民办非企董事会会议规范及记录模板

民办非企董事会会议规范及记录模板在民办非企业单位（以下简称“民办非企”）的治理结构中，董事会（或理事会，下同）扮演着核心决策与监督角色。规范的董事会会议运作及完整、准确的会议记录，是保障机构决策科学、透明，维护各方合法权益，促进机构健康可持续发展的基石。本文旨在结合民办非企的特性，提供一套务实的董事会会议规范及记录模板，以期为相关机构提供有益参考。一、董事会会议规范（一）会前准备1.会议提议与召集：董事长（或理事长，下同）是董事会会议的当然召集人。当董事长不能或不履行召集职责时，由副董事长（或副理事长）或指定的董事召集。提议召开董事会会议，应明确会议的目的、拟审议的主要议题等。2.会议通知：*会议通知应至少提前一定期限（具体天数可由章程规定，如不少于五个工作日）以书面形式（包括但不限于邮件、传真、专人送达）发送给全体董事，并同时抄送监事（如有）。*通知内容应包括：会议时间、地点（线下、线上或hybrid）、会议召集人、会议议程、拟提交审议的议案及相关背景材料。*临时会议的通知时限可适当缩短，但应确保董事有合理时间审阅材料和准备意见。3.议案与材料准备：*会议议题及相关议案应由相关部门或董事提前准备，并确保材料的真实性、准确性和完整性。*提交董事会审议的议案，应一事一议，内容明确，具有可操作性。背景材料应充分，以便董事做出判断。（二）会议召开与主持1.会议主持：董事会会议由董事长主持；董事长不能或不履行职责时，由副董事长主持；副董事长不能或不履行职责时，由半数以上董事共同推举一名董事主持。2.法定人数：董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。每名董事拥有一票表决权。（注：章程中对特定事项可能有更高的出席要求，应从其规定。）3.签到：会议开始前，应由指定人员（通常为机构办公室人员或秘书）组织董事签到，准确记录出席、缺席、委托出席及列席情况。（三）会议议程与议案审议1.议程确定：会议应严格按照事先通知的议程进行。如确需临时增加议题，须经全体与会董事过半数同意方可列入。2.议案宣读与说明：每项议案由提案人或其委托的代表进行宣读和必要的说明。3.讨论与发言：*董事应围绕议案内容充分发表意见，发言应简明扼要，观点明确。*主持人应引导董事有序讨论，确保每位董事都有表达意见的机会，避免无关话题干扰。*列席人员（如执行机构负责人、财务负责人等）可应主持人邀请或董事询问，对相关问题进行说明，但无表决权。（四）表决规则1.表决方式：可采用举手、无记名投票、记名投票或其他符合章程规定的方式进行。涉及关联交易、董事利益冲突等事项时，相关董事应回避表决。2.表决结果：*一般事项的表决，经全体董事过半数同意即为通过。*重大事项（如修改章程、增减开办资金、合并分立解散、任免法定代表人/主要负责人、重大投资、大额支出等）的表决，应经全体董事三分之二以上同意，或按章程规定的更高比例执行。*表决结果应由主持人当场宣布，并记录在案。3.abstention(弃权)：董事弃权应记录，但弃权票不计入同意票或反对票。（五）会议纪律1.董事应按时出席会议，确有特殊情况不能出席的，应提前向会议召集人请假，并可书面委托其他董事代为出席和表决，委托书应载明委托事项和权限。2.会议期间，董事应关闭手机或调至静音状态，专注会议内容。3.对会议中涉及的机构商业秘密、未公开信息等，与会人员负有保密义务。二、董事会会议记录规范与模板董事会会议记录是董事会决策过程和结果的法定载体，具有重要的法律效力和备查价值。记录应做到客观、准确、完整、清晰。（一）会议记录基本要求1.及时性：会议结束后，应尽快整理形成会议记录初稿。2.客观性：忠实记录会议过程，特别是讨论的主要观点、不同意见以及表决结果，不得随意增删或篡改。3.完整性：记录应包含会议的全部要素及主要内容。4.规范性：用语规范，字迹（或打印）清晰，格式统一。（二）董事会会议记录模板[机构全称]董事会会议记录会议名称：第[]届董事会第[]次会议会议时间：[XXXX年XX月XX日][上/下午XX时XX分]会议地点：[具体地点，如：机构X楼会议室/线上会议平台名称及会议号]会议召集人：[董事长姓名]会议主持人：[董事长姓名，如召集人与主持人不同请注明]记录人：[姓名]出席董事：[姓名1]、[姓名2]、……（共[]人，列出所有出席董事姓名）缺席董事：[姓名A]（原因：[如：出差/病假，并注明是否已提交书面请假及委托情况，如“已书面委托XX董事代为表决”]）、[姓名B]（原因：[]）……（共[]人）委托出席：[受托董事姓名]受[委托人姓名]委托出席并表决。列席人员：[姓名及职务，如：总经理XXX、监事XXX、财务负责人XXX等]（如有）会议议题：（共[]项）1.[议题一全称，如：审议《关于XXXX的议案》]2.[议题二全称，如：审议《XXXX年度工作报告》]3.……会议过程及决议：议题一：[重复议题一全称]*议案提交人/说明人：[姓名及职务]*主要内容简述：（简要概述议案核心内容，或注明“详见附件《XXXX议案》”）*讨论情况：（记录董事们的主要发言要点，特别是不同意见和关键关注点。例如：XX董事认为……；YY董事提出……；ZZ董事建议……）*表决情况：出席董事[]人，实到[]人，委托出席[]人，回避[]人。同意[]票，反对[]票，弃权[]票。*决议结果：[“经审议，一致通过。”或“经审议，同意票超过全体董事半数（或三分之二以上），决议通过。”或“经审议，因同意票数未达规定比例，决议未通过。”]*决议内容：（清晰、准确、完整地记录决议的具体事项。例如：“同意《关于XXXX的议案》，并按此执行。”或“同意聘任XXX为机构总经理，任期X年。”）议题二：[重复议题二全称]*议案提交人/说明人：[姓名及职务]*主要内容简述：*讨论情况：*表决情况：出席董事[]人，实到[]人，委托出席[]人，回避[]人。同意[]票，反对[]票，弃权[]票。*决议结果：*决议内容：(其他议题以此类推)其他事项：（记录会议中需要记载的其他重要情况，如无则填写“无”）散会时间：[上/下午XX时XX分]主持人（签名）：______________记录人（签名）：______________出席董事签名：________________________________________________（请所有出席及委托出席的董事亲笔签名）日期：[XXXX年XX月XX日]附件：（如有，列出本次会议审议的议案及相关材料清单，如：1.《关于XXXX的议案》；2.《XXXX年度工作报告》等）（三）模板使用说明1.【】中的内容：为提示性或待填充内容，实际使用时应替换为具体信息。2.会议议题及决议：每项议题应单独列明其讨论情况、表决情况和决议结果。3.讨论情况记录：不必逐字逐句记录，但要能反映讨论的核心内容和不同观点，特别是对最终决策有影响的意见。4.签名：会议记录初稿经主持人审阅后，应在下次会议前或规定时间内分发给各位董事审阅。定稿后，由主持人、记录人及出席董事签名确认，并存档