《出纳岗位实务》-工作环境4

掌握整理和保管会计资料业务基本处理技能和程序，能熟练运用相关业务技能和业务处理程序完成会计资料的整理和保管。【教学目的】返回1.能准确的整理会计资料2.能合理保管会计资料【教学目标】返回任务4.1：整理并保管会计资料任务4.2：移交会计资料【任务布置】返回

2008年6月30日，北京中环电器公司出纳员刘浩将本月的资料进行整理并妥善保管。业务指导出纳档案的保管范围出纳档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，同时也包括相关的重要单证，具体包括：（1）会计凭证类。反映资金收付业务的原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证及其他凭证。（2）会计账簿类。现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查簿。（3）财务报告类。包括月度、季度、年度的出纳报告、附注及文字说明、银行存款余额调节表，其他出纳报告。任务4.1整理并保管会计资料

下一页返回（4）其他类。作为收付依据的合同、协议及其他文件；按规定应单独保管的主要票证单据，如作废的支票、发票存根及作废的发票、收据存根联及作废的收据、出纳盘点表和出纳考核报告。（5）档案管理类。出纳档案移交清册、出纳档案保管清册、出纳档案销毁清册。本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度，财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。业务办理一、会计档案整理方法（一）会计档案的整理1.会计凭证的整理（1）会计凭证的整理程序。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回①会计凭证登记完毕后，应将记账凭证连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，准备装订。会计凭证在装订之前，必须进行适当的整理，以便于装订。凭证按月、按记账分类和编号顺序进行整理。折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷（每卷厚度不超过2.5厘米）。②会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一，因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。通常，对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证的面积尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上两次折叠。折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面空出，以便于装订后的展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的方法，即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在“单据粘贴单”上。粘贴时要注意，应尽量将同类同金额的单据粘在一起，粘贴完成后，应在粘贴单上注明原始凭证的张数和合计金额。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回对于纸张面积基本相同的记账凭证的原始凭证，则可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针，或在填制凭证时直接将原始凭证粘在记账凭证后面。③对于数量过多的原始凭证，如领料单、发放表等，可以单独装订保管，但应在封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。封面应一式两份，一份作为原始凭证装订成册的封面，封面上注明“附件”字样；另一份附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考。（2）会计凭证的装订。①整理记账凭证，摘掉凭证上的大头针等，并将记账凭证按编号顺序码放。②将记账凭证汇总表、银行存款余额调节表放在最前面，并放上封面、封底。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回③在码放整齐的记账凭证左上角放一张8×8厘米大小的包角纸。包角纸要厚一点，其左边和上边与记账凭证取齐。