用执行库存充足：行政部直接发放，领用人签字确认后更新库存台账。库存不足：行政部根据审批表统一采购，采购后及时入库并通知领用部门领取。登记与盘点行政部建立《办公用品库存台账》，实时记录入库、领用、结余信息，保证账实相符。每月最后一个工作日进行月度盘点，核对台账与实际库存，差异需查明原因并记录。（三）申领记录表单办公用品申领表申领部门申请人申领日期物品名称规格型号申领数量用途说明部门负责人审批行政部复核（四）管理关键提示优先采用“按需申领、以旧换新”（如墨盒、硒鼓）原则，减少浪费。高价值物品（如打印机、扫描仪）需单独登记，明确使用人与责任人。采购需选择合规供应商，保留采购凭证（如合同、订单）备查。二、会议室预订管理（一）适用情境适用于企业内部各部门、外部合作单位或客户使用会议室的场景，包括会议、培训、面试等活动，保证会议室资源合理分配与高效使用。（二）标准化操作流程资源查询申请人通过企业内部系统（如OA、共享calendar）查询会议室可用时段、容量及设备配置（如投影仪、视频会议系统）。提交申请登录预订系统填写《会议室预订申请表》，注明会议室名称、预订时间、会议主题、参会人数、所需设备及特殊需求（如茶歇、横幅）。审核与确认行政部*在2个工作小时内审核申请，确认会议室可用性及设备支持情况。审核通过后，系统自动发送预订确认通知；冲突时联系申请人调整时段。会前准备与会后整理会前30分钟，行政部检查会议室设备、卫生及物资（如白板笔、饮用水），保证正常使用。会议结束后，使用人确认设备完好，行政部及时复位设施、清理场地。（三）预订记录表单会议室预订申请表预订人联系方式预订部门会议主题参会人数会议室名称预订时段所需设备特殊需求审核状态（四）管理关键提示会议室预订遵循“先到先得、部门优先”原则，紧急会议可申请临时协调。长期使用（如每周固定会议）需提前1周提交周期性预订申请。使用后需爱护设施，损坏需按企业规定承担责任；取消预订需提前4小时通知行政部，避免资源闲置。三、访客接待管理（一）适用情境适用于外部人员（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）到访企业的接待场景，规范接待流程，展现企业良好形象，保障访客与企业沟通顺畅。（二）标准化操作流程访客信息登记接待人*提前与访客确认到访时间、事由、人数及联系方式，填写《访客预约登记表》。如需陪同人员，提前通知相关部门人员做好准备。接待准备行政部根据访客级别及事由，安排接待区域（如会议室、前台接待区），准备茶水、宣传资料等。重要访客需提前布置接待环境，检查设备（如空调、网络）运行状态。现场接待访客到访时，前台引导至指定区域，通知接待人迎客；接待人主动出示工牌，礼貌问候并引导至会议室。办理《访客出入登记》，核对证件号码信息（如需），发放《访证》（如适用）。送别与归档会谈结束后，接待人送访客至企业门口，礼貌道别。行政部整理《访客预约登记表》及《访客出入登记表》，按月归档保存。（三）记录表单访客预约登记表访客姓名单位到访事由预约时间接待人陪同人员接待区域联系方式备注访客出入登记表访客姓名证件号码号到访时间离开时间接待人访问部门签字（四）管理关键提示涉密或敏感接待需提前报备行政部门，做好保密措施。访客需全程在企业指定区域活动，禁止随意进入非工作区域。定期核对访客登记信息，保证真实性与完整性；信息保存期限不少于1年。四、文件归档管理（一）适用情境适用于企业各类文件（如行政通知、会议纪要、合同、制度文件等）的分类、整理、归档与查阅，保证文件有序管理、信息可追溯，支持日常工作与决策。（二）标准化操作流程文件分类与编号根据文件性质（如行政类、人事类、财务类）、年度、部门进行分类，制定统一编码规则（如“XZ-2024-001”代表“行政-2024年-第1号文件”）。整理与审核各部门在文件形成后3个工作日内完成初步整理，去除无关附件，检查文件完整性（如签字、盖章是否齐全）。提交至行政部*审核，确认分类与编号准确性。归档与存储审核通过后，采用纸质与电子双轨归档：纸质文件装入档案盒，标注编码与标题；电子文件至企业文件管理系统，命名与编码一致。按类别存入专用档案柜，纸质文件做好防潮、防火、防虫处理；电子文件设置访问权限。查阅与借阅内部人员因工作需要查阅文件，填写《文件查阅申请表》，经部门负责人审批后，由行政部提供查阅（涉密文件需经分管领导审批）。借阅文件需限期归还（一般不超过3个工作日），归还时检查文件完整性。（三）记录表单文件归档登记表文件编码文件名称分类形成部门形成日期页数归档日期存放位置查阅记录文件查阅申请表申请人部门查阅事由文件编码文件名称申请日期审批人归还日期查阅人签字（四）管理关键提示年度文件需在次年第一季度完成全面归档，保证不遗漏重要文件。过期或失效文件需经鉴定后统一销毁，销毁时需两人监销并记录《文件销毁清单》。电子文件定期备份（如每月1次），防止数据丢失；涉密文件严禁非授权复制或外传。五、固定资产管理（一）适用情境适用于企业办公设备（如电脑、打印机、办公桌椅）、电子设备（如投影仪、空调）等固定资产的采购、领用、维护、盘点与报废管理，保障资产安全与高效使用。（二）标准化操作流程需求与采购各部门因新增或替换需要采购固定资产，填写《固定资产采购申请表》，注明设备名称、规格、数量、预算及用途。经部门负责人、行政部、分管领导*审批后，由行政部统一采购，保证符合企业采购规范。验收与登记设备到货后，行政部联合使用部门进行验收，核对型号、数量、质量，填写《固定资产验收单》。验收合格后，录入《固定资产台账》，分配唯一资产编号（如“ZC-2024-001”），粘贴资产标签。领用与转移使用人填写《固定资产领用表》，签字确认后领取资产，明保证管责任。部门间资产转移需提交《固定资产转移申请表》，经双方部门负责人及行政部确认，更新台账信息。盘点与报废每季度末进行季度盘点，每年12月进行全面盘点，核对台账与实物，差异需说明原因并整改。无法使用或维修成本过高的资产，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，经技术鉴定与领导审批后，由行政部统一处置。（三）记录表单固定资产台账资产编号资产名称规格型号采购日期使用部门使用人存放位置原值状态（在用/维修/报废）备注固定资产领用表领用人部门领用日期资产编号资产名称规格型号领用人签字审批人（四）管理关键提示资产标签需粘贴在显眼位置，不得随意撕