材料报价管理规范制度

材料报价管理规范制度一、总则1.1目的与依据为规范公司材料采购报价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，有效控制采购成本，提高资金使用效益，保障公司生产经营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司所有对外进行的原材料、辅助材料、零部件、设备及其他与生产经营相关物资的采购报价管理活动。公司各部门、各分支机构在进行上述物资采购时，均须遵守本规范。1.3基本原则材料报价管理应遵循以下基本原则：1.货比三家，择优选择：通过充分询价，获取足够的市场信息，在保证质量的前提下，选择性价比最优的供应商。2.质优价廉，成本控制：以满足公司质量标准为前提，力求获得具有市场竞争力的价格，严格控制采购成本。3.公平公正，廉洁自律：报价过程应透明规范，严禁任何形式的徇私舞弊、收受回扣等行为。4.及时准确，高效务实：确保报价信息的及时性与准确性，提高报价工作效率，满足生产经营进度需求。5.保密原则：对供应商的报价信息及公司的询价策略等商业秘密予以严格保密。二、报价基础信息管理2.1物料信息标准化采购部门应会同技术、生产等相关部门，建立和维护统一的物料编码体系及物料技术标准。所有需要报价的物料，均须有明确的物料编码、名称、规格型号、材质、技术参数、质量要求及验收标准等，确保询价信息的准确性和一致性。2.2供应商信息管理建立健全供应商档案管理制度，对供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉、供货历史、价格水平等信息进行收集、整理、评估与更新。优先选择在合格供应商名录内的供应商进行询价。三、报价获取与提报3.1询价发起根据采购计划或请购需求，由采购部门负责组织询价工作。询价前，应明确采购物料的具体需求、数量、交货期、交货地点、付款方式等关键信息。3.2询价对象选择根据物料的特性、市场供应情况及供应商评估结果，合理选择询价对象。对于重要或大额物料，原则上应向不少于三家合格供应商发出询价。对于独家供应或市场资源稀缺的物料，应提供充分的市场调研依据。3.3询价方式询价可采用书面（含邮件、传真）、电话或招标等方式。对于重要物料或大额采购，应采用书面询价方式，并要求供应商提供书面报价单。3.4报价单内容要求明确要求供应商的报价单应包含但不限于以下内容：物料名称、规格型号、数量、单价（含明细构成，如适用）、总价、交货期、交货地点、运输方式及费用承担、付款条件、质量标准、售后服务承诺、报价有效期等，并需加盖供应商公章或授权代表签字。3.5报价提报时限采购部门应向供应商明确报价回复的截止时限，并及时跟踪，确保在规定时间内收集到足够的报价。四、报价审核与比价4.1报价单初审采购部门收到供应商报价后，首先对报价单的完整性、规范性及与询价要求的符合性进行初审。对不符合要求的报价，应及时与供应商沟通澄清或要求其重新报价。4.2比价分析采购部门负责组织对合格报价进行汇总与比价分析。比价分析应综合考虑价格、质量、交货期、付款条件、供应商信誉、合作历史、售后服务等多方面因素，而非简单以价格最低作为唯一选择标准。必要时，可组织技术、质量、财务等部门共同参与评审。4.3价格合理性判断通过市场行情调研、历史价格对比、成本分析（如适用）等方式，判断报价的合理性。对于明显偏离市场行情或历史价格的报价，应要求供应商作出书面说明。4.4报价审核审批根据比价分析结果，采购部门提出初步的供应商选择及价格建议，按公司规定的审批权限和流程报请相关领导审批。审批过程中，应附上完整的报价单、比价分析表及其他必要的支持材料。五、报价有效期管理5.1有效期设定供应商报价单应明确标注报价有效期，一般情况下，报价有效期不宜过长，具体期限可根据物料特性、市场波动情况及采购周期合理确定。5.2有效期内价格锁定在报价有效期内，经双方确认的价格，供应商不得擅自变更。若因采购需求调整导致无法在有效期内完成采购，应及时与供应商协商价格有效期的延长事宜。5.3超期处理若报价超出有效期且未获得供应商延期确认，该报价自动失效，采购部门应根据情况重新组织询价。六、价格变动与更新6.1价格调整机制对于长期合作或市场价格波动较大的物料，可与供应商协商建立价格调整机制，明确价格调整的条件、周期及依据（如原材料价格指数变动等）。6.2新价格确认当市场行情发生重大变化、供应商提出价格调整请求或合同约定的调价条件满足时，采购部门应及时组织重新询价或谈判，确认新的价格，并履行相应的审批程序。七、报价信息保密7.1保密义务公司相关人员应对在报价管理过程中接触到的供应商报价、成本构成、公司采购策略等商业秘密承担保密义务，不得向任何无关第三方泄露。7.2信息管理报价相关文件、资料（包括纸质版和电子版）应妥善保管，建立借阅、复制登记制度。废弃的报价资料应按保密要求进行销毁处理。八、责任与监督8.1责任追究各相关部门及人员应严格遵守本规范的各项规定。对于因工作失职、渎职、徇私舞弊等行为导致公司利益受损的，将按照公司相关规定追究其责任。8.2监督检查公司审计、监察部门及相关管理部门有权对材料报价管理过程进行