2025-2026学年第二学期春季学期校园工会工作迎检资料归档办法

2025-2026学年第二学期春季学期校园工会工作迎检资料归档办法为深入贯彻落实新时代工会工作要求，规范2025-2026学年第二学期春季学期校园工会工作迎检资料的归档管理，明确归档范围、归档标准、归档流程及责任分工，确保迎检资料归档规范、完整、有序，全面展现我校工会工作成效，为上级工会工作检查验收提供坚实支撑，结合学校工会工作实际，特制定本办法。本办法适用于本学期校园工会各项工作相关迎检资料的收集、整理、审核、归档全流程，覆盖学校工会委员会、各分工会、工会小组及相关配合部门，明确归档工作的具体要求和操作规范，适用于所有与工会迎检相关的纸质资料、电子资料及声像资料，确保归档资料真实可查、有据可依，推动工会工作资料管理规范化、制度化、长效化。一、归档工作总要求（一）政治引领，坚守方向。坚持党对工会工作的全面领导，将政治标准贯穿资料归档全过程，确保所有归档资料符合党的工会工作路线、方针、政策，体现工会组织的政治属性和服务宗旨，坚守正确政治方向。（二）全面完整，真实准确。归档资料需全面覆盖本学期工会工作各领域、各环节，做到无缺项、无遗漏；资料内容真实客观，如实反映工会工作开展情况和成效，杜绝虚假资料、违规资料归档，确保每一份资料都可追溯、可核查。（三）分类规范，有序归档。按照工会工作职能、工作内容，对迎检资料进行科学分类、规范整理，明确归档层级和排列顺序，做到目录清晰、格式统一、装订规范，便于查阅、审核和迎检展示。（四）安全保密，妥善保管。建立健全资料保密管理制度，对涉及教职工个人隐私、敏感信息及涉密内容的资料，实行专人保管、专柜存放，严格落实保密责任，严防资料丢失、泄露，确保归档资料安全可控。（五）闭环管理，务求实效。建立“收集—整理—审核—归档—保管—调用”闭环管理机制，明确各环节工作要求和责任主体，确保归档工作有序推进，以规范归档促工会工作提质增效，为迎检工作奠定坚实基础。二、归档资料范围本学期校园工会工作迎检归档资料，围绕工会组织建设、教职工服务、活动开展、权益维护、经费管理等核心工作，分为八大类别，具体范围如下，确保全面覆盖、重点突出：（一）工会组织建设类资料1.上级工会关于工会组织建设的通知、文件、会议纪要及我校工会贯彻落实情况材料；2.学校工会委员会、各分工会、工会小组的机构设置、人员组成名单、岗位职责、分工情况，负责人任职文件、批复材料；3.工会换届选举相关资料，包括换届请示、批复、选举办法、选票、选举结果、公示材料、换届总结；4.工会会员管理资料，包括会员名册、会员登记表、会员变动记录、会费收缴记录；5.工会干部队伍建设资料，包括干部培训计划、培训通知、培训课件、签到表、培训记录、培训总结。（二）工作部署与制度建设类资料1.上级工会关于工会工作的各项通知、文件、会议纪要及我校工会贯彻落实方案、传达学习记录、成效总结；2.本学期学校工会工作计划、重点任务安排、责任分工方案、专题会议纪要、工作总结（阶段性总结、学期总结）、自查报告；3.校园工会工作管理制度、工作细则，包括会员管理办法、经费使用管理办法、活动开展规范、权益维护流程等；4.工会工作考核评价材料，包括考核办法、考核指标、考核结果、整改反馈材料；5.党建引领工会工作相关资料，包括党建与工会工作融合的部署、举措、成效记录，党委专题研究工会工作的相关材料。（三）教职工权益维护类资料1.教职工意见建议收集、处理资料，包括意见征集表、处理台账、反馈记录、整改落实情况；2.教职工权益保障相关材料，包括工资福利、劳动保护、职称评定、评优评先等方面的维权举措、协调记录、成效材料；3.困难教职工帮扶资料，包括帮扶名单、帮扶申请、帮扶措施、资金物资发放凭证、帮扶反馈记录；4.教职工申诉、投诉处理相关资料，包括申诉材料、调查记录、处理意见、反馈记录；5.教职工权益维护宣传材料，包括宣传推文、海报、手册、政策宣讲记录。（四）教职工服务类资料1.教职工健康服务资料，包括健康体检方案、体检报告、健康讲座、就医协助记录、职业病预防相关材料；2.教职工福利发放资料，包括福利计划、发放清单、发放凭证、教职工签收记录；3.教职工慰问资料，包括节日慰问、生日慰问、生病慰问、退休慰问的计划、记录、照片、慰问品发放凭证；4.