行政日常事务处理及文件归档模板

行政日常事务处理及文件归档通用工具模板一、适用工作场景二、操作流程详解（一）日常事务处理流程1.会议管理（1）会前准备明确会议主题、目的、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称及容纳人数）、参会人员（需区分必参人员与可选人员）。由行政专员*同事提前1个工作日通过内部通讯工具（如企业OA系统）发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程（含各环节时长）、参会人员需携带的材料（如有）。准备会议物资：根据议程需求准备投影仪、麦克风、白板、笔、饮用水、会议资料（纸质版按参会人数+2份备用）等，提前30分钟调试设备并布置会场。如需外部人员参会，提前确认其身份信息，协调门卫做好接待准备。（2）会中服务参会人员到场时，由行政专员*同事负责签到（签到表需记录姓名、部门、联系方式、到达时间），引导参会人员就座。会议开始后，负责记录会议内容（重点记录决议事项、行动项、负责人、完成时限），必要时使用录音设备（需提前告知参会人员）。及时处理会议中的突发情况，如设备故障、物资短缺等，保证会议顺利进行。（3）会后整理会议结束后，整理会场（关闭设备、清理垃圾、回收剩余物资），将签到表、会议记录、录音文件等资料汇总。1个工作日内，根据会议记录整理《会议纪要》，经会议主持人*经理审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送，并同步归档至“会议管理”文件夹。跟进会议决议事项的落实情况，每周向*经理汇报进度，直至事项完成。2.办公用品管理（1）申领与审批各部门根据实际需求填写《办公用品申领表》（见模板1），注明物品名称、规格、数量、用途、申领人及部门负责人签字。行政专员同事收到申领表后，核对库存情况：若库存充足，直接发放；若库存不足，汇总各部门需求，编制《办公用品采购申请表》，报行政主管经理审批。（2）采购与入库采购申请获批后，行政专员联系合格供应商（需在合格供应商名录内）进行采购，保证物品质量符合要求、价格合理。物品到货后，行政专员与采购员共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量，无误后在《办公用品入库登记表》（见模板2）中记录（入库日期、物品名称、规格、数量、供应商、验收人）。（3）发放与盘点各部门申领物品时，行政专员根据审批通过的《办公用品申领表》发放，领用人在《办公用品领用登记表》（见模板3）签字确认（领用日期、物品名称、数量、领用人）。每月最后一个工作日，行政专员对办公用品库存进行盘点，编制《月度办公用品盘点表》（见模板4），核对账实是否相符，对盘盈、盘亏情况分析原因并报*经理审批后处理。3.访客接待管理（1）访客预约与登记外部访客需提前1个工作日与被访部门联系，确认访问时间、事由、人数、被访人及联系方式。被访部门将访客信息（姓名、单位、事由、访问时间、被访人）告知行政专员*同事，行政专员提前通知门卫做好接待准备。访客到达时，门卫核对身份信息（如证件号码、工作证），引导至前台，行政专员*同事在前台接待，填写《访客登记表》（见模板5），发放《访客证》（需注明姓名、访问部门、访问时间）。（2）接待与引导行政专员根据访客事由，判断是否需陪同至被访部门：若为重要访客（如客户、上级单位），由行政专员陪同；若为普通访客，通知被访人到前台接待。接待过程中，为访客提供饮用水，引导访客至会议室（如需），协助使用会议室设备。（3）送别与记录访客离开时，行政专员收回《访客证》，核对访客离厂时间，在《访客登记表》中记录离厂时间，并引导访客至厂门口。每日下班前，行政专员汇总当日《访客登记表》，整理归档至“访客管理”文件夹。（二）文件归档管理流程1.文件分类根据文件来源与性质，分为以下类别（可根据组织实际情况调整）：内部文件：通知、公告、会议纪要、工作计划、总结、请示、批复等；外部文件：收到的函件、合同、协议、公文、客户资料等；制度文件：公司章程、管理制度、流程规范、岗位职责等；资料文件：报表、统计资料、培训资料、宣传资料等。2.文件整理文件收集：各部门在文件形成后3个工作日内，将纸质文件及电子版提交至行政专员*同事，保证文件齐全（正本与复印件、原件与扫描件对应）。文件编号：行政专员按照“年份-部门-文件类别-序号”规则对文件进行编号（如“2024-行政-通知-001”），编号需唯一，便于检索。文件装订：纸质文件采用左侧装订（超过10页需加装封面），封面注明文件编号、名称、形成日期、部门、页数；电子文件按编号命名，存储于指定文件夹（如“D：\2024年”）。3.文件归档归档时间：每月最后一个工作日，行政专员对当月整理完毕的文件进行归档。归档要求：纸质文件存入档案盒，档案盒正面标注“档案编号-文件名称-年度-部门”，侧面标注“起止日期-文件类别”；电子文件同步至档案管理系统（如无系统，可存储于加密硬盘），定期备份（每周一次）。归档登记：填写《文件归档目录》（见模板6），记录文件编号、名称、分类、归档日期、保管期限、存放位置（档案盒编号/电子路径），经行政主管*经理审核后签字确认。4.文件查阅与借阅内部查阅：员工因工作需要查阅文件，需填写《文件查阅申请表》（见模板7），经部门负责人签字后交行政专员，行政专员在《文件查阅登记表》（见模板8）中记录（查阅日期、文件编号、查阅人、用途、归还日期）。外部借阅：外部单位需借阅文件，需持单位介绍信及有效证件号码件，经行政主管*经理批准后，由行政专员陪同查阅，原则上不外借，特殊情况需借阅的，填写《文件借阅申请表》（见模板9），明确借阅期限（最长不超过3个工作日），到期归还时由行政专员检查文件完整性。三、常用工具模板模板1：办公用品申领表申领部门申领日期物品名称规格单位数量用途申领人部门负责人签字模板2：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格单位数量供应商验收人备注模板3：办公用品领用登记表领用日期物品名称规格单位数量领用人部门审批人模板4：月度办公用品盘点表盘点日期物品名称规格单位账面数量实际数量盘盈/盘盈数量原因分析处理意见模板5：访客登记表访客姓名单位访问事由访问时间被访人联系方式发放访客证号离厂时间接待人模板6：文件归档目录归档日期文件编号文件名称分类保管期限存放位置（档案盒编号/电子路径）归档人审核人模板7：文件查阅申请表查阅人部门查阅日期文件编号文件名称查阅用途部门负责人签字模板8：文件查阅登记表查阅日期文件编号文件名称查阅人用途归还日期经办人模板9：文件借阅申请表借阅单位借阅人联系方式借阅日期归还日期文件编号文件名称借阅原因部门负责人签字行政主管签字四、执行要点提示文件命名规范：所有文件（纸质及电子）需按“编号-名称-日期”规则命名，避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称，保证检索效率。保密要求：涉及公司机密、客户隐私的文件（如合同、财务数据），需单独存放于带锁档案柜，设置查阅权限，仅限授权人员查阅，电子文件需加密存储。定期检查：每季度对档案柜进行一次防潮、防虫检查，保证纸质文件完好；每月对电