④过包角纸上沿距左边5厘米处和左沿距上边4厘米处包角纸上划一条直线，并用两点将此直线等分，再分别在等分直线的两点处将包角纸和记账凭证打上两个装订。⑤用绳沿虚线方向穿绕扎紧（结扎在背面）。见图表。⑥从正面折叠包角纸粘贴，并将划斜线部分剪掉。⑦将包角纸向后折叠粘贴。⑧将装订线印章盖于骑缝处，并注明年、月、日和册数的编号。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回二、会计档案的装盒（1）凭证。用凭证盒装，每盒装一卷。凭证盒背脊设置有全宗号、目录号、年度、月份、案卷号、保管期限等项目，均采用阿拉伯数字填写。（2）会计账簿整理。按照账簿种类整理立卷。具体方法是：①订本账在原装订本正面贴上“会计账簿封面”（图4.1.1）；任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回②活页或卡片账页，先去掉空白页，并依次编定页号，再装订并贴上“会计账簿封面”。③账页较少，可先将保管期限相同的几种账簿依次排列，并统编页号，再用卷内目录写明每种账的名称、页号，最后装订并贴上“会计账簿封面”。④封面项目及填写要求：封面设置单位名称、题名、保管期限、年度、案卷号。单位名称填写全称或规范简称，如：北京市教委；题名按组卷不同，分别填写：现金出纳账、银行存款账、总账、明细账、日记账；保管期限填写15年或25年；年度和案卷号均填写阿拉伯数字。（3）财务报告的整理。对财务报告的整理，应分不同保管期限，分别立卷。其步骤为：任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回①按文书立卷的方法填写卷内目录，写明每种财务报告的名称、页号，并按要求填写备考表。②装订。装订的顺序为：卷内目录→卷内文件→备考表。③加制财务报告封面（见附件）。封面设置单位名称、题名、保管期限、年度、案卷号、件数、页数等项目。单位名称填写全称或规范简称；题名填写财务决算或会计月、季报表；保管期限填写永久或10年或5年；年度、案卷号、件数、页数均用阿拉伯数字填写。（4）会计其他类的整理：类似财务报告的整理（略）（5）账簿、财务报告、其他类。用会计档案盒（见附件）装，每盒装一卷。档案盒正面第一栏空白处填写单位名称。正面、背脊均设置全宗号、目录号、类别、年度、案卷号、保管期限。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回见图4.1.2①全宗号、目录号采用阿拉伯数字填写；②“类别”栏分别填写“账簿”“财务报告”“其他类”，背脊处的书写位置较窄，可写小点，要与“类别”二字一样横写，不能竖排；③年度、案卷号、保管期限与各自封面填在会计档案盒正面（填写实例如图4.1.3、图4.1.4所示）三、会计档案的编号、编目一个单位的会计档案分三个部分排列，编三个通号。永久的财务报告、会计凭证从单位成立起多年编通号。保管期限25年的会计账簿、15年的会计账簿、保管期限10年的报表，原则上从1999年起合并排列，并从“1”开始多年编通号；档案一直没有整理的，可从单位成立年度起依该办法进行编号。每一部分编制一本案卷目录，给定一个目录号。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回一本目录内的案卷号最多不超过三位数，凡超过三位数，重新从“1”开始编。对排列就绪的每一部分档案，依次编定案卷号。永久保管的案卷编制一式三份案卷目录，定期保管的案卷编制一式两份案卷目录（表4.1.2）。四、会计档案的保管装订成册的会计凭证要按年份月顺序排列，并指定专人保管，但出纳不得兼管会计档案。年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满后（表4.1.3），编造清册移交本单位的档案部门保管。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回查阅会计凭证应办理查阅手续，经本单位有关领导批准。调阅时，应填写“会计档案调阅表”，详细填写调阅会计凭证的名称，调阅日期、调阅人姓名、调阅理由、调阅批准人。原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制，避免抽出原凭证。向外单位提供的原始凭证复制件，应当专设登记簿登记，说明所复制的会计凭证名称、张数，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回五、会计档案的鉴定对保管期满的会计档案，档案部门应及时会同财会部门，根据会计档案保管期限的规定和会计档案的实际价值，对保管期满的会计档案的保管期限进行重新认定。鉴定会计档案采取直接鉴定法，即逐卷（册）、逐件、逐页鉴定。任务4.1整理并保管会计资料