教职工帮扶救助相关资料，包括临时救助、专项救助的申请、审批、发放记录；5.教职工服务反馈材料，包括满意度调查、意见建议汇总、改进措施记录。（五）工会活动开展类资料1.文体活动资料，包括运动会、文艺汇演、球类比赛、兴趣小组活动等的方案、通知、签到表、过程记录、照片、视频、总结、活动成果展示；2.思想引领类活动资料，包括爱国主义教育、师德师风教育、法治教育、工会理论学习等活动的方案、过程记录、学习材料、总结；3.技能竞赛类活动资料，包括教职工教学技能、业务技能竞赛的方案、评委名单、比赛记录、获奖名单、表彰材料；4.交流联谊类活动资料，包括工会交流、校企联谊、兄弟院校工会互访等活动的方案、过程记录、照片、总结；5.活动台账、活动经费使用记录、活动宣传材料、活动反馈意见。（六）经费管理类资料1.工会经费预算、决算材料，包括预算方案、决算报告、审批文件；2.工会经费收缴资料，包括会费收缴记录、经费拨款凭证、银行对账单；3.工会经费使用资料，包括经费支出票据、报销凭证、支出明细、审批手续；4.工会经费审计资料，包括审计报告、审计意见、整改落实情况；5.经费管理相关制度、经费使用公示材料。（七）宣传与交流类资料1.工会工作宣传资料，包括校园官网、微信公众号、宣传栏等平台的宣传推文、海报、视频、照片，宣传台账、发布记录；2.工会工作经验交流材料、调研报告、典型事迹材料，上级工会表彰文件、荣誉证书、媒体报道材料；3.工会与上级工会、兄弟院校工会、地方工会的交流合作记录、材料；4.工会宣传队伍建设资料，包括宣传人员名单、培训记录、宣传工作总结。（八）其他归档资料1.上级工会检查、督导工会工作的反馈意见及我校整改落实情况材料（含整改方案、整改记录、整改成效）；2.各分工会、工会小组配合学校工会工作形成的相关材料、对接记录；3.迎检资料自查表、资料归档备份说明、保密管理记录，资料管理员名单及对接记录；4.工会工作相关报表、数据统计材料，确保数据准确、逻辑清晰，与纸质资料、实际工作一致；5.其他与工会工作相关、需归档留存的支撑材料。三、归档资料整理规范归档资料实行纸质资料与电子资料双套归档管理，统一整理标准、统一格式规范，确保资料完整、清晰、可查，具体规范如下：（一）纸质资料整理规范1.纸张标准：所有纸质资料统一使用A4纸张，页面整洁、无涂改、无破损、无污渍，字迹清晰、排版规范，关键材料需有相关责任人签字确认、加盖相关印章，不得出现漏签、代签、漏盖印章现象。2.分类装订：按本办法规定的八大类别分别装订成册，每册加装封面、目录、页码，封面标注“2025-2026学年第二学期校园工会工作迎检归档资料-XX类别”，注明责任单位、整理人、整理日期、归档日期。3.装订要求：采用胶装方式装订，做到牢固、整齐、便于翻阅，不得使用活页装订；涉密资料、涉及教职工个人隐私的资料单独装订，标注“涉密”或“隐私”标识，实行专人保管、专柜存放，建立借阅登记台账。4.排列顺序：每册资料按时间先后顺序或工作流程排列，目录清晰、页码连续，每类资料前附简要说明，明确资料涵盖范围和核心内容；复印件需注明“与原件一致”并加盖相关印章，与原件一并归档。（二）电子资料整理规范1.文件夹设置：按纸质资料八大类别对应建立电子文件夹，文件夹命名规范（格式：工会迎检归档-XX类别-2025-2026学年第二学期），层级清晰，子文件夹按具体工作内容进一步细分，便于检索。2.文件格式：电子文件格式统一，文稿类采用Word或PDF格式，图片类采用JPG或PNG格式，视频类采用MP4格式，扫描件清晰、完整、无模糊，确保可阅、可播放、可打印，避免使用特殊格式文件。3.文件命名：电子文件命名规范（格式：时间-内容-责任人），避免重名、乱名，明确文件核心内容，便于快速查找；重要文件（如审批文件、表彰文件、经费票据等）同步留存原件电子版，确保与纸质资料一致。4.备份存储：所有电子归档资料同步进行双重备份，存储在专用电脑或服务器，做好防丢失、防泄露、防损坏措施，建立备份记录，明确备份时间、备份人，定期检查备份情况，确保资料安全可控。（三）特殊资料整理要求1.