上一页下一页返回对保管期满应予销毁的会计档案，由档案部门和财会部门进行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都认为确无保存价值的，才能作出销毁结论，认定意见不一致时，应当缓销。对其中尚未了结的债权债务，以及对历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，如工资花名册，干部、职工离（退）休、退职方面的有关凭据，涉及土地征用、房屋维修、固定资产等财产买卖单据，涉外事务和对私改造的凭证，罚没赃款、赃物，产权赔偿和重大经济案的原始凭证，均应抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无继续保存必要时，再予以销毁。单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案的管理。属全民所有制单位的，由终止单位按规范整理后交同级档案馆管理；其他单位，交业务主管部门或财产所有者代管；无业务主管部门或业务主管部门、财产所有者不便代管的，交有关档案馆代管。任务4.1整理并保管会计资料

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2009年8月北京中环电气公司出纳员刘浩因工作变动，当日与会计人员张莉办理交接手续，会计主管孙立监交。业务办理1.移交前的准备工作为了使出纳工作移交清楚，防止遗漏，保证出纳交接工作顺利进行，出纳人员在办理交接手续前，必须做好准备工作：（1）登记出纳账簿。已经受理的经济业务尚未登记完毕的现金、银行存款日记账要登记完毕，并在最后一笔余额后加盖名章。（2）结账和对账。出纳现金、银行存款日记账与总账核对相符，现金账面余额与实际库存现金核对一致，银行存款账面余额与银行对账单核对无误。如有不符，要找出原因，弄清问题，加以解决，务求在移交前做到相符。任务4.2移交会计资料业务下一页返回（3）整理移交资料。整理应移交的各类资料，对未了事项要写出书面说明。移交人对该收回的款项要尽快催收，该支付的款项要及时支出；清理与核对各种借款，清查与整理各类现金、票据、有价证券、收据及借据，归档文件资料等。对于该收回未收回的，或该支出未支出的款项，或者其他未了事项应做出书面说明。（4）填写出纳账簿启用表。在现金、银行存款等出纳账簿启用表上填上移交日期，并签名盖章。（5）编制移交清册。根据清理情况，编制“移交清册”，并注明移交的账簿、凭证、现金、支票簿、文件资料、印签和其他物品的具体名称和数量。移交清册一式三份，存档一份，交接双方各一份。移交清册由交接表和交接说明书两部分组成。①库存现金移交表（表4.2.1）。北京中环电器公司于2008年9月30日，出纳人员刘浩与会计人员张莉办理交接，会计主管孙立进行监督。任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回盘点库存现金中6张100元，5张50元，3张20元，5张5元，2张2元，6枚1元，2枚5角，4枚2角，8枚1角。出纳人员刘浩根据库存现金实有数，按币种（分人民币和各种外币）、币别分别填入库存现金移交表，交会计人员张莉审核，会计主管孙立进行监督。任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回②银行存款移交表（表4.2.2）。交接中公司在工商北京长安里支行开立基本存款账户，账号81451058675081002是活期存款。银行存款余额为508，954，000元，银行对账单金额为508，954，000元，两者一致。出纳人员刘浩根据账面数、实有数、币种、期限、开户银行等分别填写银行存款移交表，交会计人员张莉审核，会计主管孙立进行监督。任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回③有价证券、贵重物品移交表（表4.2.3）。交接中发现该单位有2006年的面值为一元的A股股票1，000，000张，和2008年6月20日购买的面值为1，000元的B债券40，000张，到期日为2008年6月20日。出纳人员刘浩根据有价证券、贵重物品的购入日期、数量、面值和到期日期分别填入有价证券、贵重物品移交表，交会计人员张莉审核，会计主管孙立进行监督。任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回④核算资料移交表（表4.2.4）。核算资料包括出纳账簿、收据、借据、银行结算凭证、凭据领用使用登记簿，以及其他文件资料。北京中环电器公司交接中，移交的2008年1月1日至2008年9月30日的现金日记账、银行存款日记账、收据领用登记簿、支票领用登记簿、收据、现金支票、转账支票各一本。出纳人员刘浩根据上述情况填入核算移交表，交会计人员张莉审核，会计主管孙立进行监督。任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回⑤物品移交表（表4.2.5）。物品主要包括会计物品、公用会计工具等。北京中环电器交接中，有2008年2月购买的一个保险柜一个，型号为A580，文件柜两个，2008年2月10日购买的G600点钞机一台；2008年3月2日购买的惠普打印机ｖ10一台，2008年1月购买的蓝盾密码箱一个，2008年1月购买的银行预留印签：任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回公司财务专用章、法人代表私章各2个。出纳人员刘浩根据上述情况填入物资移交表，交会计人员张莉审核，会计主管孙立进行监督。任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回⑥出纳人员工作交接书（表4.2.6）。出纳人员工作交接书是把移交表中无法列入或尚未列入的内容做具体说明的文件。该交接书包括：交接日期、交接双方及监接人员的职务和姓名、移交清册页数、需要说明的问题和意见。任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回任务4.2移交会计资料业务上一页下一页返回2.正式交出出纳工作（1）交出出纳账簿。出纳账簿和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。账簿交接时，接交人应核对出纳日记账与总账、出纳日记账与库存现金和银行对账单的余额是否相符，核对无误后，接交人应在结账数下签名盖章；如