声像资料：照片、视频等声像资料需清晰完整，标注时间、地点、活动主题、组织单位、责任人，照片需附简要说明，视频需有字幕或说明文档，按活动类别、时间顺序整理归档，单独建立声像资料台账。2.票据资料：经费支出票据、报销凭证等需粘贴整齐、分类有序，注明支出用途、审批人、经办人，与经费使用明细、审批文件一并归档，确保票据真实、合规、可查。3.台账资料：各类台账（会员台账、经费台账、活动台账等）需内容完整、数据准确，标注统计时间、统计人、审核人，定期更新维护，按时间顺序归档，确保台账与实际工作一致。4.整改资料：整改类材料需形成闭环，包括问题清单、整改方案、整改措施、整改记录、整改成效、验收材料，明确整改责任人、整改时限，按整改批次、时间顺序整理归档。5.涉密资料：涉密资料需单独整理、单独归档，明确保密级别，落实保密责任，严禁擅自借阅、复制、传播，归档后存入专用保密柜，做好保密登记。四、归档流程本学期工会工作迎检资料归档工作按以下流程推进，确保各环节衔接顺畅、闭环管理：（一）资料收集各分工会、工会小组及相关配合部门，对照本办法明确的归档资料范围，全面收集本学期工会工作相关资料，指定专人负责资料归集，确保资料无缺项、无遗漏，收集完成后及时报送至学校工会办公室。（二）资料整理学校工会办公室组织专人，对收集到的资料进行分类、筛选、整理，按照本办法规定的整理规范，完成纸质资料的排序、装订和电子资料的分类、命名、备份，确保资料整理规范、有序。（三）资料审核成立资料审核小组，由学校工会负责人牵头，对整理完成的归档资料进行集中审核，重点核查资料的真实性、完整性、规范性和合规性，对不符合要求的资料，反馈相关责任人限期整改完善，审核通过后方可进入归档环节。（四）正式归档审核通过的纸质资料，按类别存入专用档案柜，做好归档登记，明确归档位置、保管责任人；电子资料存入专用存储设备，完成双重备份，做好备份记录，实现纸质与电子资料同步归档、同步管理。（五）资料保管与调用建立归档资料保管制度，明确保管责任人，定期对纸质资料进行防潮、防火、防盗、防虫处理，对电子资料进行检查、备份，确保资料完好无损；建立资料调用登记制度，因迎检、工作需要调用资料的，需履行借阅手续，用完后及时归还，严禁擅自转借、复制。五、责任分工为确保归档工作有序高效完成，明确各相关单位及人员的责任分工，形成上下联动、协同发力的工作格局：（一）牵头责任单位：学校工会办公室1.负责统筹推进工会迎检资料归档工作，制定归档计划、明确归档标准和时间节点，牵头开展资料收集、整理、审核、归档、保管工作；2.指导各分工会、工会小组规范整理归档资料，协调解决资料归档过程中的各类问题；3.负责归档资料的审核、保密、保管和调用管理，建立归档台账，确保资料安全可控、可查可用；4.负责撰写归档工作总结，配合上级工会检查验收，做好归档资料的调取、展示工作。（二）协同责任单位：各分工会、工会小组1.负责本单位工会工作相关资料的收集、初审、整理，按要求及时报送至学校工会办公室，确保资料真实、完整、规范；2.明确专人作为资料管理员，负责本单位资料的归集、整理和对接，配合学校工会办公室开展资料审核、整改工作；3.配合做好本单位归档资料的补充完善工作，确保按时完成归档任务。（三）配合责任单位：学校各行政部门、各党支部1.配合学校工会开展资料收集工作，提供本部门涉及工会工作的相关支撑材料；2.协助学校工会做好资料审核、整改工作，及时补充完善相关资料，确保归档资料全面、完整。六、工作要求（一）提高思想认识，强化责任落实。各单位要充分认识工会工作迎检资料归档工作的重要性，切实提高政治站位，压实工作责任，主要负责人要亲自部署、亲自过问，资料管理员要认真履职，确保归档工作落到实处，不走过场、不打折扣。（二）严格时限要求，确保工作进度。各单位要严格按照本办法规定的时间节点，完成资料收集、整理、报送、整改等工作，学校工会办公室做好统筹协调和督促检查，确保归档工作有序推进，不影响整体迎检进度。（三）严把资料质量，规范整理流程。严格按照本办法规定的归档规范，高质量完成资料收集、整理、审核、归档工作，重点严把政治关、内容关、格式关，杜绝虚假、违规、不规范资料归档，确保归档资料能够全面、真实反映工会工作成效。（四）强化保密意识，确保资料安全。各单位要严格遵守保密规定，加强对涉密